Войти в мой кабинет
Регистрация
ГОТОВЫЕ РАБОТЫ / ДИПЛОМНАЯ РАБОТА, РАЗНОЕ

Формирование информационно-документационного обеспечения электронного архива (на примере гку «ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ»)

irina_k200 1725 руб. КУПИТЬ ЭТУ РАБОТУ
Страниц: 69 Заказ написания работы может стоить дешевле
Оригинальность: неизвестно После покупки вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100% с помощью сервиса
Размещено: 26.09.2020
Целью данного исследования стало изучение технологии создания электронного архива в организации (в качестве примера выбран ГКУ «Центр документации»). Для достижения указанной цели в ходе исследования необходимо решить следующие задачи: ? раскрыть содержание и особенности организации электронного архива учреждения, ? охарактеризовать нормативно-правовую базу организации электронного архива учреждения. ? рассмотреть опыт создания системы электронного архива учреждения и оценить его эффективность. Объектом исследования является электронный архив организации. Предметом исследования являются организационно-правовые условия и технология создания электронного архива организации. Информационную базу исследования составили нормативно-правовые и методические документы, регулирующие деятельность архивов: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 6.04. 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Госстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), Инструкция Росархива «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и др. Структура курсовой работы обусловлена целью и задачами и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников.
Введение

Архивное дело в России имеет длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющиеся частью исторической памяти о прошлом. Изменения политической и экономической организации российского общества, пробуждение потребности у широких слоев населения в архивной информации, переоценка достижений отечественной исторической науки вначале 1990-х гг. поставили перед архивами комплекс серьезных профессиональных задач. Среди них - совершенствование нормативной базы и правового регулирования архивного дела, обеспечения сохранности, экспертизы ценности документов и комплектования архивов, а также введение в научный оборот новых архивных источников, изменение структуры управления архивами. Необходимость автоматизации документооборота учреждения определяет актуальность данной темы. Проблема создания электронного архива в связи с возрастанием объёмов документов сегодня актуальна для всех, она обусловлена недостаточной проработкой вопросов организации архива учреждений. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива. Решение проблемы автоматизации документооборота, а значит и рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Отдельные организации и учреждения культуры, науки, средств массовой информации, промышленности и др., создающие и хранящие значительные массивы цифровых информационных ресурсов и предоставляющие к ним доступ, уже неоднократно сталкивались с необходимостью специальных усилий по сохранению цифровых информационных ресурсов и предоставления долговременного доступа к ним. Именно электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации. Степень научной проработанности проблемы. Значительный вклад в изучение истории архивного дела и создание концепции электронных архивов внесли такие ученые как: Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов, А. С.Лаппо-Данилевский, С.Н. Валк, В.В. Максаков, И.Л. Маяковский, М.Н. Покровский, А.В. Чернов, В.Н. Автократов, В.Н. Старостин, Е.В. Старостин, В.П. Козлов, а также ряд кубанских исследователей: В.В. Ермоленко, Д.В. Ланская, А.П. Савченко, А.К. Долгова, И.А. Леготин, А.А. Бондаренко, Е.В. Пиналова, К-А. И. Трелевская и М.А. Мирошниченко.
Содержание

Введение…………………………………………………………………….3 1. Теоретические основы организации электронного архива учреждения……………………………………………………………………..….6 1.1 Электронный архив: понятие, организация, преимущества………6 1.2 Анализ нормативно-правовой базы электронного архива учреждения………………………………………………………………………...9 2. Обоснование организации электронного архива в ГКУ «Центр документации»…………………………………………………………………...24 2.1 Общая характеристика ГКУ «Центр документации»…………….24 2.2 Анализ документооборота и архивного хранения документов ГКУ «Центр документации»………………………………………………….............34 2.3 Организации электронного архива ГКУ «Центр документации» с помощью системы управления документами 1C: Архив……………………...37 2.4 Оценка проблем организации электронного архива с помощью системы управления документами 1C: Архив………………………………….56 3. Разработка организационно-методических рекомендаций развития электронного архива с помощью системы управления документами 1C: Архив…………………………………………………………………………70 Заключение………………………………………………………………..80 Список использованных источников…………………………………….82
Список литературы

1. Артизов А.Н. Архивное законодательство России: системы, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) / А.Н. Артизов // Отечественные архивы : научно-практический журнал / Автономная некоммерческая организация «Редакция журнала «Отечественные архивы» ; учредитель Федеральное архивное агентство. – 2016 – № 4. – Москва, 2016 – 1000 экз. – с. 4.-5. – Ежекв. – ISSN 0869-4427. – Текст : непосредственный. 2. Вовкотруб, О.В. Архивоведение / О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. - Москва: ПГУ, 2012.- 132 с. ; 24 см. – Библиогр.: с. 317–322. – 500 экз. — ISBN 978–5–00047–437–2. – Текст : непосредственный. 3. Электронные архивы. Создание электронных архивов документов и организация хранилищ корпоративной информации: [сайт]. – Москва, 2001. – Обновляется в течение суток. – URL: http:// www.korusecm.ru/solutions/elib/ (дата обращения: 21.02.2020). – Текст : электронный. 4. Левчук, Л.И. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий / Л.И Левчук, Н.А. Ткаченко, Н.И. Ходаковский : [сайт]. – Москва, 2000. – Обновляется в течение суток. – URL: http:// www.artinfo.ru/eva/EVA2000M/eva-papers/200007/Khodakovsky-R.html (дата обращения: 22.02.2020). – Текст : электронный. 5. Савченко, А.П. Интеллектуальный архив: сущность и структура / А.П. Савченко, И.А. Леготин. Материалы VI всероссийской научно-практической конференции «Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры». 20 декабря 2018 г. – Орел : Орловский государственный институт культуры, 2018. – 230 с. : ил. ; – Библиогр. в примеч.: с. 206–210. – 1000 экз. – Текст : непосредственный. 6. Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. - Москва: ПГУ, 2014.- 112 с. ; 22 см. – Библиогр.: с. 107–111. – 500 экз. —ISBN 5-7695-2538– 2. – Текст : непосредственный. 7. Медведева, Г.А. Из опыта РГАНТД по вопросам влияния использования на структуру НСА: конференция по вопросам совершенствования НСА (ВНИИДАД, март 2003 г.) : [сайт]. – Москва, 2000. – Обновляется в течение суток. – URL: http://rgantd.ni/n tr.php?link=trnsa struct (дата обращения: 23.02.2020). – Текст : электронный. 8. Российская Федерация. Законы. Об электронной подписи: Федеральный закон № 63-ФЗ : [принят Государственной думой 25 марта 2011 года : одобрен Советом Федерации 30 марта 2011 года]. – Москва : Проспект ; Санкт-Петербург : Кодекс, 2019. – 174 с. ; 20 см. – 1000 экз. – ISBN 978-5-392-26365-3. – Текст : непосредственный. 9. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : национальный стандарт Российской Федерации : издание официальное : утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст : введен впервые : дата введения 2014-03-01 / разработан ООО «Техречсервис». – Москва : Стандартинформ, 2014. – IV, 7 c. ; 32 см. – Текст : непосредственный. 10. Мирошниченко, М.А. Актуальные проблемы обеспечения информационной безопасности систем электронного документооборота в рамках цифровой трансформации / М.А. Мирошниченко, А.А. Бондаренко, Е.В. Пиналова. Вестник Академии знаний / Общество с ограниченной ответственностью Академия знаний; учредитель и издатель Общество с ограниченной ответственностью Академия знаний. – 2020 – № 1 (36). – Краснодар, 2020. – 100 экз. – 137–142 с. – Ежекв. – ISSN 2304-6139. – Текст : непосредственный. 11. Шульгина, М.В. Архивоведение: Учебное пособие / М.В. Шульгина. - Архангельск: ИД САФУ, 2014.- 233 с. ; 37 см. – Библиогр.: с. 127–121. – 1000 экз. — ISBN 978-5-261-0093-7. – Текст : непосредственный. 12. Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации / Г.З. Залаев : [сайт]. – Москва, 2000. – Обновляется в течение суток. – URL: http://www. gpntb.ru/win/inter-events/crimea200 l/tom/sec2b/Doc 12.HTML (дата обращения: 23.02.2020). – Текст : электронный. 13. Российская Федерация. Законы. Об информации, информатизации и защите информации (утратил силу): Федеральный закон № 24-ФЗ : [принят Государственной думой 8 июля 2014 года : одобрен Советом Федерации 14 июля 2014 года]. – Москва : Проспект ; Санкт-Петербург : Кодекс, 2017. – 152 с. ; 22 см. – 1000 экз. – ISBN 978-5-392-26365-3. – Текст : непосредственный. 14. Российская Федерация. Законы. О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных (утратил силу) : Федеральный закон № 3523-1: [принят Государственной думой 19 сентября 1992 года : одобрен Советом Федерации 21 сентября 1992 года]. – Москва : Проспект ; Санкт-Петербург : Кодекс, 2005. – 174 с. ; 27 см. – 1000 экз. – ISBN 978-5-392-26365-3. – Текст : непосредственный. 15. РСФСР. Законы. О реорганизации и централизации архивного дела : Декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 года : Электронное периодическое издание «Открытый текст» [сайт]. – Москва, 1995. – Обновляется в течение суток. – URL: http:// censorship/russia/sov/law/snk/1917/?id=656 (дата обращения: 23.02.2020). – Текст : электронный. 16. Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации : Федеральный закон № 125-ФЗ: [принят Государственной думой 1 октября 2004 года : одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года]. – Москва : Проспект ; Санкт-Петербург : Кодекс, 2017. – 185 с. ; 22 см. – 1000 экз. – ISBN 978-5-392-26365-3. – Текст : непосредственный. 17. Российская Федерация. Законы. О государственной гражданской службе Российской Федерации : Федеральный закон № 79-ФЗ: [принят Государственной думой 7 июля 2004 года : одобрен Советом Федерации 15 июля 2004 года]. – Москва : Проспект ; Санкт-Петербург : Кодекс, 2019. – 204 с. ; 22 см. – 1000 экз. – ISBN 978-5-392-26365-3. – Текст : непосредственный. 18. Российская Федерация. Законы. Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации : Федеральный закон № 73-ФЗ: [принят Государственной думой 24 мая 2002 года : одобрен Советом Федерации 14 июня 2002 года]. – Москва : Проспект ; Санкт-Петербург : Кодекс, 2005. – 177 с. ; 21 см. – 1000 экз. – ISBN 978-5-392-26365-3. – Текст : непосредственный. 19. Российская Федерация. Законы. О государственной тайне: Закон Российской Федерации № 5485-1: [принят Государственной думой 12 июня 1993 года : одобрен Советом Федерации 24 июня 1993 года]. – Москва : Проспект ; Санкт-Петербург : Кодекс, 2000. – 204 с. ; 28 см. – 1000 экз. – ISBN 978-5-392-26365-3. – Текст : непосредственный. 20. Российская Федерация. Законы. О вывозе и ввозе культурных ценностей № 4804-1: [принят Государственной думой 17 марта 1993 года : одобрен Советом Федерации 27 марта 1993 года]. – Москва : Проспект ; Санкт-Петербург : Кодекс, 2000. – 228 с. ; 27 см. – 1000 экз. – ISBN 978-5-392-26365-3. – Текст : непосредственный. 21. Российская Федерация. Законы. Об обязательном экземпляре документов : Федеральный закон № 77-ФЗ : [принят Государственной думой 23 ноября 1994 года]. – Москва : Проспект ; Санкт-Петербург : Кодекс, 2000. – 104 с. ; 17 см. – 1000 экз. – ISBN 978-5-392-26365-3. – Текст : непосредственный. 22. СЭД размера XXL. Мнения участников рынка об особенностях проектов и решений СЭД/ЕСМ для крупного бизнеса : [сайт]. – Москва, 2000. – Обновляется в течение суток. – URL: https://ест.ict-online.ru/analytics/al49204/ (дата обращения: 25.02.2020). – Текст : электронный. 23. Тельчаров, А.Д. Архивоведение: Учебное пособие / А.Д. Тельчаров. - Москва: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2017.- 184 с. ; 37 см. – Библиогр.: с. 177–182. – 1000 экз. — ISBN 978-5-261-0093-7. – Текст : непосредственный. 24. Дуплякина, О.К. Информационно-аналитическая деятельность - поддержка процесса регулирования государственного управления / О.К. Дуплякина, М.А. Мирошниченко. III Всероссийской научно-практической конференции, посвященной 100-летию Государственной архивной службы Российской Федерации. Ответственный редактор Б.В. Бурангулов, 20 декабря 2018 г. – Орел : Орловский государственный институт культуры, 2018. – 230 с. : ил. ; – Библиогр. в примеч.: с. 180–184. – 500 экз. – Текст : непосредственный. 25. ГКУ «Центр документации» : [сайт]. – Краснодар, 2014. – Обновляется в течение суток. – URL: admkrai.kr asnodar.ru/content/1611/show/468929/ (дата обращения: 25.02.2020). – Текст : электронный. 26. Леготин, И.А. Методические основы организационного проектирования / И.А. Леготин, А.П. Савченко. Сборник научных статей молодых исследователей «Проблемы общества и экономики, основанных на знании, цифровая экономика: инновации и неоиндустриализация» – Краснодар : КубГУ, 2019. – 417 с. : ил. ; – Библиогр. в примеч.: с. 170–176. – 500 экз. – Текст : непосредственный. 27. 1: С «Архив» : [сайт]. – Москва, 1997. – Обновляется в течение суток. – URL: ://1c.ru/rus/products/1 c/arcdoc/whatisarcdoc.html (дата обращения: 25.02.2020). – Текст : электронный. 28. 1C Архив 8 - программа для решения задач автоматизации учета документов : [сайт]. – Москва, 2007. – Обновляется в течение суток. – URL: http://www.it-tex.ru/prog/arhiv8.php (дата обращения: 27.02.2020). – Текст : электронный. 29. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов : принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст : введен впервые : дата введения 2003-07-01 / разработан ООО «Техречсервис». – Москва : Стандартинформ, 2013. – IIV, 8 c. ; 24 см. – Текст : непосредственный. 30. ГСДОУ. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33). – Москва : Стандартинформ, 1997. – III, 8 c. ; 22 см. – Текст : непосредственный. 31. 1:С «Архив» : [сайт]. – Москва, 2000. – Обновляется в течение суток. – URL: http:// www.tadviser.ru/index.php (дата обращения: 27.02.2020). – Текст : электронный. 32. Бухвал, С.В. Преимущества и проблемы внедрения электронных архивов в органах государственного управления / С.В. Бухвал : [сайт]. – Москва, 1999. – Обновляется в течение суток. – URL: sibac.info/studconf/science/xxxiv/89513 (дата обращения: 27.02.2020). – Текст : электронный. 33. Мирошниченко, М.А. Облачные технологии: современные тенденции техносферы, применение и перспективы развития / М.А. Мирошниченко, К-А. И. Трелевская. Сборник научных статей молодых исследователей «Проблемы общества и экономики, основанных на знании: инновации и неоиндустриализация» – Краснодар : КубГУ, 2017. – 417 с. : ил. ; – Библиогр. в примеч.: с. 101–110. – 231 экз. – Текст : непосредственный.
Отрывок из работы

1 Теоретические основы организации электронного архива учреждения 1.1 Электронный архив: понятие, организация, преимущества В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив». Обычно под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации. Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые — десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НС А существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске [1]. В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям [2]: 1) централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Главной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), 2) «стихийная» компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА) и др. [2]. Создание электронного архива. Проблема неуклонного увеличения бумажных документов актуальна для всех предприятий, организаций и учреждений. Самым эффективным решением данной проблемы является перевод основной документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. В настоящее время электронные архивы становятся необходимым условием эффективной работы современного предприятия [3]. Создание электронного архива документов состоит из трех этапов работы [3]: 1) Экспертиза и массовое сканирование Документация переводится в электронный вид с использованием массового сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.). Для сканирования отдельных листов и расшитых документов применяются протяжные скоростные документные сканеры, обладающие производительностью в несколько сотен страниц в минуту. Хорошие сканеры способны перевести в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами [3]. 2) Индексация документов Далее электронные документы подвергаются индексации по различным информационным полям (таким, например, как тип, название, номер, дата создания и др.). При всей кажущейся простоте процесс индексации документов довольно сложен как с организационной, так и с технологической точки зрения. В случае необходимости обработки больших документальных массивов автоматическое распознавание специальными программами применяется крайне редко, поскольку процент ошибок достаточно велик. Часто на практике при индексации требуется обеспечить не более одного ошибочного символа на тысячу введенных, что является недостижимой пока точностью для подобных систем. Поэтому, как правило, отсканированные материалы поэтапно обрабатываются специально обученными сотрудниками [3]. 3) Наполнение электронного архива После перевода документов в электронный вид они заносятся в электронный архив. Процедура его дальнейшего наполнения в значительной степени зависит от специфики предприятия. Для многих предприятий вопрос о создании и использовании электронного архива уже не стоит. Он решается положительно, потому что дальнейшее использование только бумажной документации становится препятствием развитию, снижает эффективность работы подразделений, вносит недопустимо большие временные, человеческие и материальные затраты [3]. Подводя итоги разделу можно отметить, что создание электронного архива документов организации стало возможным всего несколько лет тому назад. Однако уже сейчас многие предприятия делают выбор в пользу именно этого способа обработки и систематизации документации и баз данных. Можно выделить ряд преимуществ электронного архива перед обычным, в частности: ? связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти, ? реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения, ? распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам. Из других преимуществ электронных архивов можно выделить: более низкие затраты на хранение информации, цифровой характер обмена документами, обеспечение сохранности архивных документов, упрощение вопросов транспортировки и перемещения архивных документов, а также возможность контроля процесса доступа и использования документа. 1.2 Анализ нормативно-правовая база электронного архива учреждения Электронные архивы - относительно новая и достаточно сложная для правового регулирования область, лежащая на стыке ИТ, документооборота, бизнес-процессов и других дисциплин. Происходящее переосмысление роли архивов в организации делает необходимой выработку определенного нормативно-правового обеспечения деятельности электронных архивов. Значительный интерес представляют прежде всего вопросы законодательства, регламентирующего деятельность, связанную с созданием и использованием электронных архивов, особенно общеобязательные и отраслевые нормативные акты федерального уровня [6]. Электронными архивами (electronic records management, ERM) сегодня активно занимаются в Европе под эгидой ЮНЕСКО. В большинстве европейских стран выработаны собственные стандарты и рекомендации по их ведению. В России с июля 2003 года функционирует международный Комитет по стандартизации, образованию и сертификации в области управления электронными архивами, хранилищами данных и документов (www.e-term.ru), цель которого — содействие объединению профессионалов, занятых в данной области. На интуитивном уровне большинство специалистов понимает, что собой представляет «электронный архив» [7]. Тем не менее, можно дать следующее определение: электронный архив - интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения архивных документов в электронном виде. Ключевое слово здесь - «интегрированный». Зачастую электронный архив воспринимают как традиционный архив, где вместо бумажных дел содержатся соответствующие документы на машинных носителях (дискеты, компакт-диски). Практически во всех странах «легальная» жизнь электронных документов базируется на трех законах: об электронной цифровой подписи, об электронном документе, об электронной коммерции. В России к настоящему времени принят только первый. Кроме того, непосредственное отношение к созданию и управлению электронными архивами имеют следующие акты: ? Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ? Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ? Федеральный закон от 6.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ? ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), ? Инструкция Росархива «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [1]. Как ни удивительно, термин «электронный архив» не является законодательно определенным, что оставляет свободу для его разнообразных трактовок. Единственным официальным вариантом является определение из проекта закона «Об электронном документе», который до сих пор не принят: «электронный архив - это массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами РФ». (Под словом «массив» здесь понимается всего лишь «набор».) Таким образом, основная нагрузка по определению электронного архива перекладывается на различные нормативные акты и на термин «электронный документ» [7]. Определение понятию «электронный документ» дается в Законе «Об электронной цифровой подписи» [8]. В соответствии с ним, электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Выражение «электронно-цифровая форма» означает здесь последовательность двоичных символов. К главной особенности электронного документа можно отнести отсутствие жесткой привязки к конкретному материальному носителю [8]. В ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной [9]. Камнем преткновения в процессе принятия новых законов и в применении существующих является вопрос о юридической силе электронного документа. Вопросы юридической силы электронного документа и применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) тесно связаны: наличие ЭЦП — необходимое (но не достаточное) условие юридической силы электронного документа [10]. Основы придания юридической силы электронным документам заложены Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации. В соответствии с ним: «Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться ЭЦП». На момент принятия этого закона отсутствовал Закон об ЭЦП, поэтому единственно возможным способом была распечатка документа и его удостоверение у должностного лица «в установленном порядке». В каком нормативном акте искать такой порядок, где найти такое должностное лицо, как частным лицам использовать ЭЦП по собственному усмотрению, являются ли недействительными не подписанные таким образом документы, в законе не определено. Основная цель Федерального закона от 6.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - сформулировать условия, при которых электронный документ, снабженный электронной цифровой подписью, аналогичен бумажному [11]. Что дает применение ЭЦП? Скажем, если раньше налоговые декларации нужно было сдавать в налоговую инспекцию в бумажном виде, то теперь организация может передать ее по каналам связи в электронном формате. Декларация «подписывается» с помощью ЭЦП. Налоговая инспекция, получив этот электронный документ и проверив значение ЭЦП, убеждается в том, что: декларацию отправила именно эта организация, декларация подписана уполномоченным лицом, в процессе передачи файла по открытому каналу связи третьи лица не исказили декларацию [11]. В Законе вводятся определения ЭЦП и удостоверяющего центра, т.е. юридического лица, выдающего сертификаты ключей для использования в информационных системах общего пользования. Деятельность удостоверяющего центра подлежит лицензированию [10]. По юридическому статусу различают заверенные ЭЦП электронные документы, используемые в сети общего пользования и в сфере госуправления, и электронные документы, используемые в корпоративной информационной системе. Юридическую силу имеют только документы первого типа [12]. В сфере государственного управления и в сетях общего пользования электронные документы могут заверяться только ЭЦП с ключами, сгенерированными удостоверяющими центрами. Нет удостоверяющих центров - нельзя использовать ЭЦП. Российское правительство в последнее время интенсифицировало усилия по созданию удостоверяющих центров и внедрению ЭЦП в практику. Законодательная работа по разработке собственных нормативных актов об ЭЦП ведется субъектами РФ. Проводится работа по внедрению ЭЦП в ряде ведомств, например, Министерство по налогам и сборам ориентирует свои инспекции и управления на внедрение «безбумажной» технологии обмена информации с налогоплательщиками. Налогоплательщик теперь может реализовать право пересылать декларации в свою налоговую инспекцию по каналам связи. Однако отсутствие удостоверяющих центров пока препятствует широкому использованию этой технологии [12]. Юридическая сила электронного документа тесно связана с вопросами собственности на них. С точки зрения здравого смысла собственность на электронные документы — вещь очень простая. Имея электронный документ, в большинстве случаев мы можем просто скопировать его на другой носитель и получить точно такой же документ. Однако с точки зрения закона сразу же возникает множество вопросов: кто будет собственником этого документа, допустимо ли копирование с правовой точки зрения, будет ли полученная копия иметь юридическую силу и т.д. В Законе «Об информации, информатизации и защите информации» вводятся определения собственника, владельца и пользователя информационных ресурсов [13]. Грань между «собственником» и «владельцем» достаточно тонка. Как и с обычным бумажным документом, собственник может делать с электронным документом все, что захочет, однако различные органы власти в надлежащем порядке могут затребовать у него этот документ, и согласно законодательству, собственник не может им отказать. Ряд моментов регулируется Законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» [14]. В законе вводится, в частности, понятие «базы данных»: это объективная форма представления и организации совокупности данных (статьи, расчеты и т.п.), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ. Поскольку определение «электронного архива» отсутствует, то наиболее близким к нему термином как раз и является «база данных» [14]. Подводя итог разделу можно отметить, что сегодня российское законодательство по вопросам регулирования деятельности электронных архивов находится в стадии развития. Существующий проект Федерального закона «Об электронном документе» открывает большие перспективы в части дальнейшего развития правового поля, но уже в течение почти 15 лет данный закон остается не принятым, а развитие законодательства идет фрагментарно в сопутствующих и косвенно связанных с проблематикой электронных архивов нормативно-правовых актах. Ключевыми нормативно-правовыми актами при этом являются: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 6.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Инструкция Рос архива «Основные Правила работы архивов организаций». 2. Обоснование организации электронного архива в ГКУ «Центр документации» 2.1 Общая характеристика ГКУ «Центр документации» Государственное казенное учреждение Краснодарского края «Центр документации новейшей истории Краснодарского края» создано как Центр документации новейшей истории Краснодарского края постановлением главы администрации Краснодарского края от 12 сентября 1991 года № 17 на базе ликвидированного партийного архива Краснодарского крайкома КПСС. В 2002 году на основании приказа управления по делам архивов Краснодарского края от 29 июля 2002 года № 21 и распоряжения департамента имущественных отношений Краснодарского края от 30 августа 2002 года № 551 Центр документации получил статус государственного учреждения, а с 1 января 2011 года стал государственным казенным учреждением Краснодарского края согласно постановлению главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 7 декабря 2010 года № 1108. ГКУ «Центр документации» является юридическим лицом и некоммерческой организацией, его имущество - собственность Краснодарского края -находится в оперативном управлении архива. Функции учредителя архива до 2016 года исполнял краевой орган исполнительной власти -управление по делам архивов Краснодарского края, с 2016 года ГКУ «Центр документации» состоит в ведении министерства культуры Краснодарского края. Деятельность архива осуществляется в соответствии с законодательством РФ в области архивного дела, Законом Краснодарского края «Об архивном деле в Краснодарском крае» от 6 декабря 2005 года № 958-K3 и уставом ГКУ «Центр документации» [25]. История предшественника Центра документации — партийного архива Краснодарского краевого комитета КПСС ведет свое начало с 1939 года. Его создание связано с образованием 13 сентября 1937 года новой административной единицы - Краснодарского края. В Краснодарский край вошли 61 район Кубани и районы Адыгейской автономной области, до этого находившиеся в составе Северо-Кавказского (1924 -1934 гг.) и Азово-Черноморского (1934 -1937 гг.) краев с центром в г. Ростове-на-Дону, а ранее в период 1920 - 1924 годов составлявшие самостоятельную Кубано-Черноморскую область. Архивные документы местных партийных и комсомольских организаций, действовавших на Кубани с 1920 года, первоначально хранились в Краснодаре при истпартотделе Кубано-Черноморского областного комитета РКП(б), а с июля 1924 года -при истпартотделе Кубанского окружного комитета ВКП(б)2. В 1930 году их перевезли в г. Ростов-на-Дону в единый партийный архив при Северо-Кавказском краевом истпарте, созданный постановлением секретариата Северо-Кавказского крайкома ВКП(б) от 29 июля 1929 года. С образованием 13 сентября 1937 года Краснодарского края встал вопрос об организации краевого партийного архива [25]. Из-за политических обстоятельств неоднократной смены руководства края в ходе кампании по борьбе с «врагами народа» в 1937 -1938 годах и трудностей с подбором помещения этот вопрос решился не сразу. Партийный архив при Краснодарском краевом комитете ВКП(б) был создан в 1939 году в соответствии с постановлением ЦК ВКП(б) от 17 мая 1939года. Его организационная деятельность началась в августе 1939 года, а первые поступления - 45 тысяч дел, привезенных из Ростовского областного партийного архива, краевой партархив принял осенью 1940 года. Это были, в основном, фонды партийных и комсомольских комитетов и комиссий ликвидированных административно-территориальных единиц Кубани 1920-х годов - Кубано-Черноморской области, отделов, округов, волостей. Тогда же началось комплектование документами, поступающими из крайкомов, райкомов, горкомов и первичных организаций ВКП(б) и ВЛКСМ края. Великая Отечественная война перечеркнула развитие архива. Осенью 1941 года фронт приблизился к границам Кубани: кровопролитные бои шли в ходе Крымской и Ростовской оборонительных операций. В этих условиях документы краевого партийного архива были срочно эвакуированы в глубокий тыл. После войны уже в 1949 году в нем насчитывалось уже 3036 фондов (с фондами первичных парторганизаций) объемом 255 тысяч дел, 40% которых находились в неупорядоченном состоянии. Многие фонды не имели описей или же были приняты по сдаточным, а не архивным описям. Малый штат архива (всего 8 человек) и отсутствие условий для архивных работ не позволяли своевременно проводить научно-техническую обработку документов. В 1952 году после окончания строительства нового здания краевого комитета партии на улице Красной партархиву дополнительно выделили в нем восемь комнат цокольного этажа. Но объемы комплектования стремительно росли. В 1954 году в архиве хранилось уже 8495 фондов, содержащих более 455 тысяч дел, и оба имевшихся помещения не избавляли от тесноты и не соответствовали необходимым условиям хранения документов [25]. В 1962 году архив переехал в двухэтажный кирпичный особняк дореволюционной постройки по улице Красноармейской, 39 с площадью хранилищ 1000 квадратных метров. К этому времени партийный архив Краснодарского крайкома КПСС стал одним из крупнейших региональных архивов по объему документов -почти 800 тысяч дел. Однако условия хранения документов в этом здании оказались крайне неблагоприятными. Из-за нерегулируемой системы отопления зимой здесь было слишком жарко (по воспоминаниям ветеранов архива, им приходилось даже забрасывать лопатами снег на пол хранилищ, чтобы спасти документы от пересыхания), а летом высокие своды и цементные полы здания создавали повышенную влажность. В 1974 году для краевого партийного архива было построено по типовому проекту специализированное здание по улице Павлова, 57 (ныне ул. Академика Павлова, 122) общей площадью 3,4 тыс.кв.м, с восемью архивохранилищами площадью 2,4 тыс.кв.м., читальным залом на 14 посадочных мест и системой кондиционирования воздуха архивохранилищ. В этом здании краевой партийный архив размещался до окончания своей деятельности в августе 1991 года в соответствии с Указом Президента РСФСР от 24 августа 1991 года № 83 «О партийных архивах», согласно которому партийные архивы всех уровней передавались в ведение архивных органов РСФСР вместе с занимаемыми зданиями и штатной численностью. Созданный 12 сентября 1991 года Центр документации новейшей истории Краснодарского края получил архивные фонды и материальную базу ликвидированного партийного архива. Во исполнение Указа Президента РСФСР «О партийных архивах» распоряжением главы администрации Краснодарского края от 6 ноября 1991 года № 455-р здание бывшего партархива и его имущество, зафиксированные в акте приема-передачи от 20 сентября 1991 года, были безвозмездно переданы на баланс архивного отдела администрации Краснодарского края [25]. Приказом архивного отдела от 25 ноября 1991 года было закреплено размещение в здании бывшего парт архива шести архивохранилищах фондов Центра документации, и в двух фондах Краснодарского краевого государственного архива, испытывавшего дефицит площадей для комплектования документами ликвидируемых государственных органов и организаций. Таким образом, в чрезвычайной ситуации начала 1990-х годов своевременная реализация мер по охране архивного наследия КПСС, предпринятая администрацией края и органом исполнительной власти — архивным отделом, обеспечила поступление в состав Архивного фонда Краснодарского края ценного комплекса архивных источников, ранее являвшегося собственностью КПСС, для хранения, использования и пополнения которого было создано новое архивное учреждение -Центр документации новейшей истории Краснодарского края. Пополнение Центра документации началось немедленно. Из прекративших деятельность партийных комитетов края, непосредственно или через городские и районные архивы и администрации, стали поступать в неупорядоченном состоянии, россыпью, в связках, мешках, ящиках, коробках документы текущего делопроизводства за 1985 —1991 годы и более ранние архивные материалы, хранившиеся на местах [25]. Только за сентябрь-ноябрь 1991 года в Центр документации было свезено свыше 110 тысяч условных дел. Их описание и архив но-техническая обработка проводились в 1992 -1996 годах. Поскольку экспертиза документов выполнялась уже по правилам работы государственных архивов, в описи партийных фондов был включен более широкий круг материалов по сравнению с поступлениями предшествующих лет. На государственное хранение передано около 50 тысяч дел, имеющих научно-историческое и практическое значение. В результате этой большой и срочной работы комплекс архивных документов, созданных местными органами КПСС, получил свое завершение, став полноценной частью Архивного фонда Краснодарского края. Особенностями этого комплекса являлись его значимость (в силу руководящей роли партии в советском обществе), хронологическая и структурная целостность и сохранность, что привлекало в архив широкий круг пользователей. С другой стороны, наличие больших блоков персональной информации и секретных документов, отражающих партийные и государственные тайны разных лет, и отсутствие справочно-поисковых средств осложняли использование архивных документов.
Не смогли найти подходящую работу?
Вы можете заказать учебную работу от 100 рублей у наших авторов.
Оформите заказ и авторы начнут откликаться уже через 5 мин!
Похожие работы
Служба поддержки сервиса
+7(499)346-70-08
Принимаем к оплате
Способы оплаты
© «Препод24»

Все права защищены

Разработка движка сайта

/slider/1.jpg /slider/2.jpg /slider/3.jpg /slider/4.jpg /slider/5.jpg