1. Теоретико-методические основы управления проектами
1.1 Понятие и сущность управления проектами
Необходимость управления проектами, а именно необходимость координации использования человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта с помощью современных методов и техники управления для достижения соответствующего уровня доходов участников проекта, высокого качества продукции, связанная с массовым ростом масштабов и сложности проектов, ростом требований к срокам их осуществления, качества выполняемых работ.
Началом развития управления проектами была разработка в 30-х годах XX века советскими учеными методов календарного планирования с использованием циклограмм. Одними из первых методов управления были разработаны на Западе в 50-х годах методы сетевого планирования, в 80-х годах появились первые компьютерные программы оптимизации процесса управления.
На сегодня управление проектами - это признанная во всем мире методология решения организационно-технических проблем, это философия руководства проектами. Условия рынка становятся более привередливыми, повышаются темпы изменений, происходящих.
В результате комплексных экономических преобразований, которые происходят в РФ, создаются новые, внедряются существующие модели и механизмы построения современных экономических отношений, как в государстве, так и на предприятии.
Соответственно, любой предпринимательниц понимает, что для дальнейшей прибыльной деятельности, прежде всего, необходимо в совершенстве управлять производственно-хозяйственной деятельностью. Важное место при этом принадлежит проектном управлению, а именно, необходимость решения следующих вопросов:
как спланировать и скоординировать реализацию проекта;
как привлечь средства из внешних источников финансирования для реализации проекта;
как лучше распорядиться собственными средствами;
как достичь максимальных прибылей при минимальных затратах;
как создать команду сотрудников для реализации проекта;
как мотивировать персонал к эффективной деятельности;
как избежать конфликта в команде проекта.
Решая все перечисленные вопросы, мы сталкиваемся с проблемой управления проектами, то есть с особым искусством, которое можно выделить и изучить.
Итак, определяем, что во время радикальных изменений наиболее адекватным механизмом управления становится именно проектная деятельность, которая является отличительной характеристикой организации работы в науке, образовании, культуре и других областях, требующих постоянных инноваций, инициативы, умения привлекать ресурсы и принимать управленческие решения. Именно проектный менеджмент, или управление проектами, по мнению большинства специалистов, становится важной и актуальной сферой деятельности, позволяет социокультурной среде постоянно развиваться.
Проектное управление характеризуют как тип менеджмента, как метод управления, или как организационную структуру для разработки проектов и программ. Все названные подходы отражают различные аспекты трактовки этого многогранного понятия.
Рассмотрим сущность управления проектами.
Управление проектами - область знаний по планированию, организации и управления ресурсами с целью успешного достижения целей и завершения задач проекта. Иногда отождествляется с управлением программами, но программа - это фактически более высокий уровень: группа связанных и взаимозависимых проектов.
Термин "проект" (от латинского "брошенный вперед") специалисты трактовали недавно как чертежи, пояснительная записка и сметы, на основе которых можно построить самолет, сооружение или завод; или это текст, предшествующий документа - плана, договора, соглашении.
Приведем еще несколько вариантов определения понятия "проект", которые встречаются в литературе:
Проект - это отдельное предприятие с конкретными целями, которые часто включают требования к времени, стоимости и качества достигаемых;
Проект - это определенное задание с определенными исходными данными и установленными результатами (целями), обусловливающих способ его решения.
Под проектом понимают комплекс научно-исследовательских, проектно-конструкторских, социально-экономических, организационно-хозяйственных и других мероприятий, связанных ресурсами, исполнителями и сроками, соответственно оформленных и направленных на изменение объекта управления, обеспечивает эффективность решения основных задач и достижения соответствующих целей за определенный период. Конечными целями проектов является создание и освоение новой техники, технологии и материалов, способствует выходу отечественной продукции на мировой уровень.
Проект - это замысел (задача, проблема) и необходимые средства его реализации с целью достижения желаемого экономического, технического, технологического или организационного результата.
В целом, проект - это ограниченный временными рамками процесс, имеющий определенный начало и конец, обычно ограничен датой, но также может ограничиваться финансированием или достижением результатов, осуществляемый для реализации уникальных целей и задач, как правило, чтобы привести к выгодным изменений или создания добавленной стоимости. Временная природа проектов контрастирует с бизнесом (процессами), которые являются повторяемой, постоянной или частично постоянной деятельностью по производству продуктов или услуг. На практике, управление вышеупомянутыми двумя системами часто отличается и таким образом требует развития отдельных технических навыков и использования распределенного управления ими.
Итак, мы видим, что достаточно большое количество определений проекта, анализируя которые, можно предложить следующее: проект - это временная деятельность для создания ценности, благодаря уникальному свойству продукта проекта в рамках достижения миссии социально-экономической системы.
Понятие "проект" по Экономической энциклопедии - "замысел, идея, образ, воплощенные в форме описания, схем, чертежей, расчетов, обоснований, числовых показателей", сочетает разнообразные виды деятельности. Несмотря на все разнообразие результатов, масштабов, характера расходов и сроков реализации, проекты имеют несколько общих характеристик:
направленность на достижение конкретных целей, т.е. проект является разовым явлением, содержащий последовательность взаимосвязанных действий, которые осуществляются в течение ограниченного времени и нацелены на достижение четко определенного результата;
неповторимость, уникальность каждого проекта;
сочетаемость с изменениями и координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий;
ограниченный срок реализации определенным началом и окончанием;
результативность и эффективность и социальная значимость проекта.
Исходя из сущности проекта, его следует рассматривать как инструмент развития, реализации стратегий и осуществления преобразований. Поэтому сегодня методология управления проектами имеет все большее применение практически во всех сферах деятельности государственных, общественных и коммерческих структур.
Приведенное определение учитывает основные отличительные черты проекта в современном понимании. К ним относится создание ценности в рамках конкретной миссии конкретной социально-экономической системы.Следует понимать, что ценность создает не сам продукт проекта, а его уникальные свойства, которые проявляются в процессе использования продукта.
Где системой может выступать как отдельный человек, так и группа людей, община, организация, город, район, регион, государство и т.д. Они существуют во внешней среде, которое постоянно меняется. При этом изменения происходят динамически и очень часто непредсказуемо. Поэтому сегодня реализация проектов и использование их продуктов происходит в условиях неопределенности.
Это обусловлено прежде всего тем, что цивилизация находится на постиндустриальном этапе своего развития, который обозначен как эпоха знаний. Поэтому сегодня развитие любой социально-экономической системы невозможно без внедрения инноваций. Инновации становятся основой бизнес-идеи любого проекта.
Главной задачей проектного управления является достижение всех целей и выполнения задач проекта, одновременно выполняя обязательства по предопределенных ограничений проекта. Типичными ограничениями есть границы и содержание проекта, время, бюджет. Второстепенной задачей, но амбициозным, является оптимизация, распределения и интеграция задач, необходимых для достижения заранее определенных целей.
1.2 Классификация проектов
Проект имеет ряд только ему присущих признаков, наличие которых поможет осуществить эффективную реализацию проекта. Основными признаками проекта являются:
изменение состояния проекта для достижения его цели;
ограниченность во времени;
ограниченность ресурсов;
неповторимость.
Опыт управления проектами невозможно применять "вслепую", перенося от одних проектов в другие, поэтому целесообразно иметь классификацию проектов.
Любая классификация позволяет формировать системный взгляд на те или иные объекты (проблемы, процессы и т.д.).
К основным свойствам проекта, вытекающие из его признаков и по которым они могут быть классифицированы на типы, относятся: масштаб проекта, его размер, количество участников и степень воздействия на окружающую среду.
Классификация проектов
Цель и характер деятельности
- коммерческие;
- некоммерческие.
Характер и сфера деятельности
- Промышленные;
- Организационные;
- Экономические;
- Социальные;
- Исследовательские.
Масштаб и размер проекта
- Большие;
- Средние;
- Малые.
Степень сложности проекта
- Простые;
- Сложные;
- Очень сложные.
Состав и структура проекта
- Моно проекты;
- Мультипроекты;
- Мегапроекты.
Уровень альтернативности
- Взаимоисключающие;
- Альтернативные по капиталу;
- Независимые;
- Взаимовлияющие;
- Взаимодополняющие.
Продолжительность проекта
- Краткосрочные;
- Среднесрочные;
- Долгосрочные.
Средние проекты - это проекты, что включают работы по проектированию и строительству предприятий, освоения и обустройства небольших месторождений полезных ископаемых (нефтяных, газовых, угольных), если их проектирование ведется на основе типовых проектных решений, а строительство осуществляется комплектно-блочным методом. Суть его в том, что большая часть строящегося, изготавливается не в строительной площадке, а на мощностях подрядчика (производителя конструкций).
Большие проекты выполняются по целевым народнохозяйственными программами и содержат в себе много мультипроекты, объединенных общей целью, используемыми ресурсами и единым планом-графиком разработки и реализации. Такие программы могут быть международными, региональными, отраслевыми, межотраслевыми и др.
Они формируются и координируются на макроуровне, как правило, с участием государства.
Большие проекты характеризуются большими затратами, например, в американской практике - более 1 млрд. Долл., Источникам финансирования, большой трудоемкостью разработки проекта (более 2 млн. Человеко-часов) и строительства (15-20 млн. Человеко-часов). Срок реализации крупного проекта выходит за пределы 5-7 лет.
К крупным проектам, например, можно отнести проекты создания магистральных трубопроводов, строительства атомных электростанций, комплексного освоения крупных месторождений полезных ископаемых и т.п.
По степени сложности различают проекты простые, сложные и очень сложные.
По классу проекта (составом и структурой самого проекта и его предметной области) существуют следующие проекты:
монопроекты - это отдельные проекты различных типов, видов и масштабов;
мультипроекты - комплексные проекты, состоящие из ряда монопроекты и требуют применения багатопроектного управления;
мегапроекты - целевые программы развития регионов, отраслей и других образований, которые включают ряд моно и мультипроекты [8].
Как правило, мега и мультипроекты относятся к сложным или очень сложных проектов.
Кроме того, проекты делятся на:
1) взаимоисключающие (альтернативные) проекты - это проекты, которые осуществляются, если невозможно или нецеленаправленным является осуществление других проектов;
2) альтернативные по капиталу - проекты, которые осуществляются в том случае, когда каждый из них не может быть совершенным без использования финансовых средств, необходимых для осуществления других проектов;
3) независимые проекты - проекты, которые осуществляются в том случае, когда результаты реализации одного не влияют на результаты реализации других, и любая информация о параметрах одного не изменяет информацию о результатах других;
4) взаимовлияющие - проекты, которые осуществляются в том случае, если при их совместной реализации возникают вспомогательные (системные, синергетические, эмерджентные) положительные или отрицательные эффекты, но не выявляются при реализации каждого из проектов в отдельности;
5) взаимодополняющие - это проекты, которые осуществляются в том случае, если за каким-либо причинам они могут быть приняты или отвергнуты только одновременно.
По продолжительности проекта или по срокам реализации различают:
краткосрочные проекты (до 3 лет);
среднесрочные (от 3 до 5 лет);
долгосрочные (свыше 5 лет).
В зависимости от цели проекта (получение прибыли или социального эффекта) различают коммерческие и некоммерческие проекты.
По характеру и сферой деятельности проекты подразделяются на экономические, промышленные, социальные, организационные и исследовательские. Но каждый из данных видов проектов имеет общие признаки. Это точно очерчены и сформулированные цели, последовательное их исследования, уникальность, ограниченных, координированное использование взаимосвязанных действий и т.п.
При этом следует определить сущность управления проектами.
Управление проектами - это синтетическая дисциплина, объединяющая специальные и над профессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той сферы деятельности, к которой относятся проекты (строительные, инновационные, экологические, исследовательские, организационные и т.п.).
Особенности проектной деятельности: значительный период от начала реализации проекта до его завершения; большое количество участников; сложный характер проектной деятельности, проект составляет совокупность простых, "элементарных" форм (технической, научной, коммерческой, производственной, строительной, финансовой и т.д.).
Учитывая приведенное предлагаем следующее определение понятия "управление проектом": это деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, средств (ресурсов) и качества конечных результатов.
Специалисты Института управления проектами (США) предложили такую трактовку термина "управление проектом": это искусство управлять и координировать людские и материальные ресурсы в течение жизненного цикла проекта, применять системы современных методов и техники управления и минимизации рисков для достижения определенных в проекте результатов по составу и объемам работ, стоимости, времени, качеству и удовольствием участников.
На сегодня управление проектами - это признанная во всем мире методология решения организационно-технических проблем, это философия руководства проектами. Условия рынка становятся более привередливыми, повышаются темпы изменений, происходящих.
Таким образом, определяем, что управление проектами - это процесс управления командой, ресурсами проекта с помощью специальных методов и приемов с целью успешного достижения поставленной цели.
При этом основные принципы построения эффективной системы контроля проектной деятельности включают: систему информирования о состоянии проекта, четкие планы и отчеты, системы анализа фактических показателей и тенденций, системы немедленного реагирования.
Эффективность реализации проекта во многом зависит от членов проектной команды, от их взаимодействия как внутри своего коллектива, так и с окружающей средой.
1.3 Принципы и функции управления проектами
Основными принципами управления проектами является:
целеустремленность - определяется целевой ориентацией проектов, является одной из общих их характеристик. Объясняется это тем, что каждый из проектов является временной мерой и определенный ожидаемый конечный результат позволяет обеспечить вектор его направления;
системность - предполагает распределение проекта на отдельные подсистемы, к которым применяется системный подход, то есть исследуются их взаимосвязи и взаимовлияние;
комплексность - предусматривает совместное применение различных форм и методов управления проектами в согласованности с целями проекта;
обеспеченность - включает обеспеченность проекта всеми необходимыми ресурсами, которые помогут достичь поставленные цели;
приоритетность - поскольку проект принимается на основе анализа различных вариантов решения проблемы или поставленной задачи, данный принцип базируется на выделении среди ряда альтернативных вариантов наиболее оптимальных для организации проектов, позволяет сосредотачивать усилия команды проекта именно на их реализации;
экономическая безопасность планируемых мер - перед тем, как принять решение об утверждении проектов, их следует обязательно проверить на риск потери ожидаемых прибылей, невыполнение поставленных задач и т.п.;
экологическая безопасность - в последнее время все большую актуальность приобретает вопрос экологической безопасности. Поэтому любой проект, который имеет влияние на экологию прямо или косвенно, должен учитывать все мероприятия по охране окружающей среды;
легитимность - все проекты, осуществляемые на уровне государств, предприятий или отдельных исполнителей, должны основываться как на отечественном, так на международном законодательстве, соблюдать их основных норм и принципов;
социальная направленность - поскольку каждый из проектов направлен на определенные изменения, то следует отметить, что деятельность любого предприятия должна быть прежде всего направлена ??на удовлетворение потребностей определенных заинтересованных групп влияния. Поэтому и проекты следует направлять на обеспечение их благосостояния.
Специфика методологии управления проектами вызывает необходимость выделения основных функций, то есть тех задач, которые решаются проект-менеджерами в процессе реализации проекта, а именно:
прогнозирование и планирование проектной деятельности;
организацию работы;
координацию и регулирование процессов разработки и реализации проекта;
активизацию и стимулирование труда исполнителей;
учет, контроль и анализ хода разработки и реализации проекта.
Основными функциями проектного менеджмента, которые определены Американским Институтом управления проектами и направлены на управление целями являются: управление объемом работ, качеством, затратами, временем .
Поскольку цели, задачи, работы, их объем изменяется, то возникает необходимость управления предметной областью проекта или его объему. Иногда эту функцию называют "управление результатами", "управление работами или объемами".
Для проекта должны быть установлены требования и стандарты качества результатов, по которым оценивается успешность проекта. Это обеспечивает выполнение такой функции как управление качеством.
Функция управления затратами это финансовый контроль благодаря накоплению, анализу и составлению отчетов по расходам проекта.
В каждом проекте устанавливается период времени и сроки выполнения проекта. Управление временем - предусматривает планирование, составление календарных графиков и их контроль для обеспечения своевременного выполнения проекта.
Каждый проект имеет также установлен бюджет, но для того, чтобы он был осуществлен в рамках бюджета необходимо управления стоимостью.
Дополнительными функциями, которые направлены на управление определенными объектами являются:
управление персоналом или человеческими ресурсами. В проекте возникает круг обязанностей, связанных с подбором кадров, распределением обязанностей, организацией эффективной работы команды, планированием и контролем ее работы. Поэтому данная функция включает направлении и координации деятельности людей, вовлеченных в проект;
управление коммуникациями или информационными связями предполагает накопление информации, которой обмениваются члены проектной команды, руководство и которая способствует успешному завершению проекта;
управление контрактами и обеспечением проекта - предусматривает проведение отбора, переговоров и подписание заказов, контроль за поставкой материально-технических ресурсов;
осуществление проекта связано с неопределенностью различных элементов, то есть с риском. Снизить его можно при выполнении функции - управление риском, включающий совокупность действий, связанных с определением степени вероятности возникновения риска в проекте;
управление проектной интеграцией - обеспечивает координацию всех функций проекта.
Таким образом, делаем выводы, независимо от разнообразия толкований понятия "проект", все они сводятся к единому пониманию сущности этой категории управления, а именно: в основу проекта положена идея, для реализации которой разрабатывается ряд мероприятий, которые взаимосвязаны между собой с четким определением даты их начала и завершения с целью получения неповторимого, однако ожидаемого результата, который приведет к значительным или не очень изменений. Каждый из проектов характеризуется одноразовостью выполнения, временностью, результативностью, неповторимостью и воздействием на окружающую среду, вызывая определенные изменения.
