1. Теоретические аспекты календарного планирования
1.1. Понятие календарного планирования
Планирование – неотъемлемая составляющая реализации проекта [7, c.65]. Ключевым моментом планирования становится создание календарного плана или, как еще иногда говорят, календарного графика. Календарный план помогает соблюсти требования проектной работы и четко представить, какие действия будут выполняться и за какой срок.
Для начала стоит дать определение календарному планированию проекта.
Календарное планирование представляет собой объединение документированных решений, которые отвечают на вопросы: для чего, как, когда и кем будет реализован проект.
Календарный план – это результат планирования, его материальное подтверждение, представленное в виде комплексной схемы. Схема проверяется и утверждается с руководством компании [8, с.78].
Когда создается календарный план, решаются обязательные и прикладные задачи. В ходе планирования необходимо:
1. Уточнить предназначение и целевую аудиторию проекта. Разобраться в деталях.
2. Разъяснить детали заказчику.
3. Согласовать график с теми, кто участвует в проекте и с заказчиком.
4. Установить количество работы и ее состав.
5. Привлечь и рационально распределить ресурсы, как человеческие, так и материально-технические.
6. Составить бюджет, выявить затраты.
7. Назначить ответственных за выполнение плана, разделить обязанности.
8. Установить сроки выполнения проекта и отдельных пунктов плана.
Календарный план представлен либо в виде сложной схемы, либо в виде простого списка работ и сроков выполнения.
За то, как продвигается проект, несет ответственность менеджер проекта. Он же назначается руководителем по календарному плану. Менеджеру подчиняются исполнители, которые отвечают за отдельные пункты плана и предоставляют отчеты по работе. В случае, если возникают нестыковки в ходе работы, руководитель обязан выяснить их причины и скорректировать план. Для решения глобальных задач планирования проводятся совещания, на которых решается судьба отдельных этапов и целого проекта.
Все участники должны быть осведомлены о роли, которую выполняют. Их необходимо обеспечить требуемыми документами, рабочим местом, качественными инструментами и материалами для осуществления деятельности.
Главные параметры календарного графика [9, с.88]:
- старт и финиш работы;
- длительность работы;
- ресурсная база.
Старт и финиш работы. Ранний старт – официальное начало работы. Поздний финиш – дата, на которую назначено завершение работы [7, с.87]. Кроме этого, существует еще позднее начало и раннее завершение. Промежуток между первоначальными датами и закрывающими датами называется резервом времени. Как правило, продолжительность работ остается неизменной, поэтому резерв времени между ранним и поздним стартом и ранним и поздним финишем будет одинаковым.
Длительность работы. Зависит от числа исполнителей и их трудозатрат, от объема работы, требований заказчиков и других факторов. Критическая продолжительность – минимум, за который необходимо выполнить основную часть работы или даже весь проект.
Если сложить ранний старт/поздний старт и продолжительность работы, то на выходе получим ранний финиш/поздний финиш.
Ресурсы. Ограничения в ресурсах учитываются тогда, когда установлены даты разработки проектов. После выявления потребностей для всех видов работ проекта вычисляется необходимое количество ресурсов каждого из них. На основе этого строится график уровней ресурсов, данные которого сравниваются с уже имеющимся объемом ресурсов. Если потребности превышают ресурсную базу, то возможно изменение времени в календарном плане для того, чтобы их покрыть.
Для того, чтобы реализовать календарный план, нужно разобраться в методиках и технологии его создания, а также изучить инструменты для удобного планирования.
1.2. Инструменты календарного планирования
Проект – это единое целое [8, с.55]. Для удобства его разбивают на взаимосвязанные крупные блоки. Затем эти блоки дробятся на более мелкие единицы и этапы для упрощения работы над проектом. Данный подход помогает повысить эффективность деятельности и избежать ошибок, которые можно просмотреть, если не приступать к работе комплексно и детально.
Этапы реализации проекта связаны с параметрами работы и включают в себя [9, с.96]:
1. Составление списка работ, которые необходимо выполнить для реализации проекта.
2. Расчет продолжительности, последовательности работ и степень реализации проекта.
3. Выявление доступности человеческих, материальных, информационных и других ресурсов.
4. Выявление внешних ограничений. Они могут быть сезонными, ресурсными, связанными со временем выполнения и т.д. Главное ограничение – это срок завершения проекта.
5. Поиск рисков. Для этого существует специальная формула: может произойти риск (который возможен), потому что (причина) это приведет к последствиям.
6. Разработка плана реагирования на риски и угрозы. Делается это с помощью стратегий реагирования. Их две: пассивная и активная. Первая предполагает создание денежного резерва под выявленные риски, а вторая направлена на минимизацию рисков путем включения в план новых работ.
Важно помнить, календарный план – это модель реализации проекта, которую воплощают в жизнь постепенно. Работа над новым этапом начинается только тогда, когда закончена реализация предыдущего. Эта модель не является полностью статичной, потому что планирование может быть скорректировано и пересмотрено.
Для создания планов различного типа или для разработки отдельных частей плана используются различные методы. Вот наиболее популярные [17]:
1. Диаграмма Ганта – столбчатая гистограмма, созданная для иллюстрации графика работ.
2. Сетевой график – комплексная модель отображения последовательности работ проекта.
3. Объемно-календарный график – метод, который позволяет представить объем и количество работ, ожидающих выполнения.
4. Цикловой график – метод, помощью которого измеряют продолжительность отдельных этапов и всего проекта целиком.
Метод выбирается руководителем в зависимости от экономических составляющих. Влияет этап работы, тип производства, ресурсы, имеющиеся в наличии и т.д. Эти методы можно применять и комплексно, что позволяет добиться большей наглядности и точности календарного плана.
