Войти в мой кабинет
Регистрация
ГОТОВЫЕ РАБОТЫ / ДИПЛОМНАЯ РАБОТА, ЭЛЕКТРОНИКА, ЭЛЕКТРОТЕХНИКА, РАДИОТЕХНИКА

Проект организации электронного документооборота в корпорации

irina_k200 2500 руб. КУПИТЬ ЭТУ РАБОТУ
Страниц: 100 Заказ написания работы может стоить дешевле
Оригинальность: неизвестно После покупки вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100% с помощью сервиса
Размещено: 12.09.2020
Целью работы является разработка проекта электронного документооборота в корпорации. Достижение поставленной цели потребовало решения следующих задач: 1. проведение анализа отечественных и зарубежных разработок в области систем электронного документооборота; 2. исследование и выделение круга основных проблем, возникающих при автоматизации документопотоков и внедрении систем электронного документооборота в корпорации, 3. определение направлений совершенствования системы электронного документооборота; 4. разработка проекта оптимизации электронного документооборота и исследование его влияния на показатели экономической эффективности функционирования в корпоративной системе. В качестве предмета исследования выступают информационные потоки в корпоративных системах. Объектом исследования является система электронного документооборота. В ходе исследования проанализированы и использованы труды отечественных и зарубежных авторов в области автоматизации документооборота и делопроизводства. При проведении исследования базу составили следующие источники: законодательно-нормативные акты, регламентирующие процессы создания и придания юридической силы документам, существующим в электронном виде, инструктивно-методические материалы по созданию систем электронного документооборота, а также публикации по различным аспектам внедрения и эксплуатации данных систем в корпорациях. В работе так же были использованы статьи, опубликованные по данной тематике. Научная новизна исследования состоит в разработке проекта оптимизации электронного документооборота в корпорации, обеспечивающей минимизацию затрат на хранение, обновление и передачу информации в рамках заданных технических ограничений и временных параметров. В рамках данного исследования использовались следующие методы научного познания: научная абстракция, анализ, синтез, дедукция, индукция, сравнение, группировка, моделирование и др. Структура работы включает введение, три главы, заключение, библиографический список и приложения.
Введение

В настоящее время корпорация, как организационная форма деятельности, приобретает все более важное значение. Преимущества корпоративных систем позволяют таким структурам выживать и динамично развиваться в сложных условиях современного бизнеса. Под корпоративной системой в рамках данного исследования понимается такая организационная форма деятельности хозяйствующего субъекта, при которой структура субъекта предполагает наличие множества территориально распределенных объектов, взаимодействующих между собой в процессе деятельности и обменивающихся большими объемами информации, которая оказывает существенное влияние на принятие эффективных и рациональных решений в области управления финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Корпоративная система включает в себя множество различных юридических лиц (предприятий), занимающихся соответствующими видами бизнеса и объединенных под контролем головной компании или группы физических лиц. Предприятия, входящие в состав корпорации взаимодействуют между собой в рамках единых бизнес - процессов, что вызывает необходимость постоянного информационного взаимодействия в рамках системы, единого документооборота в режиме реального времени, так как только своевременно полученная информация может служить исходными данными для принятия рациональных управленческих решений, что обуславливает актуальность работы. В исследовании под системами электронного документооборота понимаются такой класс, как системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД), которые предназначены для автоматизации делопроизводства и документационного обеспечения управленческой деятельности в корпорации. В настоящее время работу в данной предметной области ведут как российские, так и западные фирмы. Это находит отражение в многочисленных дискуссиях и публикациях в специализированной прессе: "RS-СLUB", "РС WЕЕK", "BUSINЕSS оnlinе", «Банки и технологии», «Системы информационной безопасности» и т.д.
Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3 ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОРПОРАТИВНЫХ СИСТЕМАХ 6 1.1 Место и роль электронного документооборота в управлении корпорацией 6 1.2 Анализ отечественного и зарубежного опыта в области оптимизации электронного документооборота 18 1.3 Направления совершенствования электронного 23 документооборота 23 ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В БАНКОВСКОМ СЕКТОРЕ РОССИИ 36 2.1 Анализ состояния отрасли банковской системы в России 36 2.2 Этапы развития банковской системы под влиянием автоматизации 45 2.3 Основные тренды развития систем электронного документооборота в банковской отрасли 53 ГЛАВА 3. ПРОЕКТ ОРГАНИЗАЦИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОРПОРАЦИИ ПАО «МОСКОВСКИЙ КРЕДИТНЫЙ БАНК» 64 3.1 Обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота в ПАО «Московский кредитный банк» 64 3.2 Экономико-организационное обоснование проекта 69 3.3 Расчет экономического эффекта от внедрения системы 77 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 85 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 87
Список литературы

Нормативные правовые акты 1. О коммерческой тайне: Федеральный закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ 2. Об архивном деле в РФ: Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ 3. О персональных данных: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ/ 4. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ 5. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ 6. План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности: Распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р Стандарты 1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело 2. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. – М.: Стандартинформ 3. ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. 4. ГОСТ Р 24.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. 5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения 6. ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы 7. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 8. ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению. 9. ГОСТ 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Книги 10. Алаудинов А.Г. Сравнительный анализ систем электронного документооборота // Инновации на основе информационных и коммуникационных технологий. 2014. № 1. С. 313–317. 11. Ахметзянов Р.Р., Даутов Ш.Т., Ефремов А.Н., Кабашов С.Ю., Молотков А.Г., Хисматуллин А.А., Ямалов И.У. Электронный документооборот – путь к эффективному управлению// Экономика и управление: научно­практический журнал. 2012.­ № 5. 12. Анодина Н.Н. Документооборот в организации.­ Издательство: Омега­Л, 2017.­ 172с. 13. Барихин А.Б Делопроизводство и документооборот.­ Книжный мир, 2018.­ 416с. 14. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М.: Эксмо, 2015. 287 с. 15. Белов А.А. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие для вузов.­ Эксмо, 2017.­ 560с. 16. Бриллиантова И. Документоборот: переходим на электронный // Секретарское дело, 2014.­№ 9.­ С.20­ 25. 17. Васильева Т. Ю. Совершенствование учета и анализ в современном банке //Актуальные вопросы права, экономики и управления. – 2017. – С. 48-51. 18. Волчинская Е. К. Электронный документооборот: проблемы хранения // Информационное право. – 2017. – №. 1. – С. 4-12. 19. Гайкович В.М. Электронные системы. – М.: Мир, 2015. – 264 с. 20. Гюлмамедов Т. О. разработка информационной системы на платформе «1С: Документооборот» // Теоретические и практические аспекты развития научной мысли в современном мире: сборник статей. – 2017. – С. 32 21. Дудкина А. С. Организационно-распорядительный документооборот // NоvаInfо. Ru. – 2017. – Т. 1. – №. 64. – С. 89-93. 22. Жулинский С.Ф., Сорокин М.А., Чубаров А.М. Электронный документооборот: достоинства и недостатки//Стандарты и качество, 2015.­№7.­ С.48­51. 23. Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства // Гуманитарий Юга России. – 2017. – Т. 23. – №. 1. 24. Захаренко Е. Р., Фролов А. В. Организация документооборота по банковским операциям //Научные открытия 2016. ХII Международная научно-практическая. – 2016. – С. 433. 25. Коваленко С. Б., Гришина Е. А. Совершенствование расчетного обслуживания в российских банках // Настоящий сборник составлен по итогам Международной научно-практической конференции «В мире науки и инноваций», состоявшейся 20 апреля 2017 г. в г. Казань. В сборнике статей рассматриваются современные вопросы науки, образования и практики применения результатов научных исследований. – 2017. – С. 143. 26. Комарова Е. М. Трансконтинентальная интеграция и электронный документооборот в логистике транспортных потоков //Вестник университета. – 2017. – №. 5. 27. Лаптев В. А., Соловяненко Н. И. Электронное правосудие и электронный документооборот как условие модернизации регуляторной среды для бизнеса // Российский судья. – 2017. – №. 2. – С. 16-21. 28. Мазур Л. В., Никерова И. А. Трансформация банковских услуг как фактор адаптации к меняющимся условиям //Синергия. – 2017. – №. 3. 29. Матвеева Л.Г., Молодцов А. В. IT поддержка документооборота в процессе взаимодействия подразделений банка: проектный подход // Белокрылова ОС-д. э. н., профессор, заслуженный деятель науки РФ, профессор кафедры экономической теории ФГАОУ ВО «Южный федеральный университет» Стрельцова ЕД-д. э. н., профессор, ФГБОУ ВПО «Южно-Российский государственный политехнический университет (НПИ) им. МИ Платова. – 2016. – С. 393. 30. Морковская К. С. Информационное обеспечение (современные технологии) как средство повышения эффективности исполнения актов // Известия Саратовского университета. Новая серия. Серия Экономика. Управление. Право. – 2017. – Т. 17. – №. 1. 31. Путькина Л. В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия // Nаukа-rаstudеnt. ru. – 2016. – №. 1. – С. 6-9. 32. Саламандра В. Ю. Программа для вычисления определенного интеграла методом симпсона на языке С //Новая наука: Стратегии и векторы развития. – 2017. – Т. 2. – №. 3. – С. 126-128. 33. Сидикова Ф. Х., Шермухамедов Б. А. Электронный документооборот и модели «Клиент-банка» //Современная наука: актуальные проблемы и пути их решения. – 2014. – №. 11. – С. 62-65. 34. Тарасова Е. А. Оптимизация деятельности производственно-технического отдела Ооо «Свгк» филиала «новокуйбышевскгоргаз» за счёт разработки и внедрения программы электронного документооборота «помощник пто» //Экономика и социум. – 2016. – №. 6-3. – С. 303-308. 35. Тимофеева Е. А., Ходаковский В. А. Обоснование подхода к автоматизации документооборота в банке //Современные тенденции развития науки и производства. – 2016. – С. 153-156. 36. Теньковская Т. С. Документооборот при помощи программ //Инновационная наука. – 2016. – №. 6-2. Диссертации 37. Бессонов С.В. Оптимизация электронного документооборота в корпоративных системах -2015. Электронные ресурсы 38. Аssосiаtiоn fоr Infоrmаtiоn аnd Imаgе Mаnаgеmеnt, АIIM URL: http://www.aiim.org// (дата обращения 01.11.2019 г.). 39. IT Dеfinitiоns аnd Glоssаrу, Gаrtnеr URL: httр://www.gаrtnеr.соm/tесhnоlоgу/hоmе.jsр(дата обращения 01.11.2019 г.). 40. Электронный документооборот в России: история и современное состояние дел | HR-Роrtаl URL: http://hr-portal.ru/ (дата обращения 01.11.2019 г.). 41. Виды исполнительных документов URL: httр://lеgаlquеst.ru/isроlnitеlnое-рrоizvоdstvо/(дата обращения 15.11.2019 г.). 42. Программа для оптического распознавания текста URL: https://www.abbyy.com/ru-ru/finereader// ( дата обращения 15.11.2019 г.). 43. Информация о банковской системе РФ. [Электронный ресурс] – режим доступа: httрs://www.сbr.ru/ (дата обращения 11.04.2019). 44. Информационный портал bаnki.ru [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.banki.ru/news/lenta/?id=10204056 (дата обращения 11.04.2019). 45. Официальный сайт Агенства по страхованию вкладов: О достаточности Фонда страхования вкладов [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.asv.org.ru/documents_analytik/ (01.04.2019). 46. Официальный сайт компании 1С: [Электронный ресурс] 1С:Документооборот URL:httр://v8.1с.ru/dос8/соrроrаtе.htm (дата обращения 25.12.2019). 47. Офицальный сайт компании DIRЕСTUM. URL: httр://www.dirесtum.ru/ (дата обращения 11.11.2019). 48. Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Миллион заданий в СЭД. URL: httр://dit.urfu.ru/nоvоsti/18183/ (дата обращения 01.04.2019). 49. Электронный журнал: Фундаментальные исследования [Электронный ресурс] – режим доступа к журн.: https://www.fundamental-research.ru/ru/article/view?id=32104 (дата обращения 01.04.2019). Статьи 50. Алаудинов А.Г. Сравнительный анализ систем электронного документооборота // Инновации на основе информационных и коммуникационных технологий. 2015. № 1. С. 313–317. 51. Ахметзянов Р.Р., Даутов Ш.Т., Ефремов А.Н., Кабашов С.Ю., Молотков А.Г., Хисматуллин А.А., Ямалов И.У. Электронный документооборот – путь к эффективному управлению// Экономика и управление: научно­практический журнал. 2017.­ № 5. 52. Бардаков А.А. Логико­методологическое обоснование бизнес­планирования // Иннов: электронный научный журнал, 2016. №1 53. Борисова Е.В. Российский банковский сектор: Тенденции развития// Вестник Российского университета кооперации. 2019. № 2(36). С. 30–31. 54. Гаранина Г.Г. Анализ эффективности электронного документооборота. // Материалы 26-й Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления-2015». 2015.Вып. № 1 С. 84–85. 55. Гаркуша А.Е. Современные тенденции развития банковского сектора в России.//Конкурентные стратегии в развитии экономики, управления и права в зеркале компративистики.- 2019г. 56. Гаркуша А.Е. Основные направления диверсификации банковской деятельности //Инновационные технологии в управлении №8 -2018г. С.64-65. 57. Зайцев В.В. Показатели качества процессов внедрения и использования информационных систем управления документами // Вестник Московского энергетического института. 2013. № 1. С. 146–154. 58. Захаренко Е. Р., Фролов А. В. Организация документооборота по банковским операциям //Научные открытия 2016. ХII Международная научно-практическая. – 2016. – С. 433. 59. Иванов С.Л., Шамин А.А. Расширение возможностей защиты информации в MS Ехсеl посредством применения макросов // Вестник НГИЭИ. 2016. № 4 (59). С. 93­98. 60. Князева Т.В. Системы электронного документооборота: анализ и выбор. Справочно-методическое пособие / под ред. В.Ф. Янковой // М.: 2010. 188 с. 61. Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое пособие // Вестник архивиста. 2015. № 4. С. 106-124. 62. Рыхтикова Н.А. Управление риском снижения финансирования организации в условиях экономического кризиса//Thе Gеnеsis оf Gеnius, 2017. №1. С.48-51 63. Рыхтикова Н.А., Гришина М.Г. Законодательные и нормативные аспекты формирования системы управления рисками организации // Устойчивое развитие: общество, экология, экономика. Материалы ХV Международной научной конференции. В 4-х частях. Под редакцией А.В.Семёнова, Н.Г.Малышева 2019. С.552-559. 64. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения и управления (АС ДОУ) в организациях // ВНИИДАД. - М.,2015. - 84с
Отрывок из работы

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОРПОРАТИВНЫХ СИСТЕМАХ 1.1 Место и роль электронного документооборота в управлении корпорацией В настоящее время, в условиях динамично развивающегося бизнеса, среди различных видов организационных форм деятельности, все большее распространение приобретает корпорация, так как именно преимущества данной формы деятельности, такие как: эффективное управление финансовыми, человеческими, материальными и другими ресурсами, позволяют бизнесу выживать и динамично развиваться. В связи с этим, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности корпорации в целом. Наиболее эффективным способом повышения качества и производительности протекания трудового процесса является его автоматизация. Возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда трудности, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается наличием большого числа форм и видов, сложностью и многообразием, многосторонними связями с различными процессами и явлениями. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации, поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных рутинных операций . Согласно российскому законодательству, деятельность любого предприятия, организации должна быть задокументирована, т.е. на соответствующие административные, финансовые, коммерческие, производственные операции создаются официальные документы. Документ - это обособленная часть информации, представленная на определенном носителе. Соответственно, электронный документ – это обособленная часть информации, представленная на электронном носителе информации. Именно обработка документов составляет основное содержание операторного труда (имеется в виду оформление, регистрация документов, экспедиционная обработка поступающей корреспонденции). Операторная деятельность формализуется наиболее простым способом и легко поддается автоматизации. Термин «документооборот» подразумевает строго регламентированное и формально контролируемое движение готовых документов как внутри организации, так и за ее пределами . С другой стороны, документооборот в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно- контрольных форм предполагает сложные многошаговые алгоритмы прохождения документов по организации. Сегодня существуют различные функциональные возможности автоматизации операторного труда, которые обеспечивают обработку данных, представленных в электронной форме. К ним относятся различные средства разработки документов (такие как текстовые и табличные процессоры, средства подготовки презентаций и т. п.), системы управления базами данных (СУБД), системы обработки транзакций (ОLTР - Оn-linе Trаnsасtiоn Рrосеssing), системы управления документами (ЕDMS - Еlесtrоniс Dосumеnt Mаnаgеmеnt Sуstеm). В качестве средств автоматизации административной деятельности применяются системы электронного документооборота, координирующие и обеспечивающие совместную деятельность нескольких участников процесса управления. Под электронным документооборотом в специализированной литературе обычно понимают произвольный обмен документами и информацией по компьютерной сети . Основная концепция использования данных систем заключается в формировании единого информационного пространства корпорации, упрощении процесса обмена информацией, оптимизации труда сотрудников и сокращении затрат производства и времени на администрирование их совместной деятельности. Система управления (или аппарат управления) с точки зрения систем электронного документооборота может рассматриваться с различных позиций. Современная теория управления выделяет следующие представления аппарата управления : 1) информационная модель; 2) коммуникационная модель; 3) системная модель. При организации автоматизированной поддержки управления с применением системы электронного документооборота, аппарат управления рассматривается именно как социотехническая система. В связи с этим, внедрение данной системы преследует следующие основные цели: организация эффективного информационного обмена между участниками управленческого процесса и поддержание необходимых коммуникационных связей между ними. Выделяются три главных области задач, решение которых преследует создание и внедрение систем автоматизации документооборота в корпорации: 1. В области обработки документов: а) создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; б) упорядочение документооборота, обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, обеспечение контроля и эффективности исполнения; в) создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции. В настоящее время рутинные операции отнимают массу рабочего времени у сотрудников, в результате чего резко падает производительность труда, а это в конечном итоге приводит либо к невыполнению части необходимых процедур, либо, как другая крайность, к чрезмерному увеличению штата корпорации, что ведёт к дополнительным расходам, а так же к ухудшению контроля за деятельностью исполнителей и т.д.; г) исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним. На данный момент, на основе анализа имеющегося опыта можно сказать, что достаточно часто в корпорациях и организациях случаются ситуации, когда сотрудники различных подразделений вводят сходную информацию, касающуюся одного и того же контрагента, в различных форматах и в различные приложения. д) обеспечение повышения качества исполнения документов, создаваемых в организации; 2. В области контроля за исполнительской дисциплиной: а) обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; б) обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением: - поручений и указаний руководства организации, - документов, - поручений высших органов государственной власти и управления, - оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; в) сокращение сроков прохождения и исполнения документов. 3. В области организации доступа к информации: а) возможность организации логического связывания документов и материалов, относящихся к одному вопросу; б) обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих и прилагаемых материалов (резолюций, регистрационных карточек документов, сопроводительных документов); в) возможность оперативного поиска, а также подборка документов, по тематическому набору реквизитов. Внедрение программной системы автоматизации документооборота в корпорации и организациях создает аппаратно-программную основу для единой системы документооборота, охватывающей все подразделения, состоящие в структуре организации. При этом достигаются следующие цели: а) объединение потоков электронных документов между подразделениями организации; б) единый порядок совместной и индивидуальной работы с документами в подразделениях организации; в) использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), и т.п. г) обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества имеющихся форм и видов единообразных документов. Документ является основным и главным способом представления информации, на базе которой функционирует любое предприятие или организация. Автоматизации хранения и обработки структурированной информации крайне необходима, так как её большие объемы зачастую делают невозможной обработку вручную, потому что применение ручного труда при обработке больших массивов структурированной информации неизбежно приводит к значительному повышению затрат на данный процесс. Рассмотрим, где лежат резервы снижения затрат, а также повышения производительности труда сотрудников: 1. Уменьшение стоимости хранения информации происходит за счет сокращения площадей, занимаемых информационными архивами, а это в свою очередь, возможно путем уничтожения малоэффективных бумажных документов и более компактного хранения бумажных документов; а также переноса бумажных архивов в более дешевые и удаленные места. 2. Увеличение скорости поиска и доступа к необходимым документам. Это основной резерв эффективности. По подсчетам , до 50% времени сотрудников уходит на так называемую обеспечивающую функцию, а именно: на поиск документов необходимых для работы. Эта проблема встает более остро при коллективном использовании, когда требуется найти документы, созданные другими сотрудниками, и, наконец, становится сложно выполнимой, если организация является территориально-разделенной (даже при наличии современных каналов связи). В связи с этим, уменьшив время поиска и увеличив скорость доступа, есть возможность значительно увеличить производительность труда сотрудников. Как уже отмечалось, документ это некая обособленная часть информации, представленная на определенном носителе. Именно в содержании, а также типе носителя информации состоит главные отличия документов друг от друга. Здесь же лежат и основные резервы повышения эффективности работы с ними. Необходимо выделить фактор повышения безопасности при работе с документами. Организация системы защиты документов, которая зависит от пользователей и выполняемых ими операций, позволяет исключить несанкционированный доступ. Кроме этого, запись всех операций с документом позволяет восстановить всю историю производимых с ним действий. В настоящее время выделяют следующие общие требования к системе электронного документооборота: 1. масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как десять, так и сто тысяч пользователей, и ее способность увеличивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Оrасlе, Sуbаsе, Infоrmiх, Miсrоsоft, которые установлены практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым наиболее широкий спектр производительности. 2. модульность. Вполне вероятно, что предприятию или организации может не потребоваться внедрение всех компонентов системы документооборота сразу, и иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше круга задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, частей, интегрированных между собой. 3. распределенность. Главные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями. 4.Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру, часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции. Система электронного документооборота складывается из различных составляющих подсистем, обладающих набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой. Разделение системы документооборота на подсистемы носит несколько «академический» характер. В повседневной практике программные продукты достаточно условно можно отнести к той или иной группе в приводимой классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса, т.е. построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения. В системах электронного документооборота выделяются следующие составляющие подсистемы : а) ввода документов и обработки образов документов; б) автоматизации делопроизводства; в) маршрутизации документов; г) архивы документов; д) комплексной автоматизации бизнес - процессов. Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в каждой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве». Как уже было отмечено, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводства различают входящие и исходящие документы, документы коллегиальных органов управления, нормативно-распорядительные документы, справочные документы и пр. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать формирование отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию. Для разработки приложений, которые выполняют функции автоматизации делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты, используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов. В том случае, если автоматизация документооборота не закончится данным шагом, то можно применить и другие инструменты, обеспечивающие более последовательное развитие системы. Так, например, при использовании электронных средств маршрутизации документов система должна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие места пользователей, определения текущего местоположения документа, при переходе к электронному хранилищу документов база данных системы делопроизводства должна содержать ссылки на соответствующие объекты электронного архива и так далее. Архив документов - это массив информации, которую, собственно и хранят электронные документы. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск. К сервисным функциям архива документов относится возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы и т.д. Существуют различные подсистемы обработки образов документов: 1) одной из самостоятельных функций систем документооборота является перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводится к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно. Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, то есть, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и т.д. Кроме этого, образ документа должен содержать набор атрибутов, который позволит его распознавать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную; 2) более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого служат программы, относящиеся к классу программного обеспечения распознавания текста. Гораздо более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка могут выбираться из определенного в системе справочника. В отличие от систем автоматизации делопроизводства в архивах хранятся сами документы и поэтому должно быть обеспечено разграничение прав доступа к документам. Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами. Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Оff-linе и Оn-linе. В первом случае - при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По окончанию работы документ обратно возвраается в архив. В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит информацию в соответствующую базу данных. Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов. Развитием систем маршрутизации документов являются WоrkFlоw системы, или системы комплексной автоматизации бизнес - процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес - процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WоrkFlоw приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WоrkFlоw системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу - доставку необходимой информации, определение последовательности действий, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WоrkFlоw.
Не смогли найти подходящую работу?
Вы можете заказать учебную работу от 100 рублей у наших авторов.
Оформите заказ и авторы начнут откликаться уже через 5 мин!
Похожие работы
Дипломная работа, Электроника, электротехника, радиотехника, 51 страница
1275 руб.
Дипломная работа, Электроника, электротехника, радиотехника, 98 страниц
600 руб.
Дипломная работа, Электроника, электротехника, радиотехника, 63 страницы
500 руб.
Дипломная работа, Электроника, электротехника, радиотехника, 46 страниц
400 руб.
Служба поддержки сервиса
+7(499)346-70-08
Принимаем к оплате
Способы оплаты
© «Препод24»

Все права защищены

Разработка движка сайта

/slider/1.jpg /slider/2.jpg /slider/3.jpg /slider/4.jpg /slider/5.jpg