ГЛАВА 1. Теоретические основы ОПТИМИЗАЦИИ бизнес-процессов НА ПРЕДПРИЯТИЯХ СТРОИТЕЛЬНОЙ СФЕРЫ
1.1. Сущность организации бизнес-процессов
Для сохранения конкурентоспособности предприятия его руководство должно стремиться к тому, чтобы все процессы, которые происходят во внутренней и внешней среде предприятия, были эффективными с точки зрения создания потребительской ценности. То есть реализация всех процессов предприятия должна обеспечивать создание товаров (продукции, услуг), которые бы привлекали покупателей, и имели для них потребительскую ценность.
Исследователи подходят к определению бизнес-процессов с разных позиций, рассматривая их как: набор действий, с помощью которых создается ценность при использовании благоприятных возможностей [3, с. 34]; систему, которая отражает, какие действия выполняет компания, как она их выполняет и когда [4, с. 29]; способ, с помощью которого предприятие предоставляет потребителям товары и услуги [5, с. 51]; звено цепочки ценностей между ресурсным обеспечением и экономическим результатом [6, с. 48]; циклическая последовательность взаимосвязанных операций, действий, при выполнении которых создается некая ценность для клиента, и клиенту выдается результат. Являются движущей силой предприятия[7, с. 42]; описание того, как организация создает экономические, социальные и другие ценности [8, с. 53]. Хотя во всех приведенных определениях прослеживается единство мнений по применению бизнес-процессов для лучшего понимания путей и способов наращивания предприятием ценности, а различаются подходы ученых по целевому назначения моделирования. Некоторые авторы сосредоточены на процессе создания предприятиями ценности для потребителей и других ключевых заинтересованных сторон [9, с. 37], другие связывают бизнес-процессы со способами наращивание ценности самого предприятия, акцентируя внимание на получении максимальной доходности [10, с. 44]. Ряд авторов предлагает более широкий взгляд на бизнес-процессы, которые включает оба аспекта - и создание, и наращивание ценности [2, 5, 6; 8; 11].
Итак, следует сначала отдельно рассмотреть понятие «бизнес» и «процесс». Бизнес - деятельность, дело, приносящее доход или иную материальную выгоду. Процесс- схема, макет, изображения, определенный материальный или мысленно представляемый набор действий. Бизнес-процессом может быть осуществляемый проект который имеет набор определенных, присущих только данной модели параметров и характеристик[13, с. 28]. На сегодня, при определении сущности понятия «бизнес-процессы» выделяют два подхода:
- ориентирован на бизнес-модель / роли(подход, направленный внутрь предприятия);
- ориентирован на ценность / клиента (подход, направленный на внешнее окружение предприятия).
Первый подход связан с рассмотрением деятельности предприятия с точки зрения бизнес моделей и технологий (фокус внимания направлен внутрь предприятия).
Второй подход, напротив, предполагает ориентацию на ценность, которую предприятие создает для внешних клиентов, а также на результаты деятельности. Бизнес-модель позволяет получить ответ на вопрос: что и как необходимо делать, чтобы достичь желаемого результата. Ключевыми элементами бизнес-процессов любого предприятия, определяющие ее содержание, являются:
- ценность для внешних клиентов, которую предлагает предприятие на основе своих продуктов и услуг;
- система создания этой ценности, включая поставщиков и целевых клиентов, а также цепочки создания ценности;
- активы, которые предприятие использует для создания ценности;
- финансовая модель предприятия, определяет как структуру ее расходов, так и способы получение прибыли[19, с. 22].
В таблице.1 сгруппированы основные подходы к определению понятия «бизнес-процессы».
Таблица 1
Основные подходы к определению понятия «бизнес-процессы»
Автор Определение
О. Гассман это то, как предприятие выбирает потребителя, формирует и разграничивает свои предложения, распределяет ресурсы, определяет, какие задачи оно сможет выполнить своими силами и для которых придется привлекать специалистов со стороны, выходит на рынок, создает ценность для потребителя и получает прибыль [19, с. 26].
М. ван Ассен ценность, которую предприятие предлагает различным клиентам, отражает способности предприятия, противоречие партнеров, необходимых для создания, продвижения и поставки этой ценности клиентам, отношения капитала, необходимые для получения устойчивых доходов [13, с. 19].
К. Гиротра это метод ведения бизнеса, с помощью которого компания может обеспечить себя, то есть приносить прибыль. Бизнес-модель объясняет, как компания зарабатывает деньги, определяя положение компании в цепочке создания стоимости [20, с. 31].
А.Остервальдер это отражение реально существующего или планируемого в будущем бизнеса (предприятия) в такой форме, которая может наглядно демонстрировать все значимые свойства и особенности предприятия, связанные с его способностью получать прибыль и быть конкурентоспособным [33, с. 42].
Г. Минцберг совокупность способов ведения бизнеса в компании (ее структуру, продукцию, способы доставки и обслуживания товаров, повышение рыночной стоимости), правил ведения этого бизнеса, лежащие в основе стратегии [31, с. 37].
А.А. Фридман логичное схематическое описание бизнеса, призванное помочь в оценке ключевых факторов успеха компании [37, с. 23].
И. Ансофф это описание предприятия, как сложной системы, с заданной точностью, в рамках которой отражаются все объекты (сущности), процессы, правила выполнения операций, существующая стратегия развития, а также критерии оценки эффективности функционирования системы [4, с. 54].
Итак, обобщая существующие научные положения, предлагаем рассматривать бизнес-процессы как упрощенное отображение механизма ведения определенной экономической деятельности, связанной с производством продукции (продажей товаров, оказанием услуг, выполнением работ), что является ценным для потребителя, и обеспечивает получение прибыли. Бизнес-процессы необходимы для формирования целостного представления о таких существенных характеристиках предприятия: какая ценность и каким образом создается для потребителя; кому и каким образом она предоставляется; как используются ресурсы и возможности с целью создания устойчивого конкурентного преимущества и получения прибыли [11, с. 96].
Определяя сущность понятия «бизнес-процессы» следует отметить, что данный термин часто путают со стратегией, подменяя одно понятие другим, или включая стратегию как один из компонентов в состав бизнес-процессов. Данный факт обусловлен тем, что бизнес-процессы тесно связаны со стратегией, но не тождественны стратегии.
Но следует отметить, что в настоящее время, в условиях глобального кризиса, многие бизнес-процессы потеряли свою эффективность и конкурентоспособность. Отечественные предприятия, которые использовали данные бизнес-процессы, разоряются, несут убытки, уходят с рынка. И наоборот, ряд бизнес-процессов, которые не актуальны в докризисный период, оказались высокоэффективными в условиях кризиса и обеспечили компаниям, которые их применяют, новые возможности для роста и развития бизнеса. Дальнейшее применение неэффективных бизнес-процессов и неповоротливость при определении новых бизнес-процессов, медлительность при переходе к ним могут привести многие предприятия к существенным финансовым потерям и утрате возможности остаться в бизнесе в принципе.
В то же время все исследователи выделяют ключевые элементы бизнес-процессы, которые характерны для любого предприятия и определяют их основное содержание:
- ценность для внешних клиентов, которую предлагает компания на основе своих продуктов и услуг;
- система создания этой ценности, которая включает поставщиков и целевых клиентов, а также цепочки создания ценности;
- активы, которые предприятие использует для создания ценности;
- финансовую модель предприятия, которая определяет структуру ее расходов и способы получения прибыли[13, с. 87].
Итак, бизнес-процессы- это общая картина, набор действий с учетом того, как инновационная концепция будет создавать экономическую ценность для покупателя, для фирмы, для акционеров и партнеров. Ценностью для потребителей могут быть различные продукты или услуги. Бизнес-процессы описывают способ, которым предприятие дифференцирует себя от своих конкурентов, и причины, по которым потребители отдают предпочтение именно на данном предприятии, а не любому другому.
В процессе научного исследования бизнес-процессов применяется совокупность общенаучных и специальных методов познания экономических явлений, в частности абстрактно-логический, графический,
сравнения, группировки, обобщения, систематизации, наблюдения, анализа, синтеза, индукции, дедукции, корреляционного анализа, опроса, статистико-экономический, монографический, системный, исторический.
Предприятие является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой, поэтому оценки эффективности управления предприятием должна проводиться на основе оценок внешней и внутренней эффективности управления.
Оценка внутренней эффективности бизнес-процессов предприятия должна основываться на обобщенной оценке эффективности по отдельным элементам, составляющих целостную систему управления предприятием. Элементом ценностно-ориентированного подхода к управлению предприятием является анализ его внешней и внутренней среды. Внешний анализ предполагает использование нескольких методов; преимущественно используется SWOT-анализ. При SWOT-анализе возможности определяются как обстоятельства, которые создают предприятию условия производить новые действия выпустить новый продукт, завоевать новых клиентов, внедрить технологию, перестроить производственные и хозяйственные процессы и т.п.
Преимуществами SWOT-анализа является систематизация знаний о внутренних и внешних факторов, влияющих на процесс стратегического управления, определение конкурентных преимуществ и формирования стратегических приоритетов, периодическая диагностика рынка и ресурсов компании. Этот метод дает возможность осуществлять анализ как для всей организации, так и для отдельных подразделений товарной линии или конкретного продукта, а также для сравнения с конкурентами [4]. Также несомненным достоинством этого инструмента является его простота и возможность привлечения к обсуждению исследуемых проблем широкого круга руководителей и специалистов.
Процедуру экспертного опроса целесообразно проводили в три этапа:
- формирование репрезентативной экспертной группы;
- подготовка и проведение экспертизы;
- статистическую обработку полученных опросных листов.
В значительной степени достоверность экспертных оценок зависит от первого этапа анализа, ведь получение качественных оценок возможно лишь при условии привлечения к экспертным группам лиц, представляющих практический или теоретический интерес к предмету опроса. В рамках первого этапа экспертного опроса отбирается группа экспертов. Следующим этапом экспертного опроса является подготовка и непосредственное проведение экспертизы, в ходе которой экспертам предлагается высказать свое мнение относительно приоритетности выделенных показателей путем присвоения им рангов в соответствии с предложенной градации.
Факторы, которые образуют матрицу SWOT-анализа, обязательно проверяются на предмет наличия эффекта синергии, который является базовым при анализе факторов влияния на уровень производственного потенциала при диагностике предприятия.
Метод сравнения - самый ранний и наиболее распространенный в экономическом анализе, его смысл заключается в сопоставлении исследуемых данных и фактов экономической деятельности предприятий. С целью анализа бизнес-процессов предприятия и мероприятий по ее развитию применяются сравнения (сопоставления показателей за определенный период), детализация (Разделение общих и сводных показателей на составляющие), относительные величины, ряды динамики [21, c. 25].
Метод систематизации применяется для упорядочения теорий, представлений, понятий, взглядов исследователей на процесс управления предприятием и ее составляющими. Метод обобщения - это комплекс последовательных действий по возведению характеристик, конкретных единичных фактов в единое целое с целью выявления типичных присущих исследуемому явлению. В анкетировании административно-управленческого аппарата предприятий применяется опрос путем устного и письменного сбора данных по определенной проблематике [19, c. 43].
С помощью методов индукции и дедукции раскрывается сущность и содержание развития бизнес-процессов предприятия; формируется общее впечатление об объекте исследования на основе объединения его
предварительно выделенных составляющих. Экономико-математические методы исследования процесса управления предприятием - это совокупность средств и инструментов, которые используются для определения оптимальной структуры предприятия в условиях различного рынка.
Прогнозирование - это метод предсказания будущего состояния бизнес-процессов предприятия на основе анализа их прошлого и настоящего, систематической информации о качественных и количественных
характеристиках в перспективе.
Для определения оптимальных сроков обновления бизнес-процессов предприятия применяется метод динамического прогнозирования.
Для расширения познавательных, исследовательских возможностей в эффективном управлении предприятием целесообразно интегрировать все методы, способствовать формированию комплексного видения сущности, развития взаимосвязей и взаимозависимостей между процессами и явлениями, происходящими с предприятием.
Комплексный подход предполагает исследование процесса управления предприятием с учетом технических, экологических, экономических, организационных, социальных, психологических аспектов управления и их взаимосвязей [9, c. 81].
Системный подход заключается в рассмотрении бизнес-процессов предприятия, в том числе всей совокупности управленческо-организационных связей как единого динамично развитого организма. Совокупность исследования охватывает ряд систем, с одной стороны первичной внешней среды, а с другой – вторичной -внутренней. Структурный подход определяет приоритетные факторы разделения определенного явления или процесса на структурные элементы, имеет целью изучение сути, места и роли каждого из них в системе взаимодействия элементов. Процессный подход к управлению предприятием предусматривает построение его системы на основе управления совокупностью производственных процессов.
Функциональный подход рассматривает потребность в управлении предприятием как совокупность функций, которые нужно выполнить для достижения желаемого эффекта.
Усиление сотрудничества субъектов управления, их объединения, углубление взаимосвязи и взаимодействия между компонентами системы управления предусмотрено интеграционным подходом.
Синергический подход базируется на исследовании комплекса факторов, направленных на обеспечения желаемого экономического результата.
Система показателей эффективности управления должна оценивать способность менеджмента организации справляться с проблемами, возникающими в процессе ее деятельности. Вместе с тем, показатели эффективности должны отражать и изменение общего состояния организации под влиянием управленческих усилий. Общими критериями оценки бизнес-процессов предприятия можно считать:
- Скорость принятия решений и их передачи на все уровни структуры;
- Эффективность организационной системы предприятия (работа всех подсистем и отделов должна быть скоординирована и отлажена так, чтобы минимизировать по времени передачи данных и принятых решений, предоставляла бы возможность принимать совместные решения и активно участвовать в реализации проектов, позволяла контролировать достижение целей и определения слабых мест;
- Систему мониторинга и оценки деятельности предприятия;
- Характер взаимоотношений с внешней средой (ориентация на потребителей, характер отношений с конкурентами, поставщиками, органами власти).
Механизм управления является движущей частью системы управления, который обеспечивает действенное влияние на факторы, состояние которых обусловливает результат деятельности объекта управления, состоит из определенных элементов. Особенности функционирования предприятий в РФ выставляют новые требования к формированию организационно-экономического механизма управления предприятием, эффективность функционирования которого должна обеспечиваться как под влиянием совершенствования организации производства, труда и управления, так и способностью его приспособления к современным условиям хозяйствования.
Оценивая эффективность управления предприятием необходимо на базе комплексного подхода сформировать определенное множество показателей экономической эффективности организации в целом и показателей, характеризующих эффективность процессов управления. Их определяют как соотношение между экономическим эффектом деятельности организации в целом и затратами ресурсов на его достижение. Приведенная методика оценки эффективности управления основана на диагностическом обследовании всей бизнес-процессов предприятия. На основе последовательного анализа сгруппированных по блокам проблем управления предприятием, данная методика является основой оценки экономической эффективности мероприятий по рационализации процесса управления.
Итак, с помощью вышеперечисленных подходов, которые следует использовать в исследовании методов управления предприятием, можно более подробно рассматривать сам процесс управления.
Методы исследования процесса управления предприятием охватывают все этапы менеджмента, учет которых способствует эффективному осуществлению этого процесса, экономическому росту предприятия и его успешному функционированию на рынке [7, c. 44].
Экономические изменения современности создают объективные условия для определения методов и подходов управления предприятием. Правильная постановка проблемы позволяет предприятию сформировать управленческие задачи, принять управленческие решения, разработать меры развития конкурентных преимуществ и адаптировать предприятие к изменяющимся условиям хозяйствования.
1.2. Основные подходы к организации бизнес-процессов в организации
Моделирование бизнес-процессов - одно из направлений системного анализа, которое динамично развивается и прочно вошло в современную практику управления развитием бизнеса [20, с. 43]. Моделирование бизнес-процесса заключается в отражении субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций. Целью этого вида моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессов с возможностью представления в наглядной форме (в частности, графической), пригодной для машинной аналитической обработки полученной информации.
Формирование целостного представления об управлении бизнес-процессами в системе процессно-структурированного менеджмента предусматривает формирование целостной структуры бизнес-процессов предприятий, которая может выступать практическим инструментом для руководства.
Такая структура может быть отражена в виде «дерева процессов», которые в комплексе и формируют именно предприятие. Дерево процессов представляет собой иерархию, которая включает в себя группы универсальных процессов.
Разработка иерархической структуры бизнес-процессов позволит разделить предприятие на сферы контроля руководителей в организационной структуре и повысить эффективность управления в целом за счет повышения согласованности бизнес-процессов в рамках одного предприятия. В рамках каждого бизнес-процесса выполняется управленческий цикл PDCA Эдгара Деминга. Все процессы подлежат планированию, осуществлению планов, контролированию и регулированию.
Учет в процессе управления всех аспектов и умелое их сочетание гарантирует управленческой команде принятия оптимальных в конкретных условиях управленческих решений. Стоит также отметить, что иерархия бизнес-процессов не ограничивается двумя уровнями и может быть расширена до уровня отдельной операции. Но с переходом на каждый следующий уровень теряется универсальность схемы и растет специализация под отдельную отрасль или вид деятельности.
Следует отметить, что описание бизнес-процессов в работах ученых отличается. Так, в своей работе А. Остервальдер описывает бизнес-процессы с помощью девяти стандартных элементов:
- сегменты клиентов - группы клиентов с различными особенностями;
- предложенные преимущества - продукты и услуги, удовлетворяющие потребности потребителей;
- каналы распределения - пути, с помощью которых находятся клиенты и по которым предлагаются ценности;
- взаимоотношения с клиентами - типы отношений, которые возникают в каждом потребительском сегменте;
- потоки дохода - потоки, через которые зарабатываются доходы от клиентов для создания стоимости, и клиент, который сталкивается с операциями;
- ключевые ресурсы - на которых построена бизнес модель;
- основная деятельность - важнейшие операции, которые обеспечили бизнес модель;
- сеть партнеров - партнеры и поставщики;
- структура расходов - расходы, которые несут, чтобы управлять бизнес моделью[33, c. 52].
Таким образом, предприятию нужно четко, в деталях представить желаемый результат. А если есть определенный намеченный результат, то должны быть инструменты, с помощью которых будет осуществляться их достижение. В качестве таких инструментов выступают стратегические задачи (мини-цели). В предложенном алгоритме они делятся на маркетинговые, финансовые и организационно-технические (рисунок 1).
Рисунок 1. Алгоритм формирования бизнес-процессов предприятия
Однако понимание того, чего предприятие в лице руководства или учредителей хочет достичь на самом деле, является важнейшим компонентом способности добиваться желаемого. Знание результата, который каждый хочет получить в определенной ситуации, сосредоточенность на этом желании помогает правильно использовать все имеющиеся и доступные ресурсы и направить их на достижение цели [11, с. 100].
Существует три основных способа разработки бизнес-процессов:
- графическое дерево, блок-схема, технологическая карта и т.п.;
- табличный;
- текстовый [37, c. 154].
Один из самых распространенных способов построения бизнес-процессов - это дерево (или иерархический список), которое позволяет перечислить все элементы бизнес-процессов, показать связи между ними (подчинение, включение и т.п.) и параметры каждого элемента.
Таблица также является распространенным способом построения бизнес-процессов, который позволяет перечислить все элементы бизнес-процессов (по строкам) и дать им подробные характеристики (в столбцах таблицы).
Известный пример - матрица (таблица) распределения ответственности. Еще одним способом построения бизнес-процессов есть текстовое описание. Текстовый способ описания является наиболее приближенным к естественному способу общения заказчиков моделирования (руководителей бизнеса).
Однако в этом способе сложным моментом является формализация сложных бизнес-процессов, а также возникают задачи глубокого логико-лингвистического анализа текстов, который позволил бы отследить логические взаимосвязи между их элементами.
Наиболее оптимальным вариантом построения бизнес-процессов, который и реализован во всех профессиональных продуктах бизнес-моделирования, считается комбинация всех трех перечисленных способов их представления (график, таблица, текст).
При построении моделей бизнес-систем имеет смысл принимать во внимание такие свойства средств моделирования:
- универсальность (возможность представления различных аспектов моделируемой системы для различных классов систем и имеющиеся способы для этого);
- расширяемость (возможность моделирования новых сторон бизнес-системы, которые изначально не рассматривались, учета развития моделируемой системы и т.п.).
К современным системам бизнес-моделирования, как правило, относятся средства оформления регламентов и документации, с помощью которой на современном уровне и в соответствии с общепринятыми стандартами создаются базовые организационные документы:
- положение об организационно-функциональной структуре, отражающей состав бизнеса и функций, поддерживаемых в компании, а также их распределение внутри компании;
- положение о политики компании (режимной, учетной, инвестиционной и др.);
- положение об организации основных подсистем бизнеса и менеджмента технологий компании, детализированное описание функций по направлениям деятельности;
- документированные процедуры - описание бизнес-процессов в форме, которая позволяет как представить процесс стороннему наблюдателю, так и руководствоваться этим документом исполнителям операций процесса;
- традиционные «положения о подразделениях» и «должностные инструкции» персонала с перечнями функциональных обязанностей, видов ответственности, прав и полномочий сотрудников[13, c. 177].
В общем, каждый бизнес должен иметь бизнес-процессы, если предприятие соответствует хотя бы одному из следующих критериев:
- это холдинг, международная или глобальная компания;
- стремится обладать высокой степенью автоматизации;
- имеет сложные отношения с другими компаниями;
- хочет предоставлять клиентам услуги высокого качества;
- хочет работать в рамках электронного бизнеса.
Бизнес-среда подвергается постоянным изменениям, поэтому необходимо обновлять модель, чтобы она была актуальна
