1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Санкт-Петербургское государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Петровский колледж» (сокращенно - СПб ГБПОУ «Петровский колледж»), создано на основании приказа начальника Главного управления трудовых резервов при СНК СССР и Комитета по делам высшей школы при СНК СССР от 12.05.1944 №873/93/Т.
Постановление правительства Санкт-Петербурга №399 от 25.05.2017 "О реорганизации Санкт-Петербургского государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Петровский колледж"
Учредителем колледжа является город Санкт-Петербург в лице Комитет имущественных отношений (КИО) и Комитета по науке и высшей школе (КНВШ).
Учреждение находится в ведении КНВШ, осуществляющего координацию деятельности Учреждения.
Организация управленческой деятельности в колледже осуществляется на основе демократизации процессов управления, сочетания управления и самоуправления, исходя из задач, поставленных перед администрацией и коллективом колледжа. Организационная структура управляющей системы колледжа состоит из четырех уровней управления.
Контроль текущей успеваемости является основным средством обеспечения обратной связи в учебном процессе, необходимой для совершенствования методики преподавания данной дисциплины, управления процессом обучения и стимулирования самостоятельной работы обучающихся.
Контроль текущей успеваемости проводится в ходе семестра с целью определения уровня усвоения обучающимися знаний, сформированности у них умений и навыков, своевременного выявления недостатков в подготовке обучающихся и принятия необходимых мер по ее корректировке, совершенствованию методики обучения, организации учебной работы и оказания обучающимся индивидуальной помощи.
К контролю текущей успеваемости относятся: проверка знаний, умений и навыков обучающихся на занятиях, проверка качества конспектов лекций, первоисточников и иных материалов, проверка выполнения контрольных и лабораторных работ, рефератов, практикумов, защита курсовых работ (проектов), защита отчетов по учебной практике (предлагается исключить).
6. Результаты контроля текущей успеваемости учитываются преподавателями в журнале учета посещаемости и успеваемости обучающихся.
Статистические данные по текущей успеваемости курса за месяц (по группам и учебным дисциплинам) учитываются и обобщаются.
Журнал учета посещаемости и успеваемости обучающихся является документом, в котором фиксируются все проведенные в учебной группе (группе) занятия, выставляются результаты контроля текущей успеваемости знаний обучающихся и предварительной аттестации, делаются отметки о посещаемости занятий. Порядок ведения журнала определяется инструкцией, прилагаемой к нему.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Организационная структура управления предприятием СПб ГБПОУ «Петровский колледж» представлена в приложении 1.
Весь персонал компании представлен следующим образом:
Директор. Является руководителем фирмы. В его подчинении находятся руководители всех подразделений организации, а так же обслуживающий административный персонал.
Финансовый директор. Подчиняется непосредственно генеральному директору. Ответственный за управление финансовыми потоками, за финансовое планирование и отчетность. Определяет финансовую политику организации, разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению ее финансовой устойчивости. Руководит работой по управлению финансами исходя из стратегических целей и перспектив развития организации, по определению источников финансирования.
Главный бухгалтер. Подчиняется генеральному директору. Несет ответственность за формирования учетной политики, ведение бухгалтерского учета и формирование финансовой отчетности. Распоряжения главного бухгалтера, касающиеся оформления хозяйственных операций и предоставление в бухгалтерию соответствующей информации и документов, являются обязательными для всех работников хозяйствующего субъекта.
Руководитель IT-отдела. Подчиняется генеральному директору. Осуществляет контроль над работоспособностью и безотказностью ИС компании, организация и контроль работы сотрудников IT-отдела, Call-центра, формирование требований к ИС компании, формирование счетов телефонии и учет услуг интернет провайдеров. Кроме того, в его обязанности входит планирования внедрения информационных систем и аппаратных решений в сетевой инфраструктуре.
Руководитель отдела приема и маркетинга. Подчиняется генеральному директору. Обязанности: проведения приемных кампаний по набору студентов, планирование и организация деятельности отдела маркетинга; управление проектами в отделе маркетинга; разработка и контроль проведения рекламно-маркетинговых мероприятий; участие в подборе, обучении и оценке персонала отдела; поиск и проработка новых путей продвижения компании; эффективное взаимодействие с другими подразделениями компании.
Учебное управление. Данный отдел представлен специалистами, сопровождающими непосредственно учебный процесс учреждения.
?
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
К средствам технической архитектуры организации относятся сервера, персональные компьютеры работников СПб ГБПОУ «Петровский колледж», сетевое оборудование (кабель и маршрутизаторы).
Локальная вычислительная сеть построена на основе многопротокольного маршрутизатора в стойке IBM System Storage SAN06B-R.
Данное сетевое устройство обеспечивает высокую производительность, имеет FC-порты со скоростью передачи данных до 8 Гбит/с и аппаратную обработку данных для работы портов 1 Gigabit Ethernet (GbE) IP со скоростью физической линии.
Кроме того, в серверной комнате в телекоммуникационной стойке расположены следующие устройства:
? Blade-cерверы IBM BladeCenter PS700 Express (для организации файлового сервера, сервера баз данных, сервера приложений);
? Модульная дисковая система хранения IBM System Storage N3000
? ИБП Delta J 1-3 Series UPS
? Патч-панель.
Сервер имеет следующие технические характеристики:
? Четыре процессорных ядра POWER7 с частотой 3,0 ГГЦ
? От 4 до 64 ГБ оперативной памяти в восьми разъемах Dual Inline Memory Module (DIMM)
? Высокопроизводительная память Double Data Rate 3 (DDR3) с частотой до 1066 МГц
? Встроенный контроллер Serial Attached SCSI (SAS)
? Два отсека для 2,5-дюймовых жестких дисков SAS со скоростью вращения 10 000 об/мин, поддерживающие внутреннюю память емкостью 300 или 600 ГБ
? Встроенный двухпортовый адаптер Integrated Virtual Ethernet (IVE) Dual Gigabit
Модульная дисковая система имеет следующие характеристики:
? Физическая емкость системы хранения – до 136 ТБ
? До 4 ГБ памяти с функцией обнаружения и исправления ошибок (Error Checking and Correction, ECC)
? 8 полнодуплексных портов Ethernet стандарта 10/100/1 000 Base-T
? 12 портов FC 4 Гбит/с
? 2 порта FC 8 Гбит/с
? Диагностический индикатор (LED)/ЖК-дисплей (LCD)
? Два резервированных интегрированных охлаждающих вентилятора с возможностью «горячей» замены и блоки питания с автоматической регулировкой и возможностью «горячей» замены
В пользовательской части технической архитектуры размещены АРМ сотрудников СПб ГБПОУ «Петровский колледж», которые имеют следующие характеристики:
? Процессор Intel Pentium® Dual-Core #E5300, 2.6
? HDD 320 Гб
? Сеть 10/100 Мбит/с
? Оптический накопитель DVD±RW
? Корпус ATX Miditower 350 Вт чер./серебристый
? Монитор Acer A221HQbd [21.5'' Wide, 16:9 FHD, 5ms, 50000:1, DVI w/HDCP, Black glossyl]
В качестве сетевого оборудования используются маршрутизатор Planet XRT-501.
Сотрудники оснащены также ноутбуками Lenovo IdeaPad Y560A1.
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке 3.
Рис. 1. Схема программной архитектуры
В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной системы на АРМ пользователей используется Windows 7, в качестве серверной – Linux 2.6.25, MS Windows Storage Server 2003.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2003 Prof, включающий в себя MS Word 2003, MS Excel 2003., MS Outlook 2003.
Для защиты от вирусных атак используется (как на АРМ сотрудников, так и на серверах) ESET NOD32 Smart Security Business Edition.
Данное ПО обеспечивает комплексную защиту серверов и рабочих станций, включающая в себя антивирус, антишпион, антиспам, персональный файервол, а также приложение ESET Remote Administrator, которое обеспечивает централизованное администрирование антивирусного решения в корпоративных сетевых средах предприятия или глобальных сетях.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
Задача учета и анализа успеваемости студентов является одной из наиболее важных в ходе обеспечения учебного процесса.
Основным видом деятельности рассматриваемого учреждения является образовательная деятельность.
Характеристика данных бизнес-процессов приведена в Приложении 2.
Учет успеваемости и посещаемости является компонентом процесса управления учебным процессом. Учебный процесс среднего профессионального образования выполняется по рабочим учебным планам (РП), разработанным на основе Государственных образовательных стандартов (ГОС). РП для каждой учебной группы определяет номенклатуру учебных дисциплин, видов учебной деятельности и итоговые аттестации по каждой дисциплине. До начала учебного года кафедра получает список учебных поручений на будущий год с указание групп, потоков, видов нагрузки и аттестаций. Учебные поручения распределяются среди преподавателей кафедры и сведения об этом распределении передаются в Учебно-методическое управление (УМУ) для составления расписания.
Дистанционное обучение в настоящий момент осуществляется с помощью почты. Однако такое положение является анахронизмом, вследствие чего решено автоматизировать процесс дистанционного обучения.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Учебный процесс выполняется в соответствии с расписанием и завершается сессиями – выставлением оценок, по которым формируются итоговые документы: академические справки и приложения к дипломам. Промежуточные аттестации организуются деканатами для текущего контроля учебного процесса. По итогам обучения принимаются решения о переводах на следующий курс и отчислениях студентов. Кафедры, деканаты, УМУ, ректорат рассматривают итоги успеваемости для управления учебным процессом.
Входом учета успеваемости являются знания студента, полученные им за период обучения. Входными документами являются зачетка студента и экзаменационная ведомость или направление студента на зачет (экзамен) (приложение 3).
Выходом учета успеваемости являются заполненные зачетка студента и экзаменационная ведомость или направление, на основании которых формируются личные дела студентов, отчеты, итоговые документы: академические справки, приложения к диплому.
Ресурсами учета успеваемости является экзаменатор и обеспечение процедуры экзамена: помещение, информационные технологии и т.д., а также инспекторы деканатов, выполняющие учет успеваемости, и старшие лаборанты на кафедрах, помогающие в оформлении экзаменационных материалов и итогов экзаменов и зачетов (приложение 4).
Владельцем бизнес является декан факультета. Управление выполняется на основе требований ГОСов, нормативных документов в сфере высшего образования, нормативных документов вуза. Декан факультета контролирует основные показатели успеваемости и делегирует некоторые свои полномочия другим лицам. Учебно-методическое управления осуществляет контроль соблюдением правил проведения экзаменов и собирает статистику по итогам сессий и учебного года в целом.
Характеристика процесса подготовки отчетов представлена на рисунке в приложении 5.
Технология учета успеваемости имеет периодический характер. Выставление зачетов выполняется в последнюю учебную неделю семестра. В течение сессии студенты сдают экзамены по соответствующему расписанию. Задолжники сдают «хвосты» по направлениям в выделенное для этого время.
Таким образом, многие составляющие обучения студентов автоматизированы, но при этом процесс обучения сопровождают сопутствующие документы в печатной форме, что не позволяет своевременно осуществлять контроль качества обучения студентов.
Отсутствие связи между бизнес-процессами, материальными потоками и документами может образовывать целый комплекс проблем:
Расхождение реального состояния материальных потоков документам;
? Неотраженные документально изменения в материальных потоках (а также корректировки в процессах);
? Долгий поиск связанных между собой документов по разным структурам организации;
? Дубли и неточности, большой процент неточностей и ошибок;
? Отсутствие совокупного представления о состоянии дел и сложность прогнозирования и принятия важных решений;
? Непрозрачность бизнес-процессов создания, согласования, утверждения и контроля исполнения документов.
Сотрудник, отвечающий за учет и анализ успеваемости, как правило, тратит очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание заново – вместо повторного использования – документов, существующих "где-то в компании" (подобное происходит примерно в 70% случаев). При такой «разбросанности» данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.
Проведем расчеты, позволяющие оценить возможную эффективность внедрения автоматизированного варианта учета и анализа успеваемости студентов.
Использование вычислительной техники для решения различных задач в позволяет снизить административные накладные расходы, повысить производительность труда, рационализировать ведение дел и повысить эффективность управления.
Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.
Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей занимает продолжительное время и требует от студентов внимательности и усидчивости. Допущение даже малейших ошибок может повлиять на управленческие решения администрации.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации, участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить эффективность мониторинга состояния обучения в целом.
1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
Таким образом, многие составляющие обучения сотрудников автоматизированы, но при этом процесс обучения сопровождают сопутствующие документы в печатной форме, пересылаемые по почте, что не позволяет своевременно осуществлять контроль качества обучения сотрудников.
Отсутствие связи между составляющими процессами в дистанционном обучении, материальными потоками и документами влечет за собой целый комплекс проблем:
• Несоответствие действительного состояния материальных потоков документам;
• Документально незафиксированные изменения в материальных потоках (в том числе изменения в процессах);
• Мучительный поиск связанных между собой документов по различным подразделениям компании;
• Неточности и дублирования, высокая вероятность ошибок и несоответствий;
• Отсутствие целостной картины состояния дел и проблематичность прогнозирования и принятия управленческих решений;
• Непрозрачность бизнес-процессов разработки, согласования, утверждения и контроля выполнения документов;
Сотрудник компании, отвечающий за организацию дистанционного обучения, как правило, тратит очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание заново – вместо повторного использования – документов, существующих "где-то в компании" (подобное происходит примерно в 70% случаев). При такой «разбросанности» данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.
Схема документооборота в процессе обучения сотрудников представлена на рисунке в приложении 6.
Проведем расчеты, позволяющие оценить возможную эффективность внедрения автоматизированного варианта дистанционного обучения сотрудников.
Использование вычислительной техники для решения различных задач на предприятии позволяет снизить административные накладные расходы, повысить производительность труда, рационализировать ведение дел и повысить эффективность управления.
Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.
Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и усидчивости. Допущение даже малейших ошибок может повлиять на управленческие решения администрации Центра.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации, участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить эффективность мониторинга состояния обучения в целом.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение[2].
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций.
В таблице 1 произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1
Расчет эффекта внедрения
Действие Среднее количество
за рабочий день Время, необходимое для выполнения одного действия, минут Общее время, минут
Учет отправки отчетности 10 5 50
Проверка корректности отчетов 10 10 100
Обобщение данных 10 2 20
Контроль первичных документов 10 15 150
Подготовка обобщенных отчетов 10 1 10
Подсчет экономических показателей 10 1 10
Получение статистической отчетности за период (раз в неделю) 0,14 1 0,14
ИТОГО, минут: 340
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 340 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников компании.
Кроме того, использование вычислительной техники для оптимизации процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации и процессов по ее обработке, участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить эффективность подготовки отчетности в целом.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет применения следующих мер: использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй; использованием антивирусного программного обеспечения - Kaspersky Enterprise Space Security; соблюдением регламента работы с документами в бумажной и электронной форме; использованием резервного копирования информации; использование организационных и кадровых мер, в том числе системы контроля доступа.
Защита от несанкционированного доступа в СПб ГБПОУ «Петровский колледж» обеспечивается путем применения программного средства «Dallas Lock 6.0/7.0», обеспечивающего многоуровневую защиту локальных ресурсов компьютера.
Все программное обеспечение, установленное на компьютерном оборудовании компании, является собственностью компании и должно использоваться исключительно в производственных целях.
Сотрудникам запрещается устанавливать на предоставленном в пользование компьютерном оборудовании нестандартное, нелицензионное программное обеспечение или программное обеспечение, не имеющее отношения к их производственной деятельности. Если в ходе выполнения технического обслуживания будет обнаружено не разрешенное к установке программное обеспечение, оно будет удалено, а сообщение о нарушении будет направлено непосредственному руководителю сотрудника и в Департамент защиты информации.
На всех портативных компьютерах должны быть установлены программы, необходимые для обеспечения защиты информации: персональный межсетевой экран; антивирусное программное обеспечение; программное обеспечение шифрования жестких дисков; программное обеспечение шифрования почтовых сообщений.
Все компьютеры, подключенные к корпоративной сети, оснащены системой антивирусной защиты, утвержденной руководителем предприятия.
Сотрудникам компании запрещается: блокировать антивирусное программное обеспечение; устанавливать другое антивирусное программное обеспечение; изменять настройки и конфигурацию антивирусного программного обеспечения.
Кроме того, определены инструкции пользователям по использованию паролей и антивирусной защиты.
Все пользователи должны придерживаться установленных процедур поддержания безопасности при выборе использовании паролей. Они обязаны соблюдать следующие инструкции: обязательно устанавливать персональные пароли для обеспечения подотчётности; хранить все пароли в секрете; не записывать пароли на бумаге, если бумажные носители не могут быть сохранены в надежном месте; менять пароль каждый раз, когда есть указания на возможную компрометацию системы или паролей; использовать пароли, содержащие не менее 6 знаков; изменять все пароли через регулярные промежутки времени (не более 180 суток) и не использовать повторного или циклического применения старых паролей; как можно чаще менять пароли для доступа к системным утилитам и привилегированным системным ресурсам; всегда изменять временные пароли при входе в систему; не использовать пароли в открытых сценариях автоматического входа – макросах или функциональных клавишах.
При выборе паролей не рекомендуется использовать: дату рождения; инициалы и регистрационные номера автомобилей; названия и идентификаторы структурных подразделений; номера телефоном и другие группы символов, состоящее из одних цифр; пользовательские, системные и групповые идентификаторы; более двух одинаковых символом; группы символов, состоящие из одних букв.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Системы управления обучением. Такие системы зачастую необходимы для контроля большого числа обучаемых. Часть из них ориентированы на применение в учебных заведениях (Blackboard, e-College или WebCT), часть на корпоративное обучение (Docent, Saba, Aspen). Их основной составляющей становится то, что они помогают контролировать обучение пользователей, сохранять их параметры, вести учет числа заходов на разные разделы сайта, указывать время, потраченное обучаемым, на выполнение каждой части курса.
CMS. Управление контентом электронных курсов помогает размещать электронные учебные материалы в различных форматах и управлять ими. Подобная система состоит из интерфейса и БД, содержащей образовательный контент.
Системы управления обучением и учебным контентом. Такие системы включают в себя возможность двух предыдущих и становится сейчас самыми перспективными в плане организации электронного обучения. Контроль большого потока обучаемых, возможность быстрого создания курсов и наличие других модулей помогает системам управления обучением и контентом решать задачи организации обучения в основных образовательных структурах.
Сейчас есть две основные ветки реализации систем электронного обучения: корпоративные LMS\LCMS; Open-Source LMS\LCMS; корпоративные LMS\LCMS.
Представляют собой коммерческие разработки, необходимые для применения в удаленном обучении, либо в процессе внедрения электронного обучения в учебном заведении. На отечественном рынке представлены следующие.
“Битрикс: Управление сайтом” – CMS, широко распространенная и хорошо известная. Продукт поставляется в различных по мощности версиях, где основное отличие – набор модулей (возможностей). Но разработку дизайна сайта и его первоначальную настройку реализуют только профессиональные специалисты (PHP-программист). Сама система также очень требовательная к аппаратной мощности сервера.
“NetCat” – в данный момент CMS представлена в версии 2.3, а первая была обнародована в далеком 1999 году. Эта CMS функциональна, удобна и проста в работе. Ко всем пакетам (исключая “Small Business”) предлагается квалифицированная ТП по горячей телефонной линии или другому удобному способу общения. В процессе создания сайта и (особенно сложного и многофункционального) необходимы знания программистов (PHP и MySQL).
“inDynamic 2.3” – обширная и достаточно удобная CMS. Сайты, разработанные на основе этой системы, имеют ряд преимуществ перед большинством других (тут можно выделить только Amiro.CMS) в рамках поискового продвижения и раскрутки.
