1. Теоретические аспекты организации учета расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям
1.1 Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов организации с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям
Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.
В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.
- Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
- Постановление Правительства РФ от 30.11.2013 № 1101 «О предельной величине базы для начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды с 1 января 2014 г.» // Собрание законодательства РФ. – 09.12.2013. – № 49 (часть VII). – ст. 6442.
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
- Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.06.2014) [4].
- Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008) от 18.12.2012 № 164н [5].
Формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
- приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
- расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
- командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
- авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).
Расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты. Заявление на имя руководителя работник составляет в произвольной форме, однако должен конкретно характеризовать предстоящие расходы.
При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:
- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
- выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Исходя из этих требований, в организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:
- перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
- срок, на который выдаются подотчетные суммы;
- порядок представления и утверждения авансовых отчетов.
Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.
Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.
Это следует из ст. 243 Трудового кодекса РФ [4], согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.
Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть прописан в приказе об учетной политике.
Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он даст распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.
Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" [21], или надлежаще оформленными другими документами (платежными ведомостями (расчетно-платежными), заявлением на выдачу денег, счетом и другими) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3, утвержденной Постановлением № 88 [21].
В расходном кассовом ордере в строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а в строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Кроме подписей кассира, главного бухгалтера и руководителя расходный кассовый ордер должен подписать и тот человек, который получил денежные средства. При этом он должен обязательно указать полученную сумму (рубли - прописью, копейки - цифрами) и предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кассир обязан записать его паспортные данные в предусмотренной графе.
Выдать денежные средства кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.
Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру [18].
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо и по предъявлению паспорта.
Максимальный размер сумм, выдаваемых под отчет, законодательно не определен, в связи с чем, организации для осуществления контроля движения наличных денежных средств, следует предусмотреть свой лимит [18].
При этом необходимо учесть Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" [22].
Выдача денег в подотчет возможна и безналичным способом. Этот способ удобен в случае выдачи денежных средств командировочному лицу. Деньги перечисляются на карточный счет. С использованием банковской пластиковой карты работник может оплачивать свои командировочные расходы либо в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат.
Для обслуживания платежной карты между клиентом и банком-эмитентом заключается договор, на основании которого банк открывает специальный карточный счет и выдает клиенту банковскую карту.
Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета (п. 1.8 Положения № 266-П) [17].
Согласно п. 3.1 Положения № 266-П [20] операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.
Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще предоставить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.
При этом расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли (Письмо Минфина России от 3 июля 2006 г. № 03-03-04/2/170) [26]. Списанные с карточки денежные средства, использованные на эти нужды, считают личными расходами командированного работника (дебиторской задолженностью перед организацией). После возвращения из поездки сотрудник должен будет вернуть их организации.
