ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ТЕОРЕТИЧЕСКИХ ОСНОВ УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ
1.1 Понятие, классификация материально-технических средств
Для функционирования компании кроме оборудования и помещения также нужны некоторые материальные ценности. К этой группе часто относят основные и вспомогательные материалы и сырье, возвратные отходы, купленные полуфабрикаты, топливо и запчасти, упаковку и тару. Сырье и основные материалы – это материальные ценности, используемые для производства продукции. Под сырьем обычно понимают продукцию добывающей отрасли (полезные ископаемые, продукты животноводства, скот, зерно и т.п.) Материалы включают в себя продукцию обрабатывающих предприятий - пластик, мука, ткань, резина, доски и т.п.
Под вспомогательными материальными ценностями подразумевают средства, применяемые для обработки сырья и основных материалов. Они помогают получить в продукции нужные потребительские свойства (вкусовые добавки, натуральные и искусственные красители). Также вспомогательные материалы часто применяются для технического обслуживания орудий труда (смазки, масла). Под покупными полуфабрикатами понимают материалы и сырье, которые проходят заранее определенную обработку, все еще не являются полноценными изделиями. Их покупают у других компаний, при этом они выполняют идентичную роль, как и сырье с основными материалами. Возвратными отходами при производстве называют остатки сырья и материалов, образовавшиеся за время создания готовой продукции и утратившие полностью или частично главные потребительские свойства материалов и сырья (обычно это стружка, опилки и т.д.). Само топливо подразделяется на технологическое, двигательное и хозяйственное. И применяется оно соответственно для технологических целей, в качестве горючего и в процессе отопления помещений. Упаковка и тара относятся к материальным ценностям, используемым для хранения, перевозки и упаковки продукции и материалов (мешки, коробки, бочки, бутылки). Запчасти используются для ремонта механизмов и при замене деталей машин. Перечисленные материальные ценности подвергаются синтетическому и аналитическому учету. Чтобы грамотно выполнить данную задачу, нужно установить понятную систему документооборота и всех документов, внедрить номенклатуру – ценник, периодически в установленном порядке проводить инвентаризацию и контрольную выборочную проверку остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
Любая группа должна иметь свое деление на сорта, виды, типоразмеры, марки. Для организации правильного учета материальных ценностей к компании нужно разработать номенклатуру – ценник. Под ним подразумевается упорядоченный перечень названий полуфабрикатов, материалов, запчастей, топлива и других ценностей, используемых на фирме. Такой документ также должен иметь сведения о всех материалах, их правильном техническом наименовании (исходя из требований ГОСТ), полную характеристику (сорт, марка, единица измерения, габариты), а также номенклатурный номер, являющийся условным обозначением, которое позволяет объединить все перечисленные признаки. И если номенклатура содержит учетную цену материала, ее принято называть номенклатурой-ценником. [5] В последствии, делая выписку документов по движению товаров, указывается название материала вместе с номенклатурным номером. Такой подход позволяет избежать ошибок, делая записи в бухгалтерском и складском учете ТМЦ.
Складским учетом товаров принято называть деятельность, связанную с отслеживанием поступления, хранения и выбытия товаров, и их оплатой.
В момент учета отслеживается поступление, движение по складу и выбытие с территории склада товаров в двух выражениях: натуральном и стоимостном, при этом используются данные товарных приходных и расходных документов. Каждое движение ТМЦ четко документируется.
Отпуск продукции реализован по накладным с указанием лица, которое получает товар, даты отгрузки, полного наименования, итогового количества и стоимости. В случае выявления бракованной продукции готовится акт на списание. Складские документы передаются в бухгалтерию, где их проверяют и либо ставят на учет, либо списывают с учета (для расходных документов).
В технологическом плане складской учет товаров является совокупностью последовательно реализованных операций, которые связаны с подготовкой к приемке и самой приемкой товаров, их размещением на хранение, организацией процесса хранения, подготовкой к отпуску и отпуск товаров. Сложность и количество операций складского технологического процесса зачастую зависят от вида склада, физико-химических свойств хранящихся товаров, объема товарооборота и остальных факторов. Реализация технологических процессов в целом влияет на общую продолжительность продвижения товаров от производителя к получателю. Но в любом случае скорость технологического складского процесса так или иначе связана с функциями, выполняемыми складом, условиями поставки и степенью автоматизации складских операций.
Правильная организация технологического процесса заключается в:
• планомерном и последовательном выполнении складских операций, которые способствуют ритмичной и эффективной организации труда работников склада, максимальной загрузке оборудования и складских площадей;
• оптимальном использовании емкости и мощностей складов;
• гарантии сохранности потребительских свойств товаров в процессе их хранения и обработки;
• увеличении доли автоматизации складских операций;
• уменьшении уровня складских расходов на основе использования инновационных технологий работы.
Цель складского учета товарно-материальных ценностей состоит в следующем:
• уменьшение потери запасов в результате краж, несанкционированных проникновений, порчи, неустановленного расходования;
• поддержание эффективного взаимодействия с отделом продаж, складом и производством.
Целевые направления внутреннего контроля хранения МПЗ (материально-производственных запасов) включают в себя:
• меры влияния, снижающие возможность потерь, порчи, хищения и неэффективного использования ресурсов;
• гарантии, что запасы не будут использоваться или перемещаться без четкого и правильного отражения в учетных документах;
• правильное формирование себестоимости запасов;
• правильную оценку имеющихся запасов в бухгалтерской отчетности;
• полное соответствие учетных остатков, отмеченных в регистрах аналитического учета, результатам проводимой инвентаризации.
Базовые направления внутреннего контроля поставок заключаются в следующем:
• принятие мер, предупреждающих возможность образования кредиторской задолженности в отношении товаров, которые буди куплены несанкицонированно;
• кредиторская задолженность не может отображаться до момента передачи товаров и оказания услуг;
• только санкционированная кредиторская задолженность должна правильным образом отражаться и анализироваться.
Важно реализовать разделение обязанностей между лицами, которые ответственны за следующие функции; заказ и закупка ТМЦ, получение, приемка и их окончательная оплата. Основная цель такого разделения ролей – предупреждение злоупотреблений в случае возможного сговора.
1.2 Анализ учета материально-технических средств
В работе компании, представляющей собой совокупность нескольких связанных и взаимодействующих подразделений, передача данных является особо важным и непременным фактором оптимального функционирования данной структуры. [3] При этом важным фактором тут является обеспечение оперативности и точности всех данных. Для большинства компаний внутрифирменная система передачи данных позволяет решить задачи технологического процесса и носит производственный характер. И относится это в первую очередь к процессам обеспечения предприятий кооперированной продукцией, которая приходит и специализированных подразделений по внутренним каналам данных. [19] В таком случае информация играет основополагающую роль в предоставлении сданных для принятия важных управленческих решений и становится одним из решающих факторов, обеспечивающих минимизацию издержек производства и увеличение его эффективности.
Введение ИС управления материально-техническими ценностями обеспечит уменьшение управленческих и накладных расходов, обеспечит автоматизированный безошибочный учет всех материальных ценностей организации, их распределение и перемещение, даст возможность формирования достоверной и полной информации обо всех проводимых с материальными ценностями операциях. [21]
Систему необходимо реализовать как многопользовательскую. Одновременно с системой могут работать несколько человек, причем разграничение прав доступа должно быть настроено таким образом, что пользователь может работать только в рамках дозволенных ему полномочий.
Разрабатываемая система должна позволять выполнять следующие функции:
1. Регистрация материальных ценностей по приходным накладным.
2. Инвентаризация материальных ценностей и ввод их в эксплуатацию.
3. Учет выдачи ценностей со склада (продажа).
4. Учет наличия материальных ценностей на складе. [22]
5. Формирование документов, соответствующих описанным выше хозяйственным операциям, а именно: приходной накладной, договора на продажу, накладной, отчета по наличию, отчета по перемещению за период.
Создаваемая система должна соответствовать следующим критериям:
• Масштабируемость. Начало использования системы в компании изначально возможно на одном рабочем месте с последующим увеличением рабочих мест по мере необходимости без потерь уже занесённых в БД данных;
• Корпоративность. Предоставление доступа пользователю к внутренним функциям системы при наличии у него необходимых полномочий;
• Управляемость. В случае возникновения необходимости в изменении деятельности учреждения перенастройка системы не должна приводить к остановке в ее работе;
• Защищенность. Реализация разграниченного доступа к БД системы по правам пользователей. [16]
Созданная система должна работать стабильно и при возникновении критических ошибок, даже тех, которые получаются по вине пользователя из-за неверно введенных данных. Соответственно, секции ПО, в которых может появится такая ошибка, должны быть устроены в программе особым образом. При возникновении ошибки программа просто выдает предупреждение и продолжает свою работу.
Программа должна поддерживать физическую и логическую целостность БД. В случае удаления или изменения данных программа должна контролировать ссылочную целостность данных в БД.
Задачей выпускной квалификационной работы является разработка ИС контроля и учета ТМЦ склада.
Разрабатываемая ИС должна обеспечивать возможность выполнения перечисленных ниже функций:
1) Ввод и хранение данных по получению и отгрузке ТМЦ непосредственно на предприятии.
2) Учет возврата.
3) Контроль остатков ТМЦ на складе. [17]
4) Контроль за перемещением ТМЦ между отделами.
5) Создание оперативных сводок по получению и отгрузке ТМЦ на складе.
6) Создание и печать отчетов: отчеты по остаткам на складе, отчеты по поступлению и движению ТМЦ.
7) Вывод на печать документов (товарная накладная, счет-фактура, накладная на перемещение ТМЦ);
8) Формирование промежуточных и отчетных документов.
Целями разработки ИС являются:
1) Уменьшение времени на проведение учета ТМЦ.
2) Уменьшение времени на обработку информации.
3) Сокращение большого бумажного документооборота.
4) Возможность прекращения дублирования потоков информации.
5) Повышение степени безопасности и сохранности информации.
При разработке ИС будут учтены следующие требования: [21]
1) Предоставление выходной информации в виде отчета, содержащего наличие остатков ТМЦ на сладе, как общей таблицей по всем складам, так и каждого склада в отдельности; отчеты по отгрузкам и перемещению ТМЦ.
2) Необходимые источники поступления информации. Документы перемещения ТМЦ.
3) Разработка интуитивно-понятного и удобного интерфейса для последующего обучения пользователей системы.
В результате, разработанное АРМ (автоматизированное рабочее место) позволит оптимизировать учет ТМЦ на складе и на предприятии, а именно сократить время обработки документов и информации.
В данной ИС (информационной системе) будут использоваться следующие входные документы:
• приходная накладная;
• счёт-фактура;
• приходный ордер;
В качестве выходных в ИС будут формироваться отчеты:
• список ТМЦ;
• акт учета ТМЦ;
• акт списания ТМЦ;
• накладная на выдачу ТМЦ;
• журнал учета движения ТМЦ. [22]
1.3 Анализ существующего программного обеспечения для учета материально-технических средств
При существующей технологии работы для решения задач менеджер склада используют программы MS Excel и MS Word. Шаблоны основных документов созданы в этих программах, и кладовщики либо распечатывают бланки и заполняют их вручную, либо полностью оформляют документ на компьютере и распечатывают. Исходные данные для этих документов подготавливаются вручную. Понятно, что при таком подходе имеющиеся ЭВМ используются неэффективно. [13]
На рынке программных средств в настоящее время имеется множество программ для автоматизации складского учета. Рассмотрим продукты «БИТ:Управление складом 8», Фолио WinСклад, Парус.
БИТ: Управление складом 8 - программный продукт для автоматизации складов и складских комплексов, разработанный на платформе 1С:Предприятие 8. [11]
ФОЛИО WinСклад - складская программа, предназначенная для автоматизации учета и анализа движения товаров и денежных средств, формирования и печати первичных складских и платежных документов, отчетов, экспорта данных в бухгалтерские программы ФОЛИО и других производителей, а также в MS Excel. Разработана на основе технологии клиент-сервер, на языке Visual Basic; в качестве СУБД используется Microsoft SQL Server. [13]
Сравнение функциональности рассмотренных программных продуктов приведено в таблице 1.
1) Функционал рассмотренных систем не полностью соответствует потребностям предприятия. С одной стороны, в этих программных средствах предложены функции, которые будут не востребованы ФГУП «Росморпорт», что усложнит работу пользователей с системой. С другой стороны, ни одна из программ не поддерживает функцию управления остатками товаров, и только программа Фолио WinСклад из рассмотренных поддерживает группировку ТМЦ.
2) Ни одна из рассмотренных систем не обеспечит обмен данными с информационными системами бухгалтерии, отдела продаж и отдела снабжения ФГУП «Росморпорт».
Таблица 1 - Сравнение программных продуктов
Характеристика программы БИТ: Управление складом 8 ФОЛИО WinСклад Парус
Учет основных складских операций: приход, разгрузка, возврат, резервирование, внутреннее перемещение, инвентаризация Да Да Да
Справочник ТМЦ с группировкой Нет Да Нет
Подготовка отчета о состоянии склада Да Да Да
Управление остатками товаров Нет Нет Нет
Совместимость с модулем Бухгалтерия программы Парус Нет Да Да
Обмен данными с программами отдела снабжения и сбыта Нет Нет Нет
3) Проектируемая система будет полностью поддерживать специфику складского учета ФГУП «Росморпорт»:
- проектируемая АРМ менеджера склада обеспечит функции приемки ТМЦ, комплектации заказа, отгрузки ТМЦ, управления остатками, подготовки отчетов;
- проектируемая система обеспечит взаимодействие с информационными системами отделов продаж, снабжения и бухгалтерии;
- карточки учета материалов будут вестись автоматически[25].
Таким образом, существующие программы средства, предназначенные для ведения товарно-материального учета не обеспечат необходимых параметров автоматизации при внедрении в рассматриваемой компании.
?
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ
2.1 Анализ деятельности ФГУП «Росморпорт»
Федеральное государственное унитарное предприятие «Росморпорт» (ФГУП «Росморпорт») создано в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25.09.2002 № 705 «О совершенствовании системы государственного управления морскими торговыми и специализированными портами», приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 28.11.2002 № 154 «О мерах по реализации постановления Правительства Российской Федерации от 25.09.2002 № 705» и распоряжением Министерства имущественных отношений Российской Федерации от 07.04.2003 № 1069-р.
Миссия предприятия:
• Содействовать развитию морской транспортной инфраструктуры России и повышению конкурентоспособности российских морских портов путем эффективной эксплуатации, содержания и развития закрепленного за предприятием федерального имущества в морских портах.
• Принимать активное участие в реализации федеральных целевых программ развития морского транспорта Российской Федерации.
• Оказывать услуги по обеспечению безопасности мореплавания в акваториях морских портов и на подходах к ним.
2.2 Анализ порядка учета материально-технических средств, их выдачи и списания в ФГУП «Росморпорт»
Для характеристики и анализа складского учёта, реализуемого на объекте исследования, воспользуемся технологией функционального моделирования бизнес-процессов. Представим описание реализации складского учёта при помощи диаграмм IDEF0 и DFD. [12]
Процесс учета ТМЦ достаточно сложен, поэтому его можно разделить на ряд элементов (рисунок 1 и 2):
• заказ ТМЦ;
• учет поступающих ТМЦ;
• учет выданных ТМЦ;
• учет списанных ТМЦ;
• подготовка отчетов по движению ТМЦ.
Рисунок 1 - Характеристика процесса деятельности специалиста склада по учету и контролю ТМЦ
Процесс можно разделить на следующие под процессы:
• Заказ ТМЦ;
• Учет поступающих ТМЦ;
• Учет выдачи ТМЦ;
• Учет списания ТМЦ;
• Подготовка отчетов по итогам движения ТМЦ.
Рисунок 2 - Декомпозиция процесса деятельности специалиста склада по учету и контролю ТМЦ
Характеристика процесса учета поступающих ТМЦ приведена на рисунке 3.
Характеристика процесса учета выдачи ТМЦ приведена на рисунке 4.
Характеристика процесса формирования отчетов приведена на рисунке 5. Оценка ТМЦ осуществляется каждый раз при его приеме на склад или выдачи со склада.
Рисунок 3 - Декомпозиция процесса учета поступающих ТМЦ
Рисунок 4 - Декомпозиция процесса учета выдачи ТМЦ
Рисунок 5 - Декомпозиция процесса формирования отчетов
В результате деятельности лиц формируются следующие документы:
• Накладная на выдачу ТМЦ со склада;
• Накладная на получение ТМЦ со склада;
• Журнал актов списания ТМЦ;
• Журнал движения ТМЦ.
В результате от сотрудников предприятия требуются большие затраты времени, имеет место нерациональное использование ресурсов, а также отсутствие хорошо спроектированного информационного хранилища. Исходя из этого, представляется целесообразным создание специализированной АРМ, которая позволит автоматизировать операции, выполняемые в рамках рассмотренных бизнес-процессов. Ее внедрение будет способствовать созданию единой базы ТМЦ, стандартизации отчетности и экономии времени сотрудников.
