1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Общая характеристика бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Несмотря на то, что тенденция развития денежных отношений направле¬на на увеличение объема безналичных расчетов между хозяйствующими субъ¬ектами, налично-денежные расчеты до сих пор имеет большой вес в денежном обороте предприятий. Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необ¬ходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия [47, с.23]. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией Центрального Банка Российской Федерации.
Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы [50, с.27].
Расчеты с подотчетными лицами весьма разнообразны:
? приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
? оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
? расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
? представительские расходы.
Рисунок 1 - Структура расходов, оплачиваемых через подотчетных лиц
Список лиц, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Утвердить такой список руководитель может как в виде отдельного приказа (распоряжения), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике [63, с.40].
В приказе должны быть определены:
? перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
? срок, на который выдаются подотчетные суммы;
? порядок представления и утверждения авансовых отчетов.
При этом в приказе не следует упоминать работников, получающих денежные средства на командировку, так как в данном случае издается отдельный приказ о направлении их в служебную командировку [62, с.22].
Выдача подотчетным лицам денежных средств производится на основании письменного заявления работника, подписанного руководителем, в котором указываются назначение аванса, сумма и срок, на который он выдается. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности.
Основным документом, которым оформляются расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Именно на его основании выданные под отчет суммы списываются с кредита счета 70. Однако нельзя недооценивать первичные документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм. Если они будут выглядеть недостоверными, проверяющие включат соответствующие суммы в налогооблагаемый доход сотрудника, исключат их из расходов, принимаемых при расчете налоговой базы работодателя, также существует риск доначисления страховых взносов.
Основное правило ведения расчетов с подотчетными лицами сформулировано в п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2015 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Так, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
