ВВЕДЕНИЕ
Документационное обеспечение управления необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера, направления деятельности.
ДОУ охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учёту документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
Документ -это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .
Правильная организация документационного обеспечения управления - один из важнейших критериев успешной деятельности компании. Проблемы работы с информацией, накопленной за многие годы, как в бумажном, так и в электронном виде, стали актуальными для многих организаций, не зависимо от направления их деятельности и формы собственности. Наличие информации не всегда гарантирует возможность принятия правильного управленческого решения. Сначала данные нужно проанализировать, систематизировать, обработать и только после этого информация будет способствовать принятию оптимального конечного решения.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена недостаточной изученностью проблем документационного обеспечения управления в ООО «КТК «Прима». Рациональная организация работы с документами в ООО будет способствовать целенаправленному формированию информационных ресурсов (в том числе, и баз данных), их организации и обеспечению их эффективного функционирования.
Объектом исследования являются документы, образующиеся в процессе деятельности ООО «КТК «Прима».
Предметом исследования – организация и развитие документирования деятельности общества.
Целью выпускной квалификационной работы является рассмотрение и изучение организации и документирования деятельности муниципальных органов жилищно-коммунального хозяйства ООО «КТК «Прима».
Задачами, подлежащие рассмотрению для достижения заданной цели являются:
- рассмотрение истории ООО «КТК «Прима», основных направлений деятельности компании и организационной структуры;
- анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в ООО «КТК «Прима»;
- изучение и анализ документирования управленческой деятельности и технологии работы с управленческими документами ООО «КТК «Прима»;
- разработка предложений по совершенствованию работы с документами на основе современной законодательной и нормативно методической базы.
Для написания данной работы был использован ряд источников, которые можно подразделить на несколько групп.
К первой группе можно причислить законодательные акты, направленные на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности, установление единообразия их подготовки и оформления и нормативные документы в сфере делопроизводства.
Во вторую группу включаются методические документы. Отдельно в качестве источника использовались локальные нормативные акты ООО «КТК «Прима», содержащий информацию о деятельности компании, её структуре и достижениях. Конституция Российской Федерации является важнейшим правовым актом, регулирующим основополагающие сферы жизни деятельности. Конституция РФ определяет сущность Российского государства, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях позволяет упорядочить делопроизводство в организации, тем самым избежать ответственности за нарушение установленного порядка работы с документами, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности и конфиденциальности в работе с документами. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» определяет нормы регулирования информационных отношений, закрепляет принцип свободы поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом, содержит положения направленные на защиту информации.
Федеральный закон «О государственной тайне» и Федеральный закон от «О коммерческой тайне» определяют какая информация относится к государственной или к коммерческой тайне, степень секретности документа, какая информация может быть засекречена или конфиденциальная.
Законодательным актом, в соответствии с которым компания осуществляет свою деятельность, является Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» . Закон регулирует основные положения об обществах с ограниченной ответственностью.
С 1 июля 2018 года в связи с изданием Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (ред. от 25.05.2017), утвердившего ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу».
Национальный стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Профессиональный стандарт "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" устанавливает реализацию обеспечивающих функций управления организацией и внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией.
Приказ Рос архива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» определяет рамки в вопросах организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от составления и получения документов до передачи их в архив: общие требования к составлению и оформлению документов, особенности оформления документов, правила регистрации документов, контроль исполнения документов, работа с номенклатурой дел, формирования дел, их оформления и т.д. Они снабжены приложениями, в которых представлены формы управленческих документов, номенклатуры дел, описей и др. Методические рекомендации могут быть использованы в качестве методического документа, так как на их основе можно разрабатывать индивидуальную инструкцию по делопроизводству, документальные нормативные акты.
Документационное обеспечение управления является предметом изучения в научной литературе. Для написания данной работы использовались учебные пособия и статьи, посвященные организации работы с документами.
В учебном пособии Т. А. Быковой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной, «Делопроизводство» отражены основные этапы формирования и развития отечественной системы делопроизводства, дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов РФ, регулирующих современные нормы работы с документами, изложены основные проблемы создания службы делопроизводства, приведено описание основных технологических операций документационного обеспечения управления.
В учебном пособии В.В. Галахова, И.К. Корнеева, Г.Н. Ксандопуло, А.В. Пшенко, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой, «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов»13, освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства, т.е. подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки. Структура выпускной квалификационной работы определена в соответствии с целью и задачами исследования.
Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, определена цель, в соответствии с которой поставлен ряд задач, решаемых в ходе написания работы, дана характеристика использованных источников и литературы.
В первой главе раскрывается история появления деятельности ООО «КТК «Прима», проанализирована структура, задачи и функции этой компании. На основе изучения учредительных документов определены: структура службы ДОУ, задачи и функции секретариата ООО «КТК «Прима»; проведен анализ нормативно-методических документов, разработанных в ООО «КТК «Прима».
Вторая глава содержит анализ документооборота в ООО «КТК «Прима». Последовательно рассмотрены и проанализированы все участки движения документов, порядок приема, регистрации, исполнения, контроля и подготовки документов к хранению. Сформированы предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО «КТК «Прима».
Заключение содержит краткие выводы по результатам выполнения каждой из задач выпускной квалификационной работы.
