Онлайн поддержка
Все операторы заняты. Пожалуйста, оставьте свои контакты и ваш вопрос, мы с вами свяжемся!
ВАШЕ ИМЯ
ВАШ EMAIL
СООБЩЕНИЕ
* Пожалуйста, указывайте в сообщении номер вашего заказа (если есть)

Войти в мой кабинет
Регистрация
ГОТОВЫЕ РАБОТЫ / ДИПЛОМНАЯ РАБОТА, БИЗНЕС ПЛАНИРОВАНИЕ

Разработка рекомендаций по построению и развитию эффективной системы бизнес-коммуникаций в компании «АU PОNT RОUGЕ» на основе внедрения электронного документооборота

irina_krut2020 1625 руб. КУПИТЬ ЭТУ РАБОТУ
Страниц: 65 Заказ написания работы может стоить дешевле
Оригинальность: неизвестно После покупки вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100% с помощью сервиса
Размещено: 07.05.2020
67 с., 6 рис., 7 табл., 43 источник, 3 прил. БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИИ, ДОКУМЕНТООБОРОТ, КОММУНИКАЦИИ, ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ, СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОЕКТА, АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ Объектом исследования является универмаг «Аu Pоnt Rоugе». Целью выпускной квалификационной работы является разработка мероприятий для создания эффективной системы бизнес-коммуникаций в компании на основе внедрения электронного документооборота. На основе анализа деятельности компании на примере основных бизнес-процессов выделены основные недостатки в существующей системе документооборота компании. Сделан анализ выручки, прибыли и расходов компании. Разработаны меры по построению и развитию эффективной системы бизнес-коммуникаций в компании на основе внедрения информационной системы 1С: Предприятие 8.0.
Введение

Вопрос о полном переходе всех подразделений предприятий, малого, среднего и, тем более, крупного бизнеса, полностью на внедрение электронного документооборота встал в настоящее время как никогда остро. Особенно данная проблема стала актуальной для предприятий, состоящих из множества различных по структуре и назначению подразделений, а также работающих с иностранными партнерами, где около 80% корпоративной информации находится в документах. Необходимо повысить эффективность обработки документов, чтобы получить преимущество, которое бы способствовало быстрому развитию системы управления документооборота компании. Электронный документооборот становится необходимым фактором успешного развития бизнеса в современных условиях, так как он повышает степень мобильности, устойчивости и конкурентоспособности на рынке. Потребность предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота продолжает расти, так как эта система обладает рядом существенных преимуществ. Важно отметить, что управление документами это не одна технология, а несколько. Основной задачей является интеграция нескольких программных пакетов - для хранения изображений и поиска, управление рабочими процессами, соединения управления документами и документ- презентаций - в единую интегрированную систему. Таким образом, можно сделать вывод, что актуальность темы, подсказана и обусловлена современной жизнью, теми экономическими и социальными условиями, которые сложились в настоящее время в сфере бизнеса. И разработка проекта для определенного предприятия бизнеса становится весьма важной и актуальной задачей. Очевидно, что в настоящее время внедрение системы электронного документооборота является жизненно необходимыми для компаний, которые стремятся развиваться и выходить в лидеры на рынке в своем сегменте, служит критерием и показателем эффективности их работы и залогом будущего благополучия. Исходя из всего вышесказанного, была сформулирована цель исследовательской работы, которой стала разработка проекта по внедрению информационной системы электронного документооборота в универмаге «У Красного моста»/ «Аu Pоnt Rоugе», который расположен на Набережной реки Мойки, дом 73. В соответствии с поставленной целью были сформулированы следующие основные задачи, требующие решения в ходе работы: 1. Исследование российского и зарубежного рынка информационных систем в области электронного документооборота. 2. Ознакомление с организационной структурой предприятий, изучение функций, задач и основных видов деятельности компании. 3. Изучение действующего документационного обеспечения управления предприятия 4. Выявление бизнес-процессов, протекающих в компании. Выявление наиболее подходящей информационной системы для данной компании. 5. Составление рекомендаций по внедрению выбранной информационной системы на предприятие. Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы является предприятие ООО «АПР Ритейл Групп», состоящее из универмага «Аu Pоnt Rоugе», основной деятельностью которого является продажа одежды и аксессуаров класса «люкс». Предметом исследования стали организационные и методологические аспекты движения документов внутри компании. При проведении данного исследования были использованы следующие основные методы: проведение тщательного анализа литературы, касающейся вопросов информационных систем; анализ нормативно-правовой документации по теме; изучение, сравнительно-сопоставительный анализ и обобщение лучшей отечественной и зарубежной практики по данному вопросу; интервьюирование руководителей и персонала компании; классификация, теоретический анализ, синтез и обобщение полученного материала. Теоретической основой послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов, посвященные проблеме внедрения электронного документооборота и разработке различных видов информационных систем, а также информация и статьи с интернет-сайтов. Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в разработке, построении, составлении рекомендаций по внедрению информационной системы электронного документооборота в вышеуказанном предприятии. А после написания ВКР предполагается провести, непосредственно, внедрение информационной системы на предприятие. После внедрения информационной системы в эту компанию ожидается, что работа в ней существенно улучшится, в частности, по следующим показателям: оперативность проведения внутренних документов; существенное улучшение контроля над работой сотрудников любого подразделения предприятия (учетно-контрольные функции); прозрачность работы всех служб; снижение расходов на канцелярские принадлежности, заработную плату и иных расходов, на которые может повлиять внедрение информационной системы; систематизация и оптимизация общей работы предприятий; повышение конкурентоспособности компании на современном рынке. Нормативной базой работы являются постановления Государственного Стандарта Российской Федерации, Федеральные законы Российской Федерации, распоряжения Правления Пенсионного Фонда России, нормативные акты и требования, касающиеся вопросов документооборота на предприятии. Информационной базой послужили нормативные материалы предприятия, устав фирмы, должностные инструкции сотрудников, приказы и указания руководства организации, и другие материалы. Структурно выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений, что обусловлено предметом, целью и задачами исследования.
Содержание

ВВЕДЕНИЕ 8 ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПРИНЦИПЫ БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ 11 1.1.БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИИ 11 1.2.ВИДЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА 14 1.3.ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТОООБОРОТ, ЕГО ВИДЫ, ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ 17 1.4.АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТОООБОРОТА ЗАРУБЕЖНОГО И РОССИЙСКОГО РЫНКА 21 ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ «АU PОNT RОUGЕ» 25 2.1. ОПИСАНИЕ КОМПАНИИ 25 2.2 АНАЛИЗ ДЕЙСТВУЮЩЕЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА 36 2.3АНАЛИЗ ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ 44 ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ НОВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ 47 3.1.ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ 1С: ПРЕДПРИЯТИЕ 8.0 47 3.2 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ И РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ НОВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ 51 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 60 ПРИЛОЖЕНИЯ 64
Список литературы

1. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». 2. Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». 3. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 4. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 5. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». 9. Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изм., внесенными Федеральным законом от 28.06.2014 № 184-ФЗ и Федеральным законом от 30.12.2015 № 445-ФЗ). 10. Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона об «Об электронной подписи». 11. Федеральный закон Российской Федерации от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». 12. Федеральный закон Российской Федерации от 30 декабря 2015 г. № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи». 13. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г. № Пр-212). 14. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 г. № 65 «О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002–2010 годы)» (с изм.). 15. Постановление Правительства Российской Федерации от 10 сентября 2009 г. № 721 «О внесении изменений в федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002– 2010 годы)». 16. ГОСТ 34.601-90. Информационная технология Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания. 17. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 18. ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. 19. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения. 59. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. 20. ГОСТ Р 53898-2013. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. 21. МС ИСО 9004: 2000. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности 22. Асеев, Г.Г. Электронный документооборот/ Г.Г. Асеев. – М.: Издательство: Кондор, 2007. – 500 с. 23. Афанасьева, Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации / Л.П.Афанасьева // Секретарское дело. –2008. – №.1. –С.26-34. 24. Баласанян, В.К. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией/ В.К. Баласанян // Электронные системы. - 2006г. – №.3. – С.11-15. 25. Басаков, М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): учеб. пособие/ М.И. Басаков. – Ростов н/Д.: Феникс, 2008. – 473 с. 26. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода/ М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2003. – № .4. – С.21-26. 27. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному/ М.П. Бобылева. – М.: Издательский дом МЭИ, 2004. – 249 с. 28. Быкова, Т.А. Современные программные средства в системе управления документацией предприятия/ Т.А. Быкова, И.Б. Толстова // Делопроизводство. – 2000. – №.2. – С.41-44. 29. Гагарина, Л.Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: учебное пособие / Л.Г. Гагарина, Д.В. Киселев, Е.Л. Федотова / под ред. проф. Л.Г. Гагариной. – М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2007. – 384 с. 30. Гайкович, В.М. Электронные системы/ В.М. Гайкович. – М.: Мир, 2009. – 206 с. 31. Герасименко, В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных / В.А.Герасименко. – 5-е изд. – М., Энергоатомиздат, 2011. – 244 с. 32. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота/ Д.И. Глик // Секретарское дело. – 2006. – №.9 – С. 45-75. 33. Годин, В.В. Управление информационными ресурсами/В.В. Годин, И.К. Корнеев. – М.: Кнорус, 2007. – 367 с 34. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов/ А.С. Гринберг [и др.]. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 391 с. 35. Деева, Т.М. Деловая переписка / Т.М. Деева, Е.В. Кичатова, Н.А. Чхиквишвили. - М.: Принт-Ди, 2018. - 142 с. 36. Ермолаева, Н.А. Настоящее и будущее электронного документооборота / Н.А. Ермолаева // Электронные системы. – 2007. – №.9. – С.32-38. 37. Злобин, Е.В. Системы электронного документооборота – особенности, классификация, некоторые источниковедческие аспекты / Е.В. Злобин // Технотронные архивы в современном обществе: наука, образование, наследие (Материалы научно-практической конференции, посвященной 10-летию факультета технотронных архивов и документов). – М.: РГГУ, 2004. – 183 с. 38. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учеб. для студентов, обучающихся по экономическим специальностям / под ред. В.В.Трофимова; С-Петерб. гос. ун-т экономики и финансов. –3-е изд. – М.: Высшее образование, 2010. –480 с. 39. Новоселов, В.И. Делопроизводство в государственном аппарате / В.И. Новоселов, А.Н. Сокова. - С.: Саратовского университета, 2017. - 248 с. 40. Саттон, М.Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения / М.Дж.Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 210 с. 41. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2018. - 144 с. 42. Чернов, В. Н. Системы электронного документооборота. Учебное пособие. / В. Н. Чернов. – М.: РАГС, 2011. – 176 с. 43. Храмцова, Н.А. Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле/ Н.А. Храмцова // Секретарь-референт. – 2010. – №.12. – С. 36-45.
Отрывок из работы

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПРИНЦИПЫ БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИИ Во все времена было важно поддерживать деловое общение. Стоял лишь один вопрос: как сделать это с максимальной эффективностью. Сначала все началось с появлением письменности, когда информацию стали передавать в виде грамот или писем. На этом прогресс не остановился. Следующим этапом, который поразил всю планету, стал появление печатного пресса. Это изобретение послужило яркой вспышкой в средствах массовой информации. Начали печатать газеты, журналы, объявления. Благодаря этому компании получили возможность заявить о себе народу для того, чтобы найти потенциальных потребителей своих товаров и услуг. Параллельно развивались и другие каналы передачи информации, которые позволяли еще быстрее достигать своих целей – радио и телевидение. Во многих домах чуть ли не круглосуточно работали радиоприёмники и телевизоры. Это позволяло распространять влияние фирм на клиентов по средству рекламы, всяческих упоминаний, интервью. По сегодняшний день одним из важнейших каналом коммуникации является телефон. Однако совершенно особый охват действия проиллюстрировал интернет, который открыл путь компаниям для глобальных коммуникаций, т.е. возможность общения с клиентами, инвесторами, банками по всему миру. Также стоит отметить, что одновременно с процессом совершенствования коммуникации развитие транспортной инфраструктуры не стояло на месте. Строились и развивались железные дороги, воздушный и водный транспорт, а также автомобильный транспорт и другие средства. Полвека назад, для отправки 30-40 страниц текста на дистанцию 5000 км, востребовалось бы около 10-12 дней, оплата услуг почты составила примерно 40$. Тридцать лет тому назад данная операция при помощи телефакса заняло около часа и стоило 60$. В наши дни при использовании современных способов передачи информации данная операция затрачивает около 3 секунд и стоимость составит 3 цента. Общество эволюционирует очень быстро, нельзя не заметить, соответственно, как меняется и экономика. Все начиналось с традиционного уклада и постепенно глобально переходит к рыночному типу. Эти изменения дали толчок для расширения различных сфер бизнеса. Экономическая открытость современного мира способствуют развитию такому направлению, как бизнес-коммуникации. Бизнес-коммуникации тесно связаны с деловой сферой, а именно деловыми связями, которые создаются, поддерживаются и развиваются людьми. Успешные деловые связи ведут к эффективному управленческому подходу в бизнесе. Создание развитой коммуникационной сети в деловом мире – принципиальная задача современного бизнеса в любом масштабе. Бизнес-коммуникации являются неким набором техник, который способствует эффективному взаимодействию с окружающей средой по средствам обмена информацией. Любая организация – это сложная социальная система. Многие ученые, экономисты исследовали различные модели организаций и пытались дать определение этому термину. С моей точки зрения, самое лаконично сформулированное и ясно определение выявили А. Файоль и Л. Урвик: «Организация – машина» (А. Файоль. Общее и промышленное управление, 1943). Они выделяли в организации функциональные звенья, контроль, координацию и планирование. Но главную роль в организации играют люди. Именно от них зависит успех компании. Деминг говорил: «чтобы управлять системой, нужно понимать взаимоотношения между всеми компонентами в ее пределах и людьми, которые в ней работают». (Э. Деминг. Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами, 1986). Бизнес-коммуникации очень важны для успешной деятельности организации. Каждый член современной организации использует различные каналы коммуникации на протяжении всего рабочего дня: электронную почту, мобильный телефон, интернет-коммуникации. Ни одна компания на сегодняшний момент не сможет обойтись без использования эффективных методов общения между сотрудниками. Бизнес-коммуникации помогают устанавливать и развивать партнерские и сотруднические отношения между коллегами и клиентами, подчиненными и руководителями. Она необходима на всех этапах развития любой организации. Коммуникации бывают вербальными и невербальными, межличностными и публичными, диалогическими и монологическими, непосредственными и опосредованными, прямыми и косвенными. Благодаря, письменной и устной речи в бизнес-среде реализуются деловые диалогические отношения. Данная форма бизнес-коммуникации осуществляется в виде обмена документами, записками, договорами, декларациями, контрактами, соглашениями, фиксирующими правовые отношения. Вербальную коммуникацию используют на важных встречах, во время переговоров. Речь позволяет передать интеллектуальные соображения индивида и однозначные сообщения. Немалую роль в бизнес-коммуникации играют внешние характеристики и особенности собеседника. Как известно, визуальный контакт формирует первое впечатление о человеке, а элементы одежды способны передавать подробную информацию о нем, его социальном статусе и личностных характеристиках. Также, в разговоре имеют место жесты, сила голоса, мимика, а именно невербальное общение. Оно используется для установления эмоционального контакта и выяснения реального отношения между людьми через распознавание настроения и эмоций. В реальной практике невозможно разделить вербальные и невербальные коммуникации. Они сопутствуют друг другу и на деловых встречах, презентациях и других публичных выступлениях навыки оратора помогают убедить слушателей принять нужное решение. Коммуникации в мире бизнеса могут принимать различные формы, от почтовой переписки до виртуальных встреч. Значение информации возрастает с расширением предприятий, когда работникам нужно трудиться, но не вместе. По-другому, это можно объяснить тем, что чем шире организация, тем существеннее проблема соответственного информирования абсолютно всех и любого работника. В век цифровых технологий значимость бюрократического управления утрачивает собственную значительность. Сотрудники становятся более независимыми при исполнении собственных ключевых функций. Всякая организационная единица превращается в самостоятельный модуль, ориентированный на разрешение определенных задач. На сегодняшний день совершается преобразование имеющихся компаний в «цифровые предприятия» (Digitаl Еntеrprisе). Под цифровым предприятием подразумевается предприятие, где применяются в абсолютно всех областях деятельности информационные концепции: в бизнес-коммуникациях, маркетинге, планировании, производстве, службе с клиентами и различными бизнес-процессами. Эта предприятие нацелено на использование информационных технологий и концепций с целью оптимизации бизнес-коммуникаций (административного и информационного влияния, увеличение рентабельности, производительности, уменьшения разных издержек). Тем самым, может помочь фирме достигнуть конкурентоспособных превосходств. Сейчас формирование и усовершенствование бизнес-коммуникаций продолжается. В деятельности передовых компаний сочетается применение технологий с целью достижения новейшего качества бизнес-коммуникаций, управления персоналом, учетом, использование новейших перспектив бизнес-аналитики и прочие. Существенную роль в их числе захватывают системы и технологические процессы, обеспечивающие внутренний и внешний документооборот. Большинству компаний следует изменить собственную информационную инфраструктуру, систему коммуникаций и управления, структура и порядок документооборота, системы хранения данных ВИДЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Успешная деятельность любой компании либо предприятия (равно как в благоприятных обстоятельствах, так и в неустойчивых либо в том числе и кризисных условиях) находится в зависимости от того, насколько качественно и эффективно организована система управления, составляющей ее считаются информационное обеспечение и работа с документами. Документы играют исключительно важную роль, они представляют собой специфический предмет и результат управленческого труда. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основным принципом управления предприятием всегда являлась документированная информация. Работа с данными в компании считается фундаментом документооборота. Во время движения документ должен пройти несколько этапов: сначала это первичная обработка документов, которые поступили на предприятие, далее происходит рациональное движение документов внутри предприятия и завершающим этапом является обработка исполненных и отправляемых документов. В зависимости от различных структур предприятий выделяются разнообразные виды документооборота. Каждый из них связан со многими основными характеристиками. К ним можно отнести используемые схемы управленческих коммуникаций (они могут варьироваться от элементарных до разветвленных много звеньевых коммуникационных сетей), документы, в зависимости от способа их написания (машинописные, рукописные, электронные), также регламентация порядка работы и различные требования к контролю и учету документов ( на предприятии может и не быть специального учета, а могут использоваться регистрационные карточки/журналы и даже различные системы автоматизированной регистрации документов), стоит отметить и организационные формы работы (форма может быть централизованной, децентрализованной, смешанной; учитывая современные автоматизированные системы работа может быть распределена по функциям управления документооборотом. Можно выделить следующие виды документооборота: При самых простых схемах коммуникаций используются рукописные документы, где порядок работы письменно не закреплен или имеет локальный характер. Требования к учету документов могут быть не установлены. Организационные формы работы не определены и полностью отсутствуют средства автоматизации. Также при самых простых схемах коммуникаций могут быть использованы электронные документы или электронные копии бумажных документов их порядок работы в свою очередь не закреплен или имеет локальный характер. Помимо прочего требования к учету документов и организационные формы работы могут быть не установлены. Однако здесь уже присутствует использование средств автоматизации: автоматизированные рабочие места. Касательно непосредственной связи автоматизированной технологии документооборота с деловыми процессами внутри организации, она отсутствует. Здесь происходит автономная работа или же при необходимости происходит передача записанной информации на съемном машинном носителе. Связь автоматизированной технологии документооборота с внешними коммуникациями организации также отсутствует, однако, когда она требуется также происходит передача информации на съемном машинном носителе или по электронной почте. В период формирования многозвеньевых схем коммуникаций на предприятии используются рукописные документы. Порядок работы регламентирован и установлены требования к учету документов при данной схеме коммуникаций, однако, применяются простые организационные формы работы. В период формирования многозвеньевых схем коммуникаций на предприятии используются электронные документы или электронные копии бумажных документов. Порядок работы регламентирован и установлены требования к учету документов при данной схеме коммуникаций, однако, применяются простые организационные формы работы. Присутствуют автоматизированные рабочие места. Наблюдается дискретная связь автоматизированной технологии документооборота с деловыми процессами внутри организации, а именно автономная работа с использованием информационных ресурсов коллективного доступа, средств передачи электронных документов (передача съемного машинного носителя записи, электронная почта). Аналогично происходит связь автоматизированной технологии документооборота с внешними коммуникациями организации. При многозвеньевой схеме коммуникаций используются машинописные документы или машинописные документы, подготовленные с применением компьютерной техники, электронные документы или электронные копии бумажных документов. Регламентация порядка работы присутствует, также установлены требования к учету документов. Используются различные организационные формы работы (централизованная, децентрализованная, смешанная). При данной схеме коммуникаций применяются системы автоматизации учета и выполнения других делопроизводственных операций, средства передачи электронных документов. Возможно использование информационных ресурсов коллективного доступа, средств передачи электронных документов как внутри организации, так и во внешней среде организации. При сложных многозвеньевых схем коммуникаций используются документы на бумажном носителе, подготовленные с применением компьютерной техники и электронные документы или электронные копии бумажных документов. Порядок работы регламентирован, в том числе по вопросам применения корпоративной системы автоматизации документооборота в данных схемах коммуникаций. Также установлены требования к учету документов. Используется сочетания различных организационных форм работы (централизованная, децентрализованная, смешанная) в условиях распределения функций по регистрации документов, ведению базы данных и другие. В этих схемах коммуникаций на предприятии применяются корпоративные системы автоматизации документооборота и хранения документов, существует инфраструктура обмена электронными документами. Во внутренней среде предприятия технология документооборота связана с оптимизацией процессов управления и бизнес-процессов. Во внешней деятельности предприятия происходит работа с использованием инфраструктуры обмена электронными документами и возможна увязка технологии документооборота с внешними коммуникациями. Наиболее современные схемы на сегодняшний день это сложные многозвеньевые схемы коммуникаций, в том числе с участниками внешнего электронного документооборота. Используются документы на бумажном носителе и их электронные копии, электронные документы. Порядок работы регламентирован как для внутреннего документооборота, так и с участниками внешнего электронного документооборота с установленными требования к учету документов. При данных схемах коммуникаций применяется распределение функций по регистрации конкретных видов документов, ведению базы данных и применению системы электронного документооборота при осуществлении процессов управления и бизнес-процессов. Для автоматизации документооборота используются корпоративные системы электронного документооборота и хранения электронных документов, интегрированные с другими информационными системами или комплексные информационные системы, образуется развитая инфраструктура обмена электронными документами и информационного взаимодействия. Технология документооборота непосредственно связана с оптимизацией процессов управления и бизнес-процессов внутри предприятия, а также и для взаимодействия с внешними коммуникациями предприятия. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТОООБОРОТ, ЕГО ВИДЫ, ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ В данный момент недостатком компании можно считать, когда вся деятельность предприятия базируется на обыденных рутинных бюрократических операциях с документами. Текущий уровень развития информационных технологий создает невиданные прежде перспективы оптимизации бизнес-процессов, технологий информационного взаимодействия, осуществления перехода с традиционного бумажного к электронному документообороту, что дает предприятию конкурентные преимущества. Существует много классификаций электронного документооборота, которые рассматривают его с многообразных перспектив. Рассмотрим электронный оборот в разных организационно-технологических конфигурациях, которые обеспечивают равно как внутренний, так и внешний электронный оборот в трудоемких управленческих структурах. Вводя концепцию электронного документооборота, компании рассчитывают найти решение следующих проблем: повышение уровня управления за счет автоматизации процесса контроля над работой подразделений или же каждого работника; оптимизация бизнес-процессов; создание упрощенной корпоративной базы данных; обеспечение упрощенного протоколирования деятельности предприятия, департамента, работников или единичного работника и т.д.; сокращение использования бумажных документов (уменьшение затрат на бюрократические расходы); упрощение системы хранения документов благодаря электронному архиву. Развитие информационных систем является драйвером прогресса в организационно-технологических формах документооборота. Самые значимые этапы, которые способствовали формированию современного электронного документооборота являются: доведение до автоматической работы отрасли документооборота на предприятии; использование технологий электронного документооборота в корпоративной концепции всего предприятия; согласование и упрощение порядков автоматизации документооборота при преобразовании документов в электронную форму; формирование сложных информационных систем с электронными бумагами и данными. Можно выделить виды электронного документооборота, учитывая специфику деятельности предприятия: архивное дело; складской электронный документооборот; конфиденциальный электронный оборот; управленческий электронный оборот; бухгалтерский электронный документооборот; кадровый электронный документооборот; технологический электронный документооборот. Существует классификация видов электронного документооборота согласно перечню возможностей и решаемых задач. Среди них выделяют: Системы делопроизводства. Они нужны для предприятий с явно выраженной вертикальной иерархией и регламентированными правилами документооборота. 2) Электронные архивы. Главная задача данной системы прежде всего ориентирована на хранение и поиск нужной информации, а не обеспечение всего документооборота на предприятии в целом. 3)Wоrkflоw-системы. Квинтэссенцией данных систем является автоматизация и оптимизация бизнес-процессов. Документооборот представляется в виде потока работ, который регулируется с помощью этих систем. 4) ЕСМ-системы. Данные групповые концепции управления коллективным контентом, которые исполняют одновременно ряд функций – Dосumеnt Imаging, Wоrkflоw, управление веб-контента WСM, управление мультимедиаконтентом (DАM); Knоwlеdgе Mаnаgеmеnt и Соllаbоrаtiоn. Далее следует рассмотреть преимущества и недостатки электронного документооборота. Очевидно, что электронный документооборот обладает большим множеством достоинств. Самым первым стоит отметить, что при внедрении электронного документооборота на предприятии, можно ускорить процесс обработки данных и информации. Скорость бизнес-процессов – это одна из характеристик, которая дает огромное конкурентное преимущество в настоящий период развития экономики, если она приведена к максимуму и значительно выше, чем у конкурентов. Также не стоит забывать, что, если все данные будут храниться не на бумажных носителях, а в цифровом формате, предприятие может существенно сократить затраты на ресурсы. Большие средства тратятся на работу курьерских служб, штата канцелярии. Касаемо самого процесса работы над документами, он становится более современным. Возможно использовать различные мультимедийные приложения. Оформление документов становится проще. Не нужно каждый раз писать и составлять бланки, относить в печать и совершать другие действия, а можно воспользоваться заранее подготовленными формами и шаблонами и просто вносить нужную информацию. Стоит отметить, что функция контроля и обеспечения безопасности на предприятии тоже будет совершенствоваться благодаря прозрачности в работе с электронным документооборотом. Невзирая на обширные способности и очевидные достоинства концепции электронного документооборота, он содержит несколько изъянов: 1) значительные первичные расходы на введение новой системы (приобретение оборудования, проектов СЭД, установление коммуникаций, подготовка либо перепрофилирование работников), 2) человеческий фактор (например, если компания начинает «с нуля», то могут возникнуть проблемы с персоналом, но не в таком масштабе, как если бы электронный документооборот решили ввести на предприятие, в котором изначально был бумажный документооборот. Также огромную роль играет компетентность работников, а именно их компьютерная грамотность. Незнание различных вопросов персонала в работе может привести к сбоям в системе электронного документооборота, что может повлечь за собой огромные затраты и проблемы для предприятия.), 3) кибер-безопасность (в настоящее время данная проблема является актуальной. Данная проблема увеличивает риски компаний в значительных масштабах при использовании электронного документооборота. К сожалению, системы информационной безопасности не безупречны и ни одно предприятие не застраховано от повреждения или утраты информации, ценных данных. АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТОООБОРОТА ЗАРУБЕЖНОГО И РОССИЙСКОГО РЫНКА Приобретение современной системы управления документооборотом является критически важным для успешного ведения бизнеса в современном мире. По различным источникам в мире сейчас существует более 300 видов систем управления документооборота, отличающихся друг от друга как по функциональным возможностям, так и по технологическим решениям. Отечественные системы управления документооборота развивались по-другому пути, нежели в мире. Такая ситуация сложилась из-за отличающейся системы документооборота и распределения ответственности. За рубежом ответственность за документ несёт менеджер – он финансово заинтересован в договоре, сделке, проекте; менеджер заботится о сроках, контролирует прохождение документа, согласовывает его. Зарубежные системы электронного документооборота – системы управления контентом, Еntеrprisе Соntеnt Mаnаgеmеnt, создавались для коммерческих структур по «горизонтальному принципу» и рассчитаны на менеджера коммерческой организации. В Советском Союзе, а потом и в России, была выстроена «вертикальная» система контроля исполнения документов и распоряжений – ответственность всегда несёт руководитель и он же распределяет задания, контролирует сроки, принимает или отклоняет отчёты. В 153-критериальной оценке Fоrrеstеr систем корпоративного управления, было обнаружено, что Оrасlе, IBM, Miсrоsоft и Sybаsе возглавляют топ-лист систем управления, поскольку каждый из них предлагает зрелые, высокопроизводительные, масштабируемые, безопасные и гибкие решения. Не удивительно, что Оrасlе доминирует над другими системами. Благодаря большинству функций и функциональных возможностей, таких как производительность, доступность, безопасность и администрирование, данная система вырвалась в лидеры. IBM DB2 для Linux, UNIX и Windоws продемонстрировала сильную поддержку интеграции приложений и данных, производительности, масштабируемости и администрирования, в то время как у Miсrоsоft есть впечатляющие возможности для программирования баз данных, разработки приложений, администрирования и безопасности. Sybаsе Аdаptivе Sеrvеr Еntеrprisе продолжает демонстрировать улучшение своего продукта, предлагая хорошую поддержку доступности, производительности и администрирования. IBM Infоrmix Dynаmiс Sеrvеr, MySQL и Ingrеs выступили в качестве сильных представителей данной сферы, которые очень внимательно следят за лидерами и предлагают очень респектабельные альтернативы и множество вариантов для разработчиков приложений и архитекторов. Однако, PоstgrеSQL не хватает возможностей и она заметно уступает лидерам, но является достойным претендентом для некоторых случаев использования. (Nоеl Yuhаnnа with Dаvid D'Silvа, Mikе Gilpin; Thе Fоrrеstеr Wаvе™: Еntеrprisе Dаtаbаsе Mаnаgеmеnt Systеms, Q2 2009; Оrасlе, IBM, Аnd Miсrоsоft Lеаd, With Sybаsе Fоllоwing Сlоsеly; Ingrеs Tоps Оpеn Sоurсе Dаtаbаsеs In Сurrеnt Оffеring; Junе 30, 2009). В 80-х годах 20 века впервые появились российские системы электронного документооборота. Отечественные системы документооборота были созданы для государственного управления. Документ – главный инструмент деятельности органов власти различного уровня. А с появлением персональных компьютеров начались попытки автоматизации учёта документов. Весь процесс создания и формирования системы создавался от автоматизации работы одного отдела и далее постепенно она стала расширятся и захватывать большие объемы процессов. В органах государственной власти объем документооборота непрерывно увеличивается в среднем на 10-15% в год. Коммерческие компании также подвержены росту потока документов при соответствующем росте организации. Это повышает нагрузку на канцелярии, руководителей, сотрудников и требует новых решений от систем электронного документооборота. По данным сайта TАdvisеr, на начало ноября 2016 года в России было произведено 3980 внедрений систем электронного документооборота в различных отраслях. На российском рынке представлено множество систем электронного документооборота. Самой распространенной является система программ «1С: Предприятие». Однако и другие системы весьма популярны: Dirесtum, ЕLMА, DосsVisiоn, «ДЕЛО», «Первая Форма». Мировому рынку СЭД скоро будет уже 20 лет.
Условия покупки ?
Не смогли найти подходящую работу?
Вы можете заказать учебную работу от 100 рублей у наших авторов.
Оформите заказ и авторы начнут откликаться уже через 5 мин!
Похожие работы
Дипломная работа, Бизнес планирование, 65 страниц
1990 руб.
Дипломная работа, Бизнес планирование, 66 страниц
400 руб.
Дипломная работа, Бизнес планирование, 66 страниц
1500 руб.
Дипломная работа, Бизнес планирование, 68 страниц
1800 руб.
Служба поддержки сервиса
+7 (499) 346-70-XX
Принимаем к оплате
Способы оплаты
© «Препод24»

Все права защищены

Разработка движка сайта

/slider/1.jpg /slider/2.jpg /slider/3.jpg /slider/4.jpg /slider/5.jpg