1. Документационное обеспечение управление
1.1 Общие положения
Документационное обеспечение управления, также имеет место аббревиатура ДОУ - это тип обеспечения управления организацией, включающий в себя такие функции, как фиксирование, передача и хранение информации о том, в каком состоянии организация и управляющие воздействия по изменению ее состояния. Для любой компании важным аспектом работы является отрасль деятельности, обеспечивающая организацию работы с официальными документами. Для этого создаются документы, которые отражают результаты и ведение производственной деятельности, и другие аналогичные проекты. Ведь именно документы обычно обеспечивают реализацию каких-либо управленческих функций, они фиксируют учетные и отчетные показатели и какую-либо другую информацию. Вследствие этого, можно сказать о том, что от налаженности работы с документами зависит и оперативность принимаемых решение, и качество, и деятельность организации в целом.
Наименование и структура службы документационного обеспечение управления устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе структур и исходя из их принадлежности создаются следующие службы документационного обеспечения:
• в министерствах и ведомствах РФ, республиках в составе РФ, краях, областях, автономных областях и округах, городах, районах – управления делами. В состав документационного обеспечение управления делами обычно включается службы, как:
1) секретариат, в который входит, например, приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро;
2) отдел писем;
3) канцелярию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, машинописное бюро;
4) инспекции при министре;
5) отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
• на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, высших учебных заведениях и других организациях – отдел ДОУ или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
• в Ассоциациях и концернах состав и структура службы документационного обеспечения управления определяется руководством организации;
• в совместных организациях – правлением;
• в акционерных обществах – учредительной конференцией;
• в кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;
• в исполнительных структурах представительной власти (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управления общественных организаций – общий отдел. В состав общего отдела включаются, как правило, секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, отдел совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
• в организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
По факту основной целью документационного обеспечения управления является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
1) совершенствование форм и методов работы с документами;
2) необходимо обеспечивать единый порядок документирования, организацию работы с документами, информационно-поисковых систем, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственные архивы в соответствии с государственной системой документационного обеспечения управления, ГОСТами и другими действующими стандартами и нормативами;
3) постепенное сокращение документного оборота, количества видов документов и собственно самих документов;
4) создание и ввод нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
1.2 Функции службы документационного обеспечения управления
Вследствие с возложенными на нее задачами служба документационного обеспечения управления выполняет следующие функции:
1. во-первых, это разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, а также внесение в них каких-либо изменений;
2. необходимо осуществление экспедиционной обработки, регистрации всевозможных документов и учетно-справочной работы по документам;
3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
6. разработка и проектирование бланков документов;
7. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
9. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
10. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;
11. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
12. организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений государственной автоматизированной системой Российской Федерации;
13. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетентности службы ДОУ;
14. организация рабочих мест, автоматизированных рабочих мест, условий труда работников документационного обеспечения управления.
1.3 Права и ответственность службы документационного обеспечения управления
Помимо функций, служба ДОУ имеет право:
1) принимать необходимые меры и осуществлять контроль за сокращением лишней информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);
2) проверять и спрашивать от начальников структурных подразделений, как происходит выполнение установленных правил работы с документами на предприятии;
3) требовать от структурных подразделений и организаций сведения, которые необходимы для корректной работы службы ДОУ;
4) производить контроль организации документационного обеспечение управления в структурных подразделениях и сообщать итоги контроля до начальников структурных подразделений для того, чтобы они приняли соответствующие меры;
5) вовлекать специалистов структурных подразделений к тому, чтобы подготовить проекты документов по поручению руководства;
6) отдавать исполнителям на доработку те документы, которые были подготовлены с нарушением каких-либо установленных ранее требований;
7) заверять и визировать документы в пределах своих полномочий;
8) создавать положение о структурных подразделениях службы документационного обеспечение управления и должностные инструкции работникам;
9) предлагать новые идеи руководству организации о применении новых административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
10) быть участником в рассмотрении руководством организации вопросов, которые касаются состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
11) предлагать на изучение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы документационного обеспечение управления, их вознаграждениях и наложение на них взысканий.
Помимо прав, у службы документационного обеспечение управления есть ответственность за:
1) оснащенность определенного порядка работы с документами в организации;
2) выполнение установок и заданий руководства и соблюдение необходимых условий труда сотрудников службы документационного обеспечения управления.
1.4 Взаимодействие службы документационного обеспечения управления с другими структурными подразделениями
Служба ДОУ должна сотрудничать со следующими структурными подразделениями:
1. со структурными подразделениями организации – по вопросам документационного обеспечение управления;
2. с юридической службой – по правовым вопросам, которые связанны с подготовкой документов;
3. со службами кадров, труда и заработной платы и соответствующими организациями – по вопросам подбора и расстановки кадров службы документационного обеспечение управления и повышения их квалификации, создания и продвижения мероприятий, которые связанны с возможной научной организацией труда;
4. с вычислительным центром – по вопросам создания и продвижения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению правил государственной системы документационного обеспечения управления и других стандартов.
2. Организация документационного обеспечения управления информационной безопасности в кредитно-финансовой организации
2.1 Организация конфиденциального делопроизводства
Организация конфиденциального ДОУ подразумевает под собой создание новых необходимых условий для создания и принятия конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки конфиденциальной информации.
Организация конфиденциального ДОУ охватывает такие функции в себя, как создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и эксплуатацию конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций работников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального ДОУ, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска работников к коммерческой и служебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.
Из-за малого, по сравнению с открытым ДОУ количеством документов, а также в целях обеспечения условий для сохранения и конфиденциальности документов, конфиденциальное делопроизводство должно быть централизованным, т.е. находиться в едином подразделении предприятия.
Подразделение конфиденциального ДОУ является скорее всего самостоятельным структурным подразделением предприятия, которое подчинено напрямую начальнику предприятия, или входить в состав других подразделений, которые, в большинстве случаев осуществляют защиту конфиденциальной информации, (служба безопасности, служба защиты информации и др). Беря во внимание объем конфиденциальных документов и общую структуру предприятия, название подразделения конфиденциального ДОУ, а также его статус и структуру устанавливает начальник предприятия.
Подразделение конфиденциального ДОУ является одной из нескольких частей системы защиты информации, организацией, которая выполняет, координирует и проверяет работу с конфиденциальными документами.
При относительно небольшом объеме конфиденциального ДОУ отдельное подразделение конфиденциального делопроизводства может и не появиться. При таких обстоятельствах создание, изменение и сохранение конфиденциальных документов перекладываются на сознательно назначенных приказом начальника предприятия одного или нескольких работников других подразделений. Обычно это возлагается на работников службы безопасности. На этих сотрудников распространяются все задачи, функции, права и ответственность, которые должны были поручаться подразделению конфиденциального ДОУ.
Если же ведение конфиденциального ДОУ положено на одного сотрудника, то для корректной реализации отдельных делопроизводственных операций, для которых требуется участие как минимум двух лиц нужно использовать второго сотрудника данного или другого подразделения, который имеет доступ к этим документам. Лучше будет, если такое привлечение оформляется на постоянной основе и приказом по предприятию.
Все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов должны быть возложены на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального ДОУ работников. Это делается для наиболее надежного обеспечения сохранности и конфиденциальности документов. Функции разработчиков и пользователей конфиденциальных документов в сфере создания и обработки документов не должны выходить за пределы подготовки документов и их исполнения.
При формулировке функций и задач подразделения конфиденциального ДОУ нужно отметить то, что оно должно выполнять не только осуществление и организацию ДОУ предприятия, но также и принимать участие во всех мероприятиях, которые направлены на предотвращение потери конфиденциальных документов и утраты информации, которая в них содержится. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального ДОУ. Потеря и утечка конфиденциальной информации чаще всего осуществляется по вине исполнителей и пользователей, которые имеют доступ к конфиденциальных документов, нарушающих по различным мотивам правила обращения с таким видом документов.
Именно из-за этого важной частью функций подразделения конфиденциального ДОУ является обучение пользователей и исполнителей требованиям работы с конфиденциальными документами и наблюдением за их выполнением. Этим определены соответствующие права подразделения конфиденциального ДОУ, включая такие, как участие в выборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение инициатив об отстранении от конфиденциальных работ, вознаграждению и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, а также поддержка в проведении расследований по результатам потери или утечки конфиденциальной информации.
Согласно законам и стандартам, работники подразделения конфиденциального ДОУ несут административную, дисциплинарную или гражданско-правовую ответственность за потерю конфиденциальных документов или огласке информации, которая в них содержится. Именно поэтому в должностных инструкциях нужно установить индивидуальную ответственность работников за сохранение конфиденциальных документов и информации, которая в них содержится.
Все работники, принимающиеся на работу в подразделение конфиденциального ДОУ, или которые специально назначаются для ведения конфиденциального ДОУ лица обязаны подписать письменное соглашение по следованию режима конфиденциальности. Это соглашение отмечается в трудовом договоре или контракте, либо в специальном договоре о соблюдении режима конфиденциальности. Работники должны допускаться к работе только после изучения требований, которые действуют на предприятии нормативно-правовых документов, которые относятся к вопросам организации и ведения конфиденциального ДОУ, а также оснащения режима конфиденциальности проводимых работ и последующей проверки знаний данных требований соответствующим начальством.
Подразделение конфиденциального ДОУ должно обеспечиваться специальным служебным помещением для хранения и обработки конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных помещениях исполнителей.
Оснащенность служебного помещения должно предполагать и создание необходимых учетных журналов, бланков каких-либо документов, печатей, штампов и приобретение необходимых для работы расходных материалов (бумаги, тетрадей и др.). В специальном служебном помещении должны быть средства противопожарной защиты.
Формирование трудового процесса включает следующие компоненты:
1) разработка технологии выполнения работ,
2) удобное и разумное размещение рабочих мест работников,
3) осуществление грамотного режима труда и отдыха,
4) обеспечение техники безопасности.
Технология выполнения работ состоит из описания содержания работ в правильном порядке их выполнения. Она может фиксироваться в руководстве по конфиденциальному ДОУ, картах организации трудового процесса, технологических картах или других различных документах.
Разумное расположение рабочих мест сотрудников предполагает их соответствие технологии выполнения работ, последовательности обработки документов, взаимосвязям между сотрудниками подразделения. Оно должно содействовать и обеспечению индивидуальной ответственности за целостность и сохранность конфиденциальных документов.
Одной из крупных составных частей организации конфиденциального ДОУ является формирование постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК). Задачами ЭК является:
1. создание перечней сведений, которые составляют служебную и коммерческую тайну;
2. подготовка перечней, издаваемых предприятием конфиденциальных документов;
3. уменьшение степени конфиденциальности информации и/или снятие грифа конфиденциальности и секретности документов;
4. подготовка Положения о разрешенной системе доступа к конфиденциальной информации;
5. аудит ценности конфиденциальных документов для того, чтобы установить сроки их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;
6. выполнение аналитической работы по предотвращению потери и утечки конфиденциальной информации.
Исходя из важности задач экспертной комиссии, в ее состав должны входить квалифицированные работники, в первую очередь, начальники подразделений, которые имеют доступ к секретной и конфиденциальной информации. Вместе с тем, в состав комиссии необходимо включать начальника службы безопасности предприятия и начальника подразделения конфиденциального ДОУ, а также сотрудника архива предприятия, если такой архив существует. Председателем комиссии следует ставить одного из заместителей руководителя предприятия, который допущен практически ко всем конфиденциальным и секретным документам.
