1. Основополагающие законы организации
1.1. Общие понятия о законах организации
Закон – это общепринятое правило, которое признается обязательным для исполнения. Все живое и неживое на земле подчиняется законам природы. Жизнедеятельность людей также регламентируется законами общественного развития и постановлениями государственной власти.
Для человека главным государственным законом является Конституция – основной закон нашей страны, обладающий высшей юридической силой и устанавливающий основы политической, правовой и экономической жизни. Также каждого человека в той или степени постоянно касаются ещё и неписаные законы: нравственности, морали, чести и пр.
В процессе функционирования организаций возникает большое количество самых разнообразных устойчивых и неустойчивых связей. При поверхностном рассмотрении они воспринимаются как нечто случайное. Тем не менее, в подавляющем своем большинстве все эти связи подчинены социальным законам и закономерностям.
Применительно к организации закон — это не¬обходимая, существенная и устойчивая связь между элементами внутренней и внешней среды, обусловливающая их упорядочен¬ное изменение. (Оленич Д.В., «Теория организации», - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008.)
В соответствии с социальными законами складываются отношения между организациями и людьми, работающими в этих организациях. Для удобства практического использования отдельные социальные законы фиксируются в форме законодательных актов и нормативных документов, определяющих поведение больших групп людей.
В отличие от многих законов материального мира действие одного и того же социального закона может обладать различной степенью интенсивности в однотипных ситуациях, что вынуждает рассматривать социальный закон не как постоянную характеристику или устойчивую связь явлений, а как некоторую тенденцию, имеющую определенную степень достоверности.
Существуют объективные и субъективные законы: объективные – законы организации, а субъективные – законы для организации.
Любая организация – это сложная динамическая система и ей присущи общие системные свойства. Организации развиваются по объективно существующим законам, которые познаваемы и должны целенаправленно использоваться в процессе деятельности.
Законы организации не должны противоречить всеобщим законам развития и функционирования природы и общества, законы должны быть согласованы друг с другом и должны быть инструментом для решения проблем организации.
Основными законами, определяющими функционирование социальных организаций, являются: закон синергии, закон самосохранения, закон развития, закон композиции, закон информированности и упорядоченности, закон единства анализа и синтеза.
1.2. Виды законов и их значение
Законы организации по важности подразделяются на два уровня:
1. Основополагающие законы организации:
- закон синергии,
- закон самосохранения,
- закон развития.
2. Законы организации второго уровня:
- закон информированности-упорядоченности,
- закон единства анализа и синтеза,
- закон композиции и пропорциональности,
Закон синергии
Любая организация характеризуется следующими основными элементами: производительностью, микроклиматом в коллективе, заинтересованностью, кадровым, научным и техническим потенциалом, отношением к внешней среде, перспективами развития, имиджем. Эти элементы определяют потенциал организации, ее способность к деятельности.
В теории управления процесс существенного усиления или ослабления потенциала какой-то материальной системы носит название синергии. Синергия может вызывать как резко отрицательное, так и резко положительное воздействие.
В учебном пособии Э.А. Смирнова «Основы теории организации» дана следующая формулировка закона синергии: «Для любой организации существует такой набор и сочетание элементов, при которых ее потенциал будет существенно больше простой суммы потенциалов, входящих в нее элементов, либо существенно меньше». (Смирнов Э.А. «Основы теории организации», М.: Аудит, Юнити, 1998. ) В его же пособии «Теория организации» эта формулировка звучит так: «Для любой системы (технической, биологической или социальной) существует такой набор ресурсов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее ресурсов (технологий, персонала, компьютеров и т.д.), либо существенно меньше» (Смирнов Э.А. «Теория организации», М.: ИНФРА,2003.)
Заранее спроектировать условия достижения синергии достаточно трудно. Также трудно оценить возможное увеличение общего потенциала организации. Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер.
Существуют три варианта действия закона:
- руководитель и подчиненный не знают о законе - потенциал приобретенных ресурсов может дать меньший эффект, чем запланировано;
- руководитель знает о законе, а подчиненный - нет, - этот вариант приводит к непониманию;
- руководитель и подчиненные знают о законе - результат будет самым благоприятным;
Измерение синергетического эффекта пока не производится. Однако проводятся накопления статистических данных о влиянии синергии, формируются простейшие модели условий ее достижения.
Для успешной реализации закона синергии применяется ряд методов: «вопросы и ответы», «конференция идей», «мозговая атака», «кейс-метод» и др.
Синергия оказывает, прежде всего, влияние на создание благоприятного климата, творческую работу.
Закон самосохранения
Теоретической основой для анализа общего состояния организации является закон самосохранения: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс).
Закон самосохранения относится к объективным законам организации. Для анализа положения организации очень важным показателем является уровень самосохранения. Как поддерживать на достаточном уровне или увеличить положительный ресурс организации (то есть ресурс удержания)? Этого можно добиться за счет правильной работы с внешней средой.
При работе с внешней средой могут использоваться четыре стратегии: пассивно-индивидуальная, пассивно-коллективная, активно- индивидуальная и активно-коллективная.
Пассивно-индивидуальная стратегия основана на ожидании партнеров и предложений для заполнения свободных ниш в деятельности сторонних организаций.
Пассивно-коллективная стратегия основана на заинтересованности государства или какого-либо общества в развитии определенной сферы производства товаров, услуг, информации, знаний в некой области.
Активно-индивидуальная стратегия — это стратегия постоянного поиска фирмой своей ниши в науке, технологии и информации.
Активно-коллективная стратегия предполагает создание руководителем собственной инфраструктуры под собственную организацию (организацию-лидера).
Удержаться на заданных уровнях самосохранения компании помогает страхование ресурсов и рисков. Уменьшая потенциал организации на сумму страховых взносов, руководитель существенно увеличивает стабильность (постоянство) этого потенциала. Страхование рисков по всей управленческой и производственной цепочке деятельности фирмы может существенно увеличить страховое поле и уменьшить количество конечных рисков. Это выгодно как страхователям, так и страховщикам. Для определения, на каком уровне самосохранения находится организация, используют систему показателей эффективности: рентабельность, коэффициент текущей ликвидности, коэффициент срочной ликвидности и другие показатели. Например, в качестве созидательного параметра можно использовать доход, в качестве разрушительного — долги, налоги и штрафы. Умелое оперативное руководство как важнейший фактор самосохранения организации, как правило, связывают с уровнем экономических знаний руководителя. Грамотный менеджер для оценки уровней созидательных и разрушительных потенциалов самосохранения использует систему показателей эффективности: уровень общей рентабельности, уровень рентабельности по отношению к себестоимости, уровень рентабельности по отношению к численности персонала, уровень рентабельности по отношению к объему производства, производительность, норму затрат на рубль выпускаемой продукции и другие удельные показатели эффективности производства товаров или услуг.
Своевременное отслеживание взаимосвязей между затратами и результатами с помощью приведенных в схеме показателей поможет руководителю вовремя обнаружить сбои в организационно-экономическом процессе и принять меры.
Закон развития
Закон развития - каждая организация в процессе своего развития стремится к оптимальной самореализации как целого, так и составных своих элементов на основе их активности и динамического равновесия. Развитие организации описывается кривой жизненного цикла, характер и протяженность которого определяются конкретными условиями функционирования организации, ее особенностями приспособления к возникающим изменениям и т. п. Кривая жизненного цикла характеризует основную тенденцию изменений (исторического развития) организации. В частности развитие организации, ее продукции описывается кривой жизненного цикла, включающей ряд взаимосвязанных этапов:
Рисунок 1. Этапы кривой жизненного цикла
1- нечувствительность
2- внедрение
3- рост
4- зрелость
5- насыщенность
6- спад
7- крах
8- ликвидация
Развитие - это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания.
Закон развития опирается на принципы инерции, эластичности, непрерывности и стабилизации.
Принцип инерции состоит в том, что изменение потенциала системы начинается спустя некоторое время после начала воздействия изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время после их окончания.
Принцип эластичности состоит в том, что скорость изменения потенциала системы зависит от самого потенциала. Разные организации по-разному реагируют на одни и те же события в зависимости от профессионализма персонала, технического и организационного уровня самой организации. В чем состоит значение эластичности. Например, для организации обладающей высокой эластичностью: при резком долговременном уменьшении спроса на продукцию работники в короткие сроки освоили и стали выпускать новую продукцию, пользующуюся большим спросом.
Принцип непрерывности - процесс изменения потенциала системы идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения.
Принцип стабилизации - система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы. Этот принцип основан на известной потребности человека и общества к стабильности.
Основа эффективной реализации закона развития - Бизнес-план. Он рассчитан на широкий круг специалистов, каждый из которых найдет в нем интересующую его информацию.
Закон информированности – упорядоченности
Информационная среда ввиду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и т. д. Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные - это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация - это данные, несущие в себе новизну и пользу для работника, принимающего решение. Информация - это часть данных.
Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом.
Существуют различные способы получения информации, а так же способы ее защиты.
Самым важным приложением закона информированности-упорядоченности является рекламная деятельность. Реклама - это информация о потребительских свойствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них.
Закон информированности-упорядоченности исходит из известного соотношения неопределенности информации, определяющей качество разработки решения.
Формулировка закона информированности-упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем выше вероятность ее устойчивого функционирования (самосохранения). Следствие закона: информированность работника после достижения критического уровня переходит в компетентность, поэтому руководитель, используя характеристики информации (объем, ценность, насыщенность и достоверность), имеет возможность создать в своей организации первоклассный информационный ресурс.
Выделяют двенадцать информационных правил:
1. Информация появляется в результате изменения ситуации и является известием об этом изменении. Информация есть самопроявление изменений. Проблема заключается в восприимчивости и наличии способностей улавливать события- предвестники перемен.
2. Степень усвоения информации определяется величиной потребности в ней и опытом получателя информации. Та или иная информация бесполезна для того, у кого нет потребности в ней.
3. Ценность информации зависит от скорости ее получения и точности.
4. Ценность информации повышается при ее целевом отборе и упо-рядочении. Группировка и обработка данных создает новые возможности их применения.
5. Чем информация концентрированнее, тем лучше.
6. Практическое использование информации зависит от восприимчивости, опыта и знаний ее получателя.
7. Человек склонен, отбирая удобную для себя информацию, недооценивать и оставлять без внимания нежелательную.
8. В организации существует тенденция роста желательной информации и сокращения, иногда до полного исчезновения, нежелательной. Многие руководители призывают подчиненных сообщать им плохие новости, но лишь некоторые из этих руководителей создают атмосферу, в которой это было бы возможно.
9. Избыток информации бывает так же вреден, как и ее недостаток, - необходим отбор. Нужно выработать систему упорядочения и использования информации.
10. Свою истинную ценность информация проявляет тогда, когда попадает к людям, ее понимающим и использующим.
11. Информация, становясь общим достоянием многих людей, проявляет большую силу воздействия. Менеджеры должны ставить своей целью построение целостного коллектива на основе обладания информацией всеми работниками компании. Выигрыш от этого гораздо больше, чем возможный ущерб от более вероятной в этом случае утечки информации.
12. Приобретение информации происходит по принципу «брать и давать». Тому, например, кто во время учебы все выспрашивает о других компаниях, а когда доходит дело до своей - рот на замок, информации не собрать. Информация собирается пропорционально ее передаче.
Закон единства анализа и синтеза
Анализ и синтез - основные методы познания. Все формы человеческой деятельности - производственной, научной, художественной, как бы ни были они сложны и своеобразны, всегда представляют эти два аспекта познания - аналитический и синтетический, в их взаимной смене и сплетении. Сами понятия «система», «комплекс» предполагают разложение их на элементы, части, которые образуют целое.
Суть анализа (декомпозиции) - в разделении целого на части, в предо- ставлении сложного в виде простых составляющих.
Суть синтеза (агрегирования) - в соединении (мысленном или реальном) простых составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез в человеческом мышлении тесно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря о единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности.
Закон единства анализа и синтеза: каждая материальная система - живой организм, социальная организация (предприятие, учебное заведение и др.) - стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения составляют следующий цикл: анализ – преобразование – объединение –преобразование.
Закон единства анализа и синтеза тесно взаимодействует с законами развития, информированности-упорядоченности, самосохранения и синергии. Важнейшую роль закон играет при стремлении системы к достижению соразмерности, пропорциональности элементов между собой и в соотношении к целому, с его помощью реализуются принципы композиции, пропорциональности и гармонии.
Закон единства анализа и синтеза действует во всех сферах жизнедеятельности человека, от семьи до мировой системы. В настоящее время можно наблюдать, как, анализируя деятельность международного терроризма, мировая система стремится оптимизировать свою структуру, согласовать цели отдельных государств с главной целью на этом этапе развития мировой системы - борьбой с терроризмом.
Закон композиции и пропорциональности
Закон композиции и пропорциональности (гармонии): каждая система стремится к оптимальному взаимному расположению частей и к опти-мальному количественному соотношению между ними.
Гармония — это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека.
Закон композиции и пропорциональности в организации отражает необходимость согласования целей элементов системы с ее главной целью, а также необходимость определенного соотношения между частями целого — их соответствие, соразмерность или зависимость. Достижение необходимых пропорций, соразмерности и соответствия в границах организации равнозначно повышению жизнеспособности, повышению уровня самосохранения системы.
Закон композиции и пропорциональности рассматривается на уровне организации и на уровне внешней среды, в которой организация является одним из элементов. Он относится к объективным законам организации. Сознательная реализация закона композиции и пропорциональности в организации требует обязательного использования набора следующих принципов: планирования, координации и полноты.
Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития.
Принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения.
Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.
В экономике использование закона помогает решать проблемы планирования, производства, распределения, учета, стимулирования и пр. Хороший менеджер через достижение композиции и пропорциональности стремится создать гармоничное предприятие.
Несоответствие между частями, элементами системы называется диспропорцией. Диспропорции снижают эффективность организации и способствуют ее разрушению.
По каждому из рассмотренных законов можно сделать краткие выводы: Основной закон организации - закон синергии - заключается в том, что сумма свойств организованного целого превышает «арифметическую» сумму свойств, имеющихся у каждого из вошедших в состав целого элементов в отдельности. Любая организация обладает определенным потенциалом, который зависит от огромного числа факторов – элементов. Различные сочетания потенциалов этих элементов создают различные потенциалы организации в целом. Потенциал организации может меняться либо плавно при постепенном изменении соотношения потенциалов отдельных элементов, либо скачкообразно при каком-то особенно удачном соотношении (комбинации) потенциалов отдельных элементов. Главная задача руководителя - найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер.
Суть закона самосохранения заключается в том, что энергия, необходимая для обеспечения стабильности организации, должна быть больше суммы энергий внутреннего и внешнего «воздействия-разрушения». Любая организация стремится противостоять внешним и внутренним разрушающим воздействиям и использует для этого весь свой потенциал. Для анализа положения организации важным является определение показателя «уровня самосохранения», который вычисляется как разность между потенциалами созидания и разрушения, деленная на суммарный объем ресурсов созидания. Результат действия закона будет благоприятным, если руководитель и подчиненные осведомлены о законе самосохранения. Одним из условий самосохранения организаций является страхование ресурсов и рисков.
Закон развития означает, что каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.
