Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.
Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.
В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы. Архив учреждений организаций или предприятий хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. Основными нормативными документами регламентирующих работу ведомственных архивов является основные правила работы ведомственных архивах.
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются Основными правилами работы архивов организаций в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
Основные задачи и функции архива
Основными задачами архива организации являются:
1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
2. учет и обеспечение сохранности документов;
3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4. использование хранящихся в архиве документов;
5. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Традиционная роль архива в деловой деятельности организации:
? хранит информационные ресурсы (как бумажные, так и электронные), имеющие долговременную деловую, юридическую и историческую ценность
? обеспечивает хранение документов в соответствии с законодательством и нормативными требованиями, и своевременное их уничтожение после истечения сроков хранения
? разгружает деловые подразделения от бумажных документов
Идеальный современный архив превращает информацию в корпоративный ресурс, обеспечивает централизованное хранение, резервирование, управление доступом, коллективную работу, удалённый доступ, поддержку версий документа, управляет как электронными документами, так и иными ресурсами (путём создания учётных карточек и управления ими). Обеспечивает быстрый поиск нужной информации, средствами систематизации и поиска.
Одной из задач архива является защита важнейших документов организации. Для ее решения необходимо проводить:
? дублирование – резервные копии, создаваемые в ходе повседневной деятельности организации, могут быть использованы в качестве копий важнейших документов. Бумажные материалы можно перевести на микрофильмы или в электронные образы;
? хранение – в удалённом хранилище обычно помещаются копии. Организация может хранить в удалённом хранилище и подлинники, – если необходимо сохранить подлинные подписи или если подлинник не нужен для работы в главном офисе.
Архив организации выполняет следующие функции:
? организация долговременного хранения электронных документов, включающая разработку стратегий хранения и миграции документов;
? внедрение методов и приёмов работы, обеспечивающих сохранение юридической силы документов, их целостности и аутентичности;
? Передача на архивное хранение документов, содержащихся в базах данных, включая разработку стратегий архивного хранения баз данных.
Положение об архиве
В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и положением. Положение об архиве организации разрабатывается на основании примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия утв. Приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176
