ГЛАВА 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
1.1 Информационное обеспечение управления
Информация — одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных областей современной науки.
В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. И этого определения вполне достаточно для изучения проблем управления.
Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации. На рисунке 1 приведена схема информационных связей руководителя.
Управленческая информация имеет ряд особенностей:
• большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
• исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
• исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.
Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации — создание баз и банков данных, т.е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т.е. активный с обеих сторон режим работы.
Рисунок 1 – Информационные связи руководителя.
Наряду с материальными, трудовыми, сырьевыми, финансовыми ресурсами информационные ресурсы в управлении предприятием имеют первостепенное значение как обязательная предпосылка успешного производственного процесса. Научно-техническая информация является основным фундаментом при разработке новыx технологических процессов, основой развития средств производства. Процедура принятия управленческого решения всегда опирается на первоисточник — имеющуюся в распоряжении руководителя альтернативную информацию, и важно уметь использовать именно ту информацию, которая уменьшит неопределенность развивающихся тенденций и событий и поможет принять оптимальное решение. Информация в управлении действительно полезна только в случае, если в итоге ее использования она будет реализована в трудовой акт, в полезную деятельность людей. Принятое решение должно дойти до исполнителя в неискаженном виде, необходимо полностью исключить разные толкования, которые могут возникнуть на ступенях иерархической служебной лестницы.
1.2 Понятие, цели и задачи управленческих информационных систем
Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией. Миссия информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией. Предприятие – это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.
Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, включающую функции планирования, управления и анализа. Новые возможности предприятия при внедрении информационной системы представлены на рисунке 2.
Рисунок 2 – Возможности предприятия при внедрении новой информационной системы
ИС выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.
Основные цели автоматизации деятельности предприятия представлены на рисунке 3.
Рисунок 3 - Основные цели автоматизации деятельности предприятия
Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.
В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.
Информационный продукт или услуга – специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.
В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.
Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:
1. Простота внедрения уже существующих решений;
2. Они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;
3. Не требуются технические навыки;
4. Они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам.
Преимущества автоматизированных систем: в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.
Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:
• единая база хранения информации;
• совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям.
Информационная система компании должна:
1. Позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;
2. Постоянно совершенствоваться и развиваться;
3. Быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;
4. Соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.
Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Основные задачи, которые выполняет ИСУП, представлены в таблице 1.
Таблица 1 - Основные задачи ИСУП
Уровни и службы управления Решаемые задачи
1 2
Руководство предприятия обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее;
обеспечение контроля за работой служб предприятия;
обеспечение четкой координации работ и ресурсов;
предоставление оперативной информации о негативных
формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат
Финансово-бухгалтерские службы полный контроль за движением средств;
реализация необходимой менеджменту учетной политики;
оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей;
контроль за выполнением договоров, смет и планов;
контроль за финансовой дисциплиной;
отслеживание движения товарно-материальных потоков;
оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством контроль за выполнением производственных заказов;
контроль за состоянием производственных мощностей;
контроль за технологической дисциплиной;
ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты);
оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов
Службы маркетинга контроль за продвижением новых товаров на рынок;
анализ рынка сбыта с целью его расширения;
ведение статистики продаж;
использование базы стандартных писем для рассылки;
контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку
Службы сбыта и снабжения ведение баз данных товаров, продукции, услуг;
планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;
оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;- компьютерное ведение контрактов
Службы складского учета управление многозвенной структурой складов;
оперативный поиск товара (продукции) по складам;
оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;
инвентаризация
ГЛАВА 2. РАЗВИТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ИХ ПРОБЛЕМЫ
2.1 Этапы развития и классификация управленческих информационных систем
Первыми программными продуктами, в той или иной степени автоматизирующими бизнес - операции были так называемые Автоматизированные Рабочие Места. Само по себе, появление АРМов было революцией. Потому что такие рутинные операции, как бухгалтерский учет, учет материальных запасов - все это было доверено компьютерам, которые делают это гораздо быстрее, лучше, точнее и честнее, чем человек.
Следующая ступень эволюции - интеграция разрозненных АРМов в единые комплексные системы. Результаты таких объединений были названы MRP. MRP - это Material Requirements Planning, т.е. система позволяющая планировать потребности предприятия в ресурсах и позволяющая делать так, чтобы эти потребности были вовремя удовлетворены, необходимые комплектующие пошли в производство и заказ был выполнен в установленный срок. Естественно, развитие систем управления на этом не остановилось, и в 90-х годах прошлого столетия на мировой арене все большую популярность стали завоевывать приложения ERP-класса.
Основным назначением ERP систем является автоматизация процессов планирования, учета и управления по основным направлениям деятельности предприятия и поэтому Enterprise Resources Planning systems – Системы Планирования Ресурсов Предприятия в общих чертах можно рассматривать как интегрированную совокупность следующих основных подсистем:
• Управление финансами
• Управление материальными потоками
• Управление производством
• Управление проектами
• Управление сервисным обслуживанием
• Управление качеством
• Управление персоналом
Приведенная последовательность функциональных подсистем не претендует на полноту и отражает основные направления деятельности предприятия. Каждая из перечисленных подсистем может включать в себя функциональные блоки, которые также могут быть оформлены в виде отдельных подсистем. Например, подсистема управления материальными потоками, как правило, включает в себя функционально законченный блок "Управление транспортом" для составления графиков и транспортных схем доставки, планирования и управления транспортом. В перечислении не указана подсистема информационной поддержки реинжиниринга (моделирования предприятия) и т.д.
В то же время подсистемы управления материальными потоками, производством, проектами, сервисным обслуживанием формируют в совокупности информационную логистическую систему предприятия (логистика снабжения, хранения, транспортная логистика, производственная логистика, логистика сбыта и т.д.). Упрощенная схема логической цепи приведена на рисунке 4.
Рисунок 4. Упрощенная схема логической цепи
Безусловно, предприятие, внедрившее у себя ERP-систему, имеет конкурентное преимущество перед теми, у кого до сих пор используются разрозненные и не связанные между собой АРМы.
ERP система в свою очередь является дальнейшим развитием системы MRP II и включает в себя планирование ресурсов предприятия для всех основных видов деятельности, её функциональные элементы представлены на рисунке 5.
Рисунок 5 - Функциональные элементы ERP системы
Если начать говорить о классификации ИСУ, то в соответствии с характером обработки информации в информационных системах на различных уровнях управления (оперативном, тактическом и стратегическом) выделяются следующие типы информационных систем:
• Системы обработки данных(EDP - electronic data processing);
• Информационная система управления (MIS - management information system);
• Система поддержки принятия решений (DSS - decision support system).
Системы обработки данных (СОД) предназначены для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, платежных поручений). Горизонт оперативного управления хозяйственными процессами составляет от одного до несколько дней и реализует регистрацию и обработку событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных.
Информационные системы управления (ИСУ) ориентированы на тактический уровень управления: среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких недель (месяцев), например анализ и планирование поставок, сбыта, составление производственных программ. Для данного класса задач характерны регламентированность (периодическая повторяемость) формирования результатных документов и четко определенный алгоритм решения задач, например свод заказов для формирования производственной программы и определение потребности в комплектующих деталях и материалах на основе спецификации изделий. Решение подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий (отделов материально-технического снабжения и сбыта, цехов и т.д.). Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.
Системы поддержки принятия решений (СППР) используются в основном на верхнем уровне управления (руководства фирм, предприятий, организаций), имеющего стратегическое долгосрочное значение в течение года или нескольких лет. К таким задачам относятся формирование стратегических целей, планирование привлечения ресурсов, источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т.д. Реже задачи класса СППР решаются на тактическом уровне, например при выборе поставщиков или заключении контрактов с клиентами. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер.
