Войти в мой кабинет
Регистрация
ГОТОВЫЕ РАБОТЫ / ДИПЛОМНАЯ РАБОТА, БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И АУДИТ

УПРАВЛЕНИЕ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ (НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАО «МЕЙНСТРИМ»)

natati2016 350 руб. КУПИТЬ ЭТУ РАБОТУ
Страниц: 68 Заказ написания работы может стоить дешевле
Оригинальность: неизвестно После покупки вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100% с помощью сервиса
Размещено: 01.02.2018
Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности. За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.
Введение

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. В настоящее время качество информации определяет качество управления. Все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Одним из способом реализации подобных задач является управление документооборотом и, как следствие, внедрение автоматизированной системы. Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом – улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе. В ЗАО «Мейнстрим» - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы. Информационной базой дипломной работы явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные непосредственно в ЗАО «Мейнстрим». Объектом исследования является комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в сфере документооборота в ЗАО «Мейнстрим». Предметом исследования выступают программные средства, позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот. Целью работы является управление системой документооборота, выявление эффективности от внедрения СЭД. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач: ? рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией; ? определены назначение, классификация, сравнение и характеристика данных продуктов; ? информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии; ? разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией; ? адаптация системы под требования ЗАО «Мейнстрим»; ? расчет экономической эффективности внедрения системы электронного документооборота.
Содержание

ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ 4 ВВЕДЕНИЕ 5 1 Теоретические основы документооборота на предприятии 7 1.1 Документооборот. Понятие 7 1.1.1 Потоки документов, процесс движения документов на предприятии 11 1.1.2 Цели автоматизации документооборота организации 13 1.1.3 История развития информационных систем в управлении документами 16 1.2 Классификация автоматизированных систем документооборота 17 1.2.1 Назначение системы электронного документооборота 17 1.2.2 Классификация СЭД по определенным характеристикам 19 1.2.3 Основной рынок систем электронного документооборота 21 1.2.4 Преимущества от использования СЭД 24 2 Выбор системы электронного документооборота для ЗАО «Мейнстрим» 26 2.1 Общая характеристика и виды деятельности ЗАО «Мейнстрим» 26 2.2 Правовая и организационная структура ЗАО «Мейнстрим» 27 2.3 Анализ системы документооборота ЗАО «Мейнстрим» 30 2.3.1 Характеристика объекта автоматизации и описание бизнес – процессов 30 2.3.2 Проблемы существующих процессов работы с документами 35 2.4 Обоснование необходимости приобретения СЭД для автоматизации процессов документооборота, требования к решению 40 2.5 Выбор автоматизации процессов документооборота для ЗАО «Мейнстрим» 41 2.6 Системные требования и интерфейс СЭД PayDox 47 3 Обоснование эффективности проекта по внедрению СЭД PayDox на предприятии ЗАО «Мейнстрим» 54 3.1 Экономическое обоснование 54 3.2 Расчет основных затрат 54 3.3 Оценка эффективности внедрения СЭД 56 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 60 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 64 Приложение А 66 Приложение Б 67 Приложение В 68
Список литературы

1. Басаков М. И. Современное делопроизводство. [Текст]: учебник / М. И. Басаков. – Феникс, 2009. – 480 с. 2. Белка Л. Г. Документационное обеспечение управления. [Текст]: учебное пособие / Л. Г. Белка. – издательство Гревцова, 2012. – 256 с. 3. Бобылева М. П. Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. [Текст]: учебное пособие / М. П. Бобылева. – Издательский дом МЭИ, 2010. – 410 с. 4. Васильева И. Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. [Текст]: учебное пособие / И. Н. Васильева, Э. В. Островский, И. Ю. Юртаев. – М. : Вузовский учебник, 2015. – 320 с. 5. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. [Текст]: учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, Т. В. Кондрашова, А. Г. Фабричнов. – М.: Логос, 2013. – 500 с. 6. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. [Текст]: учебник / И. Н. Кузнецов. – Издательство Юрайт, 2016. – 576 с. 7. Подолина О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2009. - №3. - С.26-27 8. Подолина О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №11. - С.44-46 9. Подолина О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. - 2011. - №8. - С.87-91 10. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. 2-е изд., обновленное. [Текст]: справочник / М. Ю. Рогожин. – Питер, 2011. – 176 с. 11. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. - 2008. - №1. – С.30-43 12. Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. - 2008. - №4. – С.52 13. Янковая В. Ф. Документная лингвистика. [Текст]: документоведение и архивоведение / В. Ф. Янковая. - Academia, 2011. – 288 с. 14. 1С: Документооборот [Электронный ресурс]. URL: http://1c-doc.ru/ 15. Directum [Электронный ресурс]. URL: http://www.directum.ru/ 16. Docsvision [Электронный ресурс]. URL: http://www.docsvision.com/
Отрывок из работы

1 Теоретические основы документооборота на предприятии 1.1 Документооборот. Понятие На смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота. Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы прошлого века. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Покровский Д. Р., Керженцев П. М. и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970 и 1983 годов, «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Под документооборотом понимается движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки. При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями: ? документ – это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе; ? первичный документ – это документ, включающий в себя исходную информацию; ? вторичный документ – это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов; ? электронный документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, подписанных электронной цифровой подписью, включая обязательные реквизиты документа; ? электронная цифровая подпись – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. ? архивный документ – документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества; ? официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке; ? электронный документооборот (обращение электронных документов) – совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов; ? регистрация документов – фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них; ? бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации; ? индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения; ? контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, которые представлены на рисунке 1.1. Основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Можно выделить три главных типа носителей информации: ? бумага; ? микрофиши (то же самое, что и бумага, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно стоимость копирования информации меньше) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети; ? электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Не смогли найти подходящую работу?
Вы можете заказать учебную работу от 100 рублей у наших авторов.
Оформите заказ и авторы начнут откликаться уже через 5 мин!
Похожие работы
Дипломная работа, Бухгалтерский учет и аудит, 80 страниц
1150 руб.
Дипломная работа, Бухгалтерский учет и аудит, 61 страница
4500 руб.
Служба поддержки сервиса
+7(499)346-70-08
Принимаем к оплате
Способы оплаты
© «Препод24»

Все права защищены

Разработка движка сайта

/slider/1.jpg /slider/2.jpg /slider/3.jpg /slider/4.jpg /slider/5.jpg