1 Законодательные основы организации учёта расчётов с подотчётными лицами
1.1 Организация расчётов по служебным командировкам
1.2
Основные законодательные документы, регламентирующие порядок выдачи под отчёт работникам организации денежных средств, правила доку-ментирования и учета расчетов с подотчетными лицами необходимо рассматривать по четырёхуровневой системе нормативно-правового регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации.
Первый уровень – законодательный. Он представлен федеральными зако-нами, постановлениями Правительства, указами Президента, которые могут ока-зывать влияние на ведение бухгалтерского учета. Сюда включены Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. №129( с 2013 г. – утратил свою силу), Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402 –ФЗ от 06.12.2011 г.( вступил в силу с 01.01.2013г.), Гражданский и Налоговый Кодексы, а также Кодекс об административных правонарушениях [1,2,6,7,8].
Второй уровень – нормативный, в его состав входят положения по бухгал-терскому учету (ПБУ), в которых изложены основные принципы ведения бухгалтерского учета [10].
Третий уровень – методологический. Его составляют документы, в ко-торых определена методология или правила ведения бухгалтерского учета в различных отраслях. Основным документом является Бухгалтерский план счетов и инструкция по его применению [12].
Четвертый уровень представлен документами предприятия, сюда относят приказы, распоряжения, положение по учетной политике, положение о служеб-ных командировках, план счетов, должностные инструкции.
Перечень законодательных актов, посредством которых осуществляется нормативно – правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами достаточно широк, так как эти расчеты касаются нескольких разделов бухгалтерского учета. Наиболее важные положения учета расчетов с подотчетными лицами регламентируются в Федеральном законе «О бухгалтерском учете»№402[1].
Порядок и правила оформления выдачи денежных средств из кассы пред-приятия представлены в «Порядке ведения кассовых операций» (Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П) [9]. Согласно положению №373-П с 1 января 2012г. выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, проводится кассиром по расходным кассовым ордерам, оформляемым согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
В силу того, что подотчетные лица получают денежные средства для приобретения материалов, командировочные и представительские расходы, то расчеты с подотчетными лицами регулируются Положением по бухгалтерскому учету № 10/99 «Расходы организации» [10].
Немаловажную роль в расчетах с подотчетными лицами играет Трудовой Кодекс РФ, так как оформление расходов на командировки должно соответство-вать его нормам. Также в ТК указан список лиц, которые могут направляться в командировку, и порядок оплаты труда в выходные и праздничные дни работника, направленного в командировку [5].
При направлении сотрудника в командировку организация оплачивает ра-ботнику проезд, наём жилья и суточные. Подотчетным лицом в бухгалтерском учете принято называть сотрудника организации, который имеет право получать из кассы наличные денежные средства. Деньги выдаются на командировочные, представительские и хозяйственные нужды. Работник обязан отчитаться по вы-данным ему суммам, представив авансовый отчет, с приложением к нему оправ-дательных документов [16].
Командировочные расходы возникают при направлении работника в командировку – в поездку для выполнения поручения работодателя в другой город или страну. Если работа сотрудника носит разъездной характер, то такие поездки не считаются командировками. В командировку могут направлять только штатных сотрудников предприятия.
Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодатель-ством является поездка работника по распоряжению работодателя на определен-ный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [18].
Расходы на командировки относятся к прочим расходам организации, свя-занным с производством и реализацией. Работнику возмещаются расходы, свя-занные с проездом, наймом жилого помещения, дополнительные расходы, свя-занные с проживанием вне места постоянного жительства [19].
Выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не явля-ется командировкой, в подобных случаях уместнее говорить о выполнении слу-жебного поручения в другой организации. Иногда на практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, на-правленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ТК РФ [1], ему не возмещаются по причине отсутствия таковых.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, оформления командировочных документов не требуют.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируют-ся:
– сохранение места работы (должности) и среднего заработка;
– возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Расчет среднего заработка производится по правилам, установленным ТК РФ. Для работников, труд которых оплачивается по повременной или повременно-премиальной системе, на практике часто используют другой способ сохранения заработка: выплачивают должностной оклад (тарифную ставку) и премию в общем порядке, не рассчитывая среднего заработка.
Особенности порядка исчисления средней заработной платы представлены в Постановлении № 922. Им определено, что для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, такие как материальная помощь, оплата обучения, отдыха и др. Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно). При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды (а также начисления за эти периоды) [33].
В некоторых случаях текущая заработная плата может быть выше среднего заработка, исчисленного в установленном порядке, но если сотруднику, направленному в служебную командировку, сделают выплату в размере заработной платы за дни нахождения в командировке, это будет противоречить положениям трудового законодательства. Значит, работнику за дни нахождения в служебной командировке необходимо выплачивать средний заработок, установленный трудовым законодательством [19]. Сотрудники финансового ведомства при ответе на вопрос, какую заработную плату выплачивать работнику, направленному в командировку, когда текущая зара-ботная плата выше среднего заработка, в письмах ссылаются на п. 5.5.4 Положения о Федеральной службе по труду и занятости (далее – Положение) В соответствии с п. 5.5.4 Положения полномочия по информированию и консультированию работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства осуществляет ФС. Таким образом, по вопросу о правомерности сохранения не среднего заработка, а текущей заработной платы при направлении сотрудника в служебную командировку нужно обратиться в ФС. Однако, есть и другая позиция финансового ведомства, которая основы-вается на норме законодательства, указанной в ст. 139 ТК РФ: организацией в коллективном договоре или в локальном нормативном акте могут быть преду-смотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников [23]. Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в той организации, в которую он прибыл. Если период служебной поездки включает в себя выходные и праздничные дни, в которые командированный не выполнял трудовые обязанности, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются. Если сотрудник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата, а работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере [31].
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения . Днем выезда работника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, авто-буса или другого транспортного средства от места постоянной работы ко-мандированного – именно от места работы, а не от места жительства. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда работника в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда работника до пункта отправления.
Срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути (за исключением командировки для выполнения строительных и пуско-наладочных работ, в этом случае командировки могут быть продолжительно-стью до 1 года). В случае необходимости, например при длительной командировке, заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован. Количество командировок не ограничено.
У работников-иностранцев расчет сроков пребывания в командировках иной. Общая продолжительность трудовой деятельности иностранного гражданина вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание), в случае его направления в служебную командировку, а также, если его постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, зависит от правового положения иностранца. Для временно пребывающего в России иностранца период командировки не может превышать 10 календарных ней в течение периода действия разрешения на работу, а для временно проживающего – 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев [24].
Общая продолжительность трудовой деятельности иностранца вне преде-лов соответствующего субъекта РФ, если его постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, не может превышать:
– для временно пребывающего в России – 60 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу;
– для временно проживающего в России – 90 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику [1]:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, с разрешения работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов устанавливаются в локальном нормативном акте или коллективном договоре. В частности, в соответствующем Положении должны быть определены порядок оформления командировки, нормы суточных, категории транспорта для следования в командировку, предельные суммы расходов на проживание, вопросы учета рабочего времени в командировке.
Помимо командировочных расходов на проезд сотрудника организация несет расходы на оплату услуг гостиницы, в которой он проживает во время ко-мандировки. Чтобы компания могла учесть расходы на проживание работника при расчете налога на прибыль, работник должен получить от гостиницы доку-мент, подтверждающий данные расходы.
Раньше гостиницы могли использовать бланк строгой отчетности «Счет» по форме N 3-Г. Он служил документом, подтверждающим как оплату услуг гостиницы, так и факт проживания в ней. Однако в настоящее время данный бланк применять нельзя. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 06.05.08 N 359 эта форма, как и другие старые БСО, прекратила действовать с 1 декабря 2008 года.
Основным документом, подтверждающим оплату услуг проживания, в этом случае будут разработанный гостиницей БСО либо кассовый чек.
В письмах Минфина России от 07.08.09 N 03-01-15/8-400 и от 18.08.10 N 03-03-06/1/556), ссылаясь на постановление N 359, специалисты Минфина отме-чают: гостиницы могут использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности. В нем обязательно должны быть реквизиты, указанные в пункте 3 «Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденного постановлением N 359 [15]. При этом, добавляют чиновники, утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется. Если же гостиница применяет контрольно-кассовую технику, то в качестве документа, подтверждающего оплату ее услуг, она выдаст кассовый чек.
В свою очередь законодательство [2] не конкретизируют, какие именно расходы, связанные с проездом работника до места командировки и обратно, можно учитывать при исчислении налога на прибыль. Например, командированному сотруднику оплачиваются расходы на:
– проезд на такси до аэропорта, железнодорожного вокзала и т. д.;
– проезд по тарифу «бизнес-класс»;
– приобретение билетов по безналичному расчету;
– приобретение билетов в бездокументарной форме[16].
Запрещается направление в служебные командировки [16]:
– беременных женщин;
– работников в возрасте до 18 лет.
Направление в служебные командировки:
– женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;
– работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до до-стижения ими возраста 18 лет;
– работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. Эти же правила распро-страняются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних. Указанные категории работников должны быть ознакомлены, в письменной форме, со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в коман-дировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи.
В комплект документов для оформления служебной командировки входят [13]:
1) приказ (распоряжение) о направлении работника (группы работников) в командировку – унифицированная форма № Т-9 (Т-9а);
2) командировочное удостоверение работника – унифицированная форма № Т-10;
3) служебное задание с отчетом о его выполнении – унифицированная форма № Т-10а;
4) авансовый отчет – унифицированная форма № АО-1, утвержденная Госкомстатом. Основной документ – служебное задание, которое выдается руководителем структурного подразделения по разрешению руководителя организации на основании поданной служебной записки, кадровая служба оформляет приказ о направлении работника в командировку, после чего сотруднику выдается командировочное удостоверение установленной формы.
В приказе указывается:
– место назначения;
– цель командировки;
– срок в календарных днях;
– источник финансирования.
Работник знакомится с приказом под роспись.
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В каждом пункте назначения де-лаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются соответствующей организацией в каждом городе (поселке) [22].
Дни, проведенные работником в пути, оплачиваются как рабочие, за исключением случаев нахождения в пути в выходные и праздничные нерабочие дни. В зависимости от времени отъезда в командировку решается вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку.
Присутствие на работе в день отъезда в командировку и в день прибытия из нее устанавливается соглашением сторон трудового договора или договоренностью с непосредственным руководителем.
В случаях, когда по распоряжению работодателя или в силу объективных обстоятельств работник выезжает в командировку в выходной день, ему по воз-вращении из командировки предоставляется другой день отдыха. Аналогично решается вопрос о явке работника в день приезда из командировки.
Задержка в пути при поездке, как к месту командировки, так и обратно, произошедшая в результате неблагоприятных погодных условий и иных, не зависящих от работника причин, оплачивается как рабочее время.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к своему постоянному месту жительства.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также не-возможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке документами (справка, ли-сток временной нетрудоспособности), выданными медицинским учреждением. За период временной нетрудоспособности командированному работнику по общим правилам выплачивается соответствующее пособие.
Вместе с командировочным удостоверением работнику под отчет выдается предварительно рассчитанная сумма денежных средств. Возможна ситуация, ко-гда работник едет в командировку за счет собственных средств, которые после окончания командировки возмещаются работнику согласно установленным нор-мам.
После возвращения из командировки в организацию работником составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и в трехдневный срок предоставляется в бухгалтерию, вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.
В случаи не предоставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке [28].
Для организации учета командированных работников руководитель организации или уполномоченное им лицо должен назначить работника организации, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.
Кроме того, работодатель обязан обеспечить хранение журналов выбытия и прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке [30].
Учет работников других организаций, прибывших в организацию в служебную командировку, ведется в журнале прибытия по форме, утвержденной [31]. Журнал прибытия ведет работник, ответственный за его ведение. Этот же работник проставляет отметки о прибытии и выбытии в командировочных удостоверениях работников, прибывших в служебные командировки в организацию.
Журнал прибытия заполняется на основании командировочных удостоверений работников, прибывших в командировку в организацию, оформленных по унифицированной форме № Т-10 [9]. Каждая запись в журнале производится на дату выбытия работника другой организации, находившегося в служебной командировке, на основании данных в его командировочном удостоверении.
Журнал выбытия лицом, ответственным за его ведение, заполняется на ос-новании командировочных удостоверений, оформленных по унифицированной форме № Т-10 [18]. Каждая запись в журнале производится не позднее даты вы-бытии работника в командировку.
Оформление командировок за границу регулируется Приказом Минфина РФ. Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней. В случае пребывания работника в командировке за границей более этого срока, выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений России при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.
Когда работник организации направляется в командировку в страну, входящую в состав СНГ, оформление ее осуществляется по аналогии с командировкой на территории России – то есть выписывается командировочное удостоверение. Загранпаспорт в случае командировок в страны-члены СНГ не требуется.
Обязательное требование при оформлении загранкомандировки – это при-каз руководителя предприятия с указанием цели и срока командирования, а также страны пребывания.
В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, включая Прибалтийские государства – бывшие республики СССР, оформление командировочного удостоверения не требуется, но обязательно наличие загран-паспорта, по отметкам контрольно-пропускных пунктов которого определяется время пребывания работника в загранкомандировке.
Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые рас-ходы:
– по получению виз и загранпаспорта;
– по прописке загранпаспорта при необходимости;
– по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;
– оплата за провоз багажа.
Следует отметить, чтобы все расходы, кроме суточных, были подтвер-ждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными доку-ментами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются [18].
Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документа-ми, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.
Суточные выплачиваются в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в качестве платёжного средства) по соотношению рубля с национальной валютой, установленному в данном государстве.
Возмещение расходов по найму жилого помещения производится только при наличии квитанции (счета гостиницы), по нормам. При отсутствии документа по найму жилого помещения (счета из гостиницы) возмещение таких расходов работнику не производится. Письменная резолюция руководителя предприятия на заявлении работника о возмещении расходов по найму жилого помещения при утрате им первичного документа может быть основанием для возмещения таких расходов, но с отнесением этих затрат за счет прибыли предприятия. При этом данные суммы включаются в совокупный доход работника для удержания налога на доходы. Что касается оплаты проезда к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны. В зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железно-дорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных – по тарифу второго класса; при этом на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса.
Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг – независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по би-лету того вида транспорта, которым следует работник). Оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.
При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте.
За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую сумму наличной иностранной ва-люты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновремен-ной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы РФ. Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе предприятия. Для учёта таких справок кассиром предприятия ведётся Журнал учёта справок по форме № 0406007. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.
